Требования к минимальному составу информационных элементов (реквизитов) для любого документа определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» и ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».
Оба норматива устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными. Состав и форма их записи почти идентична в обоих стандартах.
Обязательными реквизитами для большинства документов являются:
§ наименование организации (должностного лица) – автора документа
§ наименование вида документа (кроме письма)
§ дата документа,
§ регистрационный номер
§ текст
§ подпись
Наименование организации –создателя документа допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме, и её код.
Наименование документа (унифицированной формы) состоит из наименования вида документа: план, приказ и т.д. и заголовка к тексту. Наименование вида должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Наименование (название) документа определяется составителем документа исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.
Наименование документа должно соответствовать компетенции организации (юридического лица), содержанию документируемого действия.
Дата документа– не только самостоятельный реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, но и информационный элемент фиксации многих других этапов обработки документа в офисе: утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Указанные действия обязательно датируются, поэтому государственные стандарты определяют местонахождение даты каждого из них.
Дата документа – один из важнейших реквизитов док-та. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.
Дату должно указывать (проставлять) должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа может печататься только обозначение месяца и года, а число вносится непосредственно при подписании.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт, постановление), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата может печататься на документе при его подготовке.
В состав даты, как правило, входит указание года, месяца и числа, а в части документов, например, электронных, телефонограммах и других, она дополняется указанием часов и минут.
Установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, и в ряде других случаев предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования: 14 июня 2003 года или 8 марта 2006 г. В остальных случаях - цифровой: 14.06.2003 или 08.03.2006. Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.
В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2006.06.14 или 2005. 03.08). Такой способ применялся на Руси в течение нескольких столетий и сохранился до настоящего времени в основном в правовых документах: 1986 г. августа 29.
Действующие стандарты допускают датирование в соответствии с международными правилами как альтернативные. Не оговаривая конкретные случаи. Международные стандарты предлагают единые правила оформления времени на документах: слева направо по нисходящей арабскими цифрами, разделяя отдельные элементы точками и пробелами: 2001.03.08 14.27. Но международные стандарты не применяются напрямую, они должны внедряться путем издания на их основе национальных норм. В российских нормативных актах не определены правила написания каких-либо других единиц времени.
На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Если автором документа проставлено несколько дат при его подписании (утверждении), то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата служит одним из поисковых признаков и обязательно указывается при оформлении юридически точных и полных ссылок на документ.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида конкретного документа.
Индекс придает документу юридическую силу,подтверждая факт составления и отправки документа: предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или издаваемых в организации документов.
Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору – названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и т.д. Составные части индексов отделяются косой чертой, например: 148/12-15, где 148 – порядковый номер корреспонденции, 12-15 индекс дела, где хранится документ. Безусловно, цифровой ряд в индексе может быть дополнен буквенным.
Состав цифр и букв, их смысловое значение в конечном варианте определяется руководством фирмы, становится общим правилом и доводится до сведения сотрудников в составе инструкции по работе с документами.
Код организации и код формы документа указывают на юридическое признание права на существование не только данного документа, но и организации, его создавшей. Код организации указывается в соответствии с классификаторами организаций и предприятий (Госкомстат России, Госстандарт России, Минэкономики России). Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти управления (ОКОГУ).
Код формы документа указывается в соответствии с общероссийским или отраслевым классификатором или табелем форм документов арабскими цифрами на верхнем поле документа, ограничивая тем самым нижнюю кромку полей.
Коды используются и при передаче документированной информации по каналам электронной связи и являются элементами идентификации документа.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица является одним из обязательных реквизитов. В соответствии с ФЗ от 8 августа 2001 г. «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления, содержащихся в нем сведений, утверждены Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно им регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для ЮЛ, зарегистрированных до 1 июня 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером юридического лица.Основной государственный регистрационный номер указывается только в бланках для писем в составе справочных сведений.
Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) – ещё один цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов». С 1 января 2001 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет КПП. ИНН/КПП также указываются в бланках для писем в составе справочных данных об организации.
Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа, или код (подпись) лица, утвердившего документ. Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу.
Документ подписывается должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством, приказом о распределении обязанностей или иными правовыми актами. В большинстве документов подписывается, как правило, первый экземпляр.
В состав подписи входит: обозначение должности лица, подписавшего документ, полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документах, оформленных на бланках; собственно личная подпись, до сего времени не имеющая точного русского термина для своего обозначения, и её расшифровка, состоящая в соответствии с русскими национальными традициями, восходящими к временам Бориса Годунова, введшего награждение отчеством, из двух букв инициалов и фамилии.
Подпись является обязательным реквизитом любого док-та.
Д.Л., проставляя подпись в док-те, берет на себя ответственность:
· за достоверность документа;
· за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.
Право подписи предоставляется определенным лицам и м.б. закреплено:
· в уставе предприятия;
· в положении о предприятии (о структурном подразделении);
· в инструкции по ДП;
· в должностной инструкции работника;
· в приказе о распределении обязанностей.
Документы организации подписывает директор или его заместитель. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.
По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, н-р, ведущие специалисты предприятия.
Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости – на других экземплярах, н-р, при заключении договора.
Две подписи проставляются на документах, принятых коллегиальными органами. Две или более подписей проставляют на документах, если ответственность за их содержание несут несколько должностных лиц, н-р, на финансовых документах, документах проверок (ревизий), документах, составленных несколькими организациями, и т.п.
Если документы должны подписывать несколько лиц равных должностей, то их подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
Местонахождение организации – создателя документа, т.е. наименование населенного пункта. Почтовый адрес включается то в состав обязательных (по ГОСТ 6.10.4-84), то в состав дополнительных (по ГОСТ 6.10.5-87) реквизитов.
Возможны варианты написания этого реквизита. В большинстве документов, и уж более в тех, которые не предполагается рассылать за пределы офиса, достаточно указать наименование населенного пункта: Москва, Волгоград, г. Калуга, пос. Тополинный, с. Степанчиково, ст. Щелковская (станция, станица). Для малоизвестных населенных пунктов совсем не лишним будет уточнение местонахождения населенного пункта, н-р: ст. Шелковская Краснодарского края.
Если в название фирмы уже входит наименование населенного пункта, то вторично указывать его двумя строчками ниже вряд ли целесообразно, например:
Ярославский шинный завод
г. Ярославль
В письмах, чтобы максимально облегчить работу корреспондента, как и в большинстве стран, указывают почтовый, телеграфный адрес фирмы, номера телефонов, факсимильных аппаратов, адрес в Интернете и др.