Понятие и реквизиты служебных писем

Служебные письмаобобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Официальное письмо является одним из важных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведутся переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.

Подготовка письма включает следующие стадии:

· изучение существа вопроса;

· сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;

· подготовка проекта письма;

· согласование проекта (при необходимости);

· подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия.

По содержанию и назначению письма могут быть:

Ø инструкционные (содержание указания и разъяснения подведомственным организациям);

Ø гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п.);

Ø информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);

Ø рекламные (рекламирующие товары и услуги);

Ø коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);

Ø рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);

Ø письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);

Ø письма-приглашения и др.

Письма оформляются на бланке письма.

Письмо должно иметь следующие реквизиты:

ü наименование организации;

ü справочные данные об организации;

ü дата;

ü регистрационный номер;

ü ссылка на регистрационный номер или дата и номер полученного письма (в письмах-ответах);

ü адресат;

ü заголовок к тексту, изложенный одной фразой (отвечающий на вопрос «о чем?»);

ü текст;

ü отметку о наличии приложений;

ü подпись;

ü отметку об исполнителе;

ü отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ü отметка о поступлении документа в организацию.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

ü фирма;

ü структурное подразделение;

ü должность;

ü фамилия и инициалы;

ü почтовый адрес получателя.

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и не превышать одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной части.

В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, н-р:

«Согласно контракта № 24 нами получена 26.01.2205 партия № 3 телевизоров «Горизонт», в которой обнаружен 1 (один) телевизор, в поврежденной коробке (коммерческий акт ….);

«В связи с тем, что при получении груза 26.01.04 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя _______________ была установлена недостача ______________________ штук изделий на сумму_______________________________ (коммерческий акт от 26.01.04 №247) ___________________.

В основной части (второй части) письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).

Например:

1. «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор (согласно п. 4.2. нашего контракта»).

2. «На основании изложенного, просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»