Докладная записка – документ, адресованный руководству (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка может быть внешней и внутренней.
Внутренняя докладная (служебная) записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.
Внешняя докладная записка – документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения.
Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя– на бланке структурного подразделения или на листах формата А 4, А5.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. В первой части излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию документа. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.Внутренняя докладная или служебная записка – документ деловой внутренней переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Составляется она, если выполнение функций структурного подразделения связано со смежным подразделением предприятия, и если вопрос не может быть решен устно.
Служебная записка – документ, официально не принятый, т.е. не включенный в классификации документов РФ, тем не менее, широко используемый в практике делопроизводства.
Докладная служебная записка должна иметь:
Ø наименование организации или структурного подразделения;
Ø наименование вида документа;
Ø дату;
Ø номер (не обязательный реквизит);
Ø заголовок к тексту;
Ø текст;
Ø подпись.
Датой докладной записки является дата подписания её автором.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание и отвечающий на вопрос «о чем?».
Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной части и основной.
Во вводной части текста указываются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.
В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутренние – автором.
|