Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Официальное письмо является одним из важных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведутся переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.
Подготовка письма включает следующие стадии:
· изучение существа вопроса;
· сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;
· подготовка проекта письма;
· согласование проекта (при необходимости);
· подписание руководителем.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия.
По содержанию и назначению письма могут быть:
Ø инструкционные (содержание указания и разъяснения подведомственным организациям);
Ø гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п.);
Ø информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);
Ø рекламные (рекламирующие товары и услуги);
Ø коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);
Ø рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);
Ø письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);
Ø письма-приглашения и др.
Письма оформляются на бланке письма.
Письмо должно иметь следующие реквизиты:
ü наименование организации;
ü справочные данные об организации;
ü дата;
ü регистрационный номер;
ü ссылка на регистрационный номер или дата и номер полученного письма (в письмах-ответах);
ü адресат;
ü заголовок к тексту, изложенный одной фразой (отвечающий на вопрос «о чем?»);
ü текст;
ü отметку о наличии приложений;
ü подпись;
ü отметку об исполнителе;
ü отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ü отметка о поступлении документа в организацию.
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):
ü фирма;
ü структурное подразделение;
ü должность;
ü фамилия и инициалы;
ü почтовый адрес получателя.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и не превышать одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной части.
В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, н-р:
«Согласно контракта № 24 нами получена 26.01.2205 партия № 3 телевизоров «Горизонт», в которой обнаружен 1 (один) телевизор, в поврежденной коробке (коммерческий акт ….);
«В связи с тем, что при получении груза 26.01.04 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя _______________ была установлена недостача ______________________ штук изделий на сумму_______________________________ (коммерческий акт от 26.01.04 №247) ___________________.
В основной части (второй части) письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).
Например:
1. «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор (согласно п. 4.2. нашего контракта»).
2. «На основании изложенного, просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»