Анализ учрежденческой деятельности показывает, что значительную часть времени сотрудники уделяют коммуникациям (общению), т.е. действиям, результатом которых напрямую не является составление документа или принятие решения. Концепция информационной модели предполагает, что коммуникации, которые не работают на принятие решений, являются нежелательными и снижают эффективность организации. С других крайних позиций офис в целом может рассматриваться и как иерархия взаимосвязанных коммуникационных процессов, в которой человек, естественно является основным элементом, тем более, что статистика показывает, что от 50 до 90% своего рабочего времени сотрудники тратят на проведение совещаний, встреч, переговоров, чтение корреспонденции, т.е. на процессы коммуникаций. Поэтому основное внимание следует уделять именно коммуникативным вопросам.
При анализе работы офиса необходимо учитывать не столько качество системы документационного обеспечения, сколько возникающую в процессе общения систему взаимных обязательств, которые определяют структуру взаимоотношений в организации, а часто становятся и основой одобрения или отклонения руководителями каких-либо решений.
Эффективность разных видов коммуникаций на одном уровне может достигать 90%, а при движении вниз по иерархическим ступеням, наоборот, потери могут составить до 80%. Следовательно, основой работы офиса является не оптимизация документационного обеспечения, а расширение возможностей коммуникаций путем разработки и внедрения новейших компьютерных технологий. Главная цель работы офиса, с точки зрения коммуникационной модели, - это контроль за процессами, которые обеспечивают существование и функции организации как системы, а эффективность коммуникаций определяет жизнеспособность организации в целом.
Однако коммуникации в офисе могут быть неофициальными, неформальными, основанными на личных отношениях; горизонтальными и вертикальными независимо от иерархической организационной структуры управленческого аппарата. Коммуникации могут быть и формальными, т. е. происходить между людьми, занимающими те или иные официальные должности: в виде приказов, инструкций, отчетов. Кроме внутренних коммуникаций большое значение в деятельности организации имеют и внешние. Наиболее характерными внешними коммуникациями являются взаимодействие с клиентами, банком, налоговыми органами, реклама и т.д., которые осуществляются в формальном виде.