С этой точки зрения офис рассматривается только как производственная система, основной продукт которой – информация в различных видах, а весь информационный процесс в аппарате управления состоит из четырех основных видов деятельности:
Ø генерирование информации,
Ø её хранение,
Ø распространение и
Ø восприятие.
Таким образом, учреждение – это совокупность элементарных информационных процессов. Основными показателями, которые влияют на формы и методы организации труда в офисе, являются скорость создания документов, совершенные системы хранения и поиска документированной информации, подготовки документов к распространению и само их распространение.
Главными целями документационного обеспечения учрежденческой деятельности являются:
ü создание общей атмосферы понимания важности делопроизводственных проблем;
ü продуманная организация документационного обеспечения процессов принятия решений;
ü рационализация и интеграция информационных и документационных процессов;
ü устранение дублирования документной информации;
ü улучшение организационной структуры;
ü повышение эффективности работы в целом.