Документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей законность, правомерность (юридическую силу). Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован: органов управления, их структурных подразделений общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан, которые руководствуются док-том и основывают на нем свою деятельность.
Согласно ГОСТ Р51141-98 «юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»[13].
Юридическое значение – это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо. Оформляя документы, работник должен знать и соблюдать эти правила, т.к. они придают юридическую силу документу.
Из определения следует, что при документировании необходимо соблюдать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.
Органы управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
Ø соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
Ø издавать документы только в пределах своей компетенции;
Ø соблюдать действующие в определенное время общие правила составления и оформления документов.
Документ обеспечивает:
· закрепление информации;
· сбор информации;
· обработку информации;
· передачу информации;
· использование информации;
· хранение информации.
Формы управления тесно связаны с видами документов, н-р: учет – с написанием различных отчетов; планирование – с составлением планов; инструктирование – с разработкой методик, инструкций; руководство – с изданием приказов, распоряжений.
Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, т.к. документ является основным носителем информации, на базе которой принимается решение. Документ возник, прежде всего, как способ фиксирования информации для придания ей юридической силы. Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.)
Еще раз подчеркнем: чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть:
Ø правильно оформлен;
Ø не противоречить по содержанию действующему законодательству;
Ø быть изданным организацией, которая имеет на это право.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к. они:
Ø отражают деятельность организации;
Ø на их основе принимаются управленческие решения;
Ø являются главным аргументом в спорных ситуациях;
Ø являются гарантом прав на недвижимость, собственность.
Возник документ для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическое значение. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто в Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения (фирмы и т.п.), обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия решений, выступает как доказательство их исполнения и источник для обобщений, а также как материал для справочно-поисковой работы[14]. В управленческой деятельности документ – это еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Все виды управленческих действий фиксируются в соответствующих документах. Н-р, распорядительная деятельность сопровождается изданием приказов и распоряжений, постановлений, решений; планирование – составлением планов различной периодичности (годовых, квартальных, еженедельных и др.); учет – сбором и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации и т.д.
Таким образом, можно сказать, что все формы управленческой деятельности выражаются в соответствующих документах:
планирование – в подготовке различных планов,
учет – в виде составления и обработки статистической бухгалтерской и оперативно-технической документации;
руководство – в издании распорядительных документов;
инструктирование – в выпуске инструкции, методических указаний;
контроль – в сборе сведений в письменном виде и т.д.
Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется. Он представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.
Таким образом, документы могут быть:
o носителем информации (в сфере информационных технологий);
o средством фиксации и передачи управленческих решений (в сфере управления);
o способом доказательства чего-либо (в юридической сфере);
o источником фактов (в науке).
Документы многофункциональны. Документы, будучи связаны со всеми формами управленческой деятельности, используются аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Документ обеспечивает взаимодействие структурных частей и отдельных сотрудников организации, служит доказательством принятия и исполнения решений, является источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. Управленческая деятельность осуществляет множество функций: учет, контроль организацию, планирование, финансирование и др.
Рядфункций управления являются типовыми, присущими любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся:
§ прогнозирование,
§ организационно-распорядительная деятельность,
§ учет и отчетность,
§ финансирование,
§ материально-техническое обеспечение и др.
Часть перечисленных функций свойственны всем управленческим структурам, такие как организация, бухгалтерский учет, документирование кадровой деятельности. Некоторые функции могут выполняться управленческим аппаратом полностью или частично, н-р, - снабжение.
К основным функциям документов можно отнести следующие функции:
Ø информационную (документирование, хранение и предоставление документов);
Ø управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
Ø коммуникативную (документ является средством обмена информации);
Ø правовую (документ является письменным доказательством в суде и может быть источником права, н-р, закон);
Ø организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, н-р, Должностная инструкция);
Ø научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).