Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов): текст, подпись, печать, дата, адрес и др. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
В разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, иметь указание автора (чье заявление), содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид док-та: «приказ»; текст, передающий распорядительные действия; визы согласования; регистрационный индекс; дату и подпись.
Для определенных видов документов разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. В числе этих реквизитов: автор док-та (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), дата создания док-та, регистрационный индекс, текст (содержание), подпись, печать, гриф утверждения.