Юридическая сила документа и его значение

Документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей законность, правомерность (юридическую силу). Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован: органов управления, их структурных подразделений общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан, которые руководствуются док-том и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р51141-98 «юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»[13].

Юридическое значение – это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо. Оформляя документы, работник должен знать и соблюдать эти правила, т.к. они придают юридическую силу документу.

Из определения следует, что при документировании необходимо соблюдать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

Органы управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

Ø соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

Ø издавать документы только в пределах своей компетенции;

Ø соблюдать действующие в определенное время общие правила составления и оформления документов.

Документ обеспечивает:

· закрепление информации;

· сбор информации;

· обработку информации;

· передачу информации;

· использование информации;

· хранение информации.

Формы управления тесно связаны с видами документов, н-р: учет – с написанием различных отчетов; планирование – с составлением планов; инструктирование – с разработкой методик, инструкций; руководство – с изданием приказов, распоряжений.

Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, т.к. документ является основным носителем информации, на базе которой принимается решение. Документ возник, прежде всего, как способ фиксирования информации для придания ей юридической силы. Документрезультат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.)

Еще раз подчеркнем: чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть:

Ø правильно оформлен;

Ø не противоречить по содержанию действующему законодательству;

Ø быть изданным организацией, которая имеет на это право.

Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к. они:

Ø отражают деятельность организации;

Ø на их основе принимаются управленческие решения;

Ø являются главным аргументом в спорных ситуациях;

Ø являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

Возник документ для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическое значение. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто в Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения (фирмы и т.п.), обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия решений, выступает как доказательство их исполнения и источник для обобщений, а также как материал для справочно-поисковой работы[14]. В управленческой деятельности документ – это еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все виды управленческих действий фиксируются в соответствующих документах. Н-р, распорядительная деятельность сопровождается изданием приказов и распоряжений, постановлений, решений; планирование – составлением планов различной периодичности (годовых, квартальных, еженедельных и др.); учет – сбором и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации и т.д.

Таким образом, можно сказать, что все формы управленческой деятельности выражаются в соответствующих документах:

планирование – в подготовке различных планов,

учет – в виде составления и обработки статистической бухгалтерской и оперативно-технической документации;

руководство – в издании распорядительных документов;

инструктирование – в выпуске инструкции, методических указаний;

контроль – в сборе сведений в письменном виде и т.д.

Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется. Он представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Таким образом, документы могут быть:

o носителем информации (в сфере информационных технологий);

o средством фиксации и передачи управленческих решений (в сфере управления);

o способом доказательства чего-либо (в юридической сфере);

o источником фактов (в науке).

Документы многофункциональны. Документы, будучи связаны со всеми формами управленческой деятельности, используются аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Документ обеспечивает взаимодействие структурных частей и отдельных сотрудников организации, служит доказательством принятия и исполнения решений, является источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. Управленческая деятельность осуществляет множество функций: учет, контроль организацию, планирование, финансирование и др.

Рядфункций управления являются типовыми, присущими любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся:

§ прогнозирование,

§ организационно-распорядительная деятельность,

§ учет и отчетность,

§ финансирование,

§ материально-техническое обеспечение и др.

Часть перечисленных функций свойственны всем управленческим структурам, такие как организация, бухгалтерский учет, документирование кадровой деятельности. Некоторые функции могут выполняться управленческим аппаратом полностью или частично, н-р, - снабжение.

К основным функциям документов можно отнести следующие функции:

Ø информационную (документирование, хранение и предоставление документов);

Ø управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

Ø коммуникативную (документ является средством обмена информации);

Ø правовую (документ является письменным доказательством в суде и может быть источником права, н-р, закон);

Ø организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, н-р, Должностная инструкция);

Ø научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).