рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Контроль

Контроль - раздел Менеджмент, Основы МЕНЕДЖМЕНТА   В Процессе Эволюционного Развития Системы Организационного Ко...

 

В процессе эволюционного развития системы организационного контроля сформировалось и прочно вошло в теорию и практику современного менеджмента такое новое направление контрольной деятельности как контроллинг.

Э.А. Смирнов определяет контроллинг как совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объективно и качественно проанализировать и оценить работу организации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей.[14][14]

При этом указанный автор выделяет четыре основных составляющих контроллинга, а именно:

 административный контроль;

 технологический контроль;

 ревизия;

 функциональный, комплексный и системный аудит.

На наш взгляд подобный подход к классификации основных направлений контроллинга не вполне корректен по следующим основаниям. Во-первых, ревизия (т.е. документальная проверка финансово-хозяйственной деятельности организации) и аудит (т.е. документальная проверка данных о соответствующей профессиональной деятельности, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам) являются скорее инструментами или методами осуществления контроллинга, а никак не его направлениями.

Во-вторых, поскольку в системе управления можно выделить две основные подсистемы – управляемую и управляющую, то и в организационном контроллинге целесообразно выделить два основных направления, охватывающие деятельность двух вышеназванных подсистем.

Таким образом, в системе контроллинга современной организации можно выделить два основных направления: административный контроль и исполнительный контроль.

Под административным контролем следует понимать все виды деятельности, направленной на получение информации об эффективности функционирования и текущем состоянии управляющей системы организации.

Тогда исполнительный контроль предполагает осуществление всех видов деятельности по оценке текущего состояния и эффективности функционирования управляемой системы организации.

Основная цель контроллингасостоит в своевременном получении информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все системы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фактических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функционирования организации.

Практика современного менеджмента свидетельствует о том, что большинство высококвалифицированных специалистов являются людьми творческими и ответственными. Такого рода работники не выносят мелочной опеки, когда руководитель контролирует каждое их действие. Они предпочитают самостоятельно выявлять свои ошибки и исправлять их, добиваясь при этом достаточно высоких результатов. Поэтому основу современного организационного контроллинга составляет концепция «контроля в исключительных случаях. Применение указанной концепции в практике управления организацией позволяет избежать рутинной повсеместной оценки деятельности работников организации и воспитать в них умение и желание работать самостоятельно и «на совесть».

Это позволяет руководству организации достичь сразу две важные цели. Во-первых, повысить качество и эффективность деятельности организации. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.

Основные принципы контроля опираются на четыре составляющих, позволяющих руководителю организации определить что, когда и где контролировать, а также кто должен осуществлять контроль.

Принцип ключевых элементов контроля опирается на положение, согласно которому стандарты являются элементом планирования.

Контроль может быть значительно облегчен, если руководство организации выделит небольшое число основных (ключевых) элементов (показателей, критериев) и будет уделять им большую часть своего внимания.

Принцип места контроля состоит в том, чтобы руководитель организации выяснил, в каких структурных подразделениях организации происходят действия, имеющие решающее значение для достижения целей функционирования.

Чаще всего контроль осуществляется от высших уровней руководства организацией, что неизбежно ведет к снижению его эффективности. В случае же осуществления контроля в местах выполнения конкретных работ руководитель может быстро получить от одних исполнителей необходимую информацию и тут же переадресовать ее другим исполнителям, благодаря чему контроль становится более быстрым и эффективным.

Принцип соблюдения сроков контроля позволяет более эффективно и своевременно использовать полученную в процессе осуществления контрольной деятельности информацию и быстро реагировать на происходящие изменения.

Принцип самоконтроля состоит в предоставлении работникам фирмы возможности самим осуществлять оценку результатов собственной деятельности и своевременно вносить в нее необходимые коррективы.

В системе административного контроля любой организации можно выделить три основных тесно взаимосвязанных элемента, а именно:

 установление стандартов состояния и функционирования управляемой системы;

 оценка текущего состояния управляющей системы и происходящих в ней процессов на предмет выявления возможных отклонений;

 устранение выявленных отклонений, т.е. приведение управляющей системы в состояние, соответствующее установленным стандартам.

Рассмотрим вышеперечисленные элементы административного контроля более подробно.

Стандарты состояния и функционирования системы управления разрабатываются в процессе организационного регламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля.

Разработка организационных (административных) стандартов включает в себя два основных этапа:

1. определение способов оценки установленных критериев и разработка оценочных шкал;

2. расчет трудоемкости административного контроля, т.е. определение объема работы, которая должна быть выполнена для осуществления контрольных замеров.

Исходя из того, что сплошной контроль административной деятельности представляет собой достаточно трудоемкий процесс, руководство организации, как правило, использует в своей деятельности выборочные методы осуществления контрольной деятельности.

В системе выборочного контроля обычно применяются такие показатели как:

 количество выполненных операций;

 скорость выполнения конкретных операций;

 количество обработанной документации;

 затраты рабочего времени;

 качество управленческого труда (число ошибок);

 экономическая или социально-психологическая эффективность управленческого труда.

В системе административного контроля особенно важно правильно разработать методы количественной оценки контролируемых показателей.

Достаточно легко можно оценить значения тех показателей, которые выражены в каком-либо едином эквиваленте, например, количество обработанной документации или скорость выполнения управленческих операций (время затрачиваемое на принятие и реализацию управленческих решений).

Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая обстановка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Для определения значений таких показателей обычно применяют методы экспертных оценок.

Оценка текущего состояния системы управления организации включает в себя сбор необходимой информации, а также ее обобщение, обработку и анализ.

Для сбора и обобщения информации, необходимой для осуществления административного контроля, в организации создаются специальные системы наблюдения. Указанные системы подразделяются на два основных вида: визуальные и автоматизированные.

Сбор данных осуществляется посредством установления в ходе выполнения операции или процесса стратегических контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объектами административного контроля.

Для некоторых видов работ такая оценка осуществляется довольно просто. Хронометраж конкретных процессов позволяет с достаточной степенью точности определить количество времени, затрачиваемого на выполнение конкретной работы. Например, оценить производительность работы оператора персонального компьютера можно в соответствии с количеством ударов по клавишам в течение рабочего дня. Кроме того, можно вывести абсолютные или относительные показатели количества ошибок и отказов в работе в течение определенного времени.

На других видах работ, где невозможно точно определить количество совершенных действий, необходимо использовать другие методы оценки.

Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.

Устранение выявленных отклонений может осуществляться несколькими способами:

 модификация целей;

 внесение изменений и корректив в плановые задания

 реструктуризация системы управления организации (перераспределение полномочий и ответственности, переподготовка кадров и т.д.)

Механизм административного контроля представляет собой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации.

Основными инструментами административного контроля являются бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.

Бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджет представляет собой составленный в денежном выражении основной план образования, распределения и использования финансовых ресурсов организации.

Бюджеты служат эталоном финансовой деятельности организации и используются для проверки соответствия фактических финансовых результатов деятельности организации запланированным показателям.

Административный аудит представляет собой совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления организации.

Административный аудит дает руководителю возможность правильность использования финансовых, материальных, энергетических и человеческих ресурсов, выделенных для создания и функционирования системы управления организации.

Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистические данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколь при этом было допущено ошибок.

Преимущество статистического контроля состоит в том, что отклонения от нормы могут быть легко установлены посредством простого сравнения показателей. Единственная сложность при этом состоит в необходимости обработки значительных объемов информации. Статистические данные могут сами по себе служить итоговым показателем контрольной деятельности, однако чаще всего они служат информационной базой для принятия управленческих решений.

Отдельные аспекты функционирования системы управления организации невозможно подвергнуть количественному измерению. В этом случае единственным способом осуществления контроля является личное наблюдение руководителя. Преимущество указанного способа состоит в том, что он дает возможность получить информацию «из первых рук», а недостаток – в том, что на это уходит слишком много времени.

В отдельных случаях действенным инструментом административного контроля могут служить доклады сотрудников и нижестоящих руководителей. Доклады могут быть информативными (содержат только фактическую информацию без комментариев) или аналитичными (содержат анализ собранной информации).

Если в докладах содержится информация об отклонениях от установленных стандартов, то такие доклады называются докладами по отклонения от нормы.

По способу формализации доклады могут быть устными, письменными, электронными. Устные доклады характеризуются высокой степенью оперативности и применяются в тех случаях, когда необходимо сообщить либо о повседневных мало значительных событиях, либо о неожиданно возникших серьезных отклонениях. Письменные доклады целесообразно применять для осуществления рутинного контроля в течение продолжительного периода времени. Электронная форма доклада применяется в случаях, когда контролирующее и контролируемое лицо находятся на значительном расстоянии друг от друга.

Обязанность составления доклада обычно возлагается на руководителя рабочей группы или иного структурного подразделения. В системе административного менеджмента часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству.

Любой доклад должен содержать информацию о:

 идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;

 возможных причинах возникновения отклонения;

 анализе последствий отклонения;

 рекомендациях по устранению отклонения.

Наряду с докладами важную роль в системе оперативного контроля организации играют совещания. Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю группы возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки таких важных нематериальных факторов как психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.

Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:

1. система контроля должна соответствовать целям, задачам и планам организации;

2. система контроля должна быть понята и принята руководителями всех уровней управления организации;

3. система контроля должна быть экономична, т.е. обеспечивать максимальную эффективность контрольных мероприятий при минимальных затратах;

4. система контроля должна обеспечивать своевременное его осуществление;

5. система контроля должна быть гибкой, т.е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации;

 

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Основы МЕНЕДЖМЕНТА

Характеристика понятий... Термин менеджмент по сути является аналогом термина управление Но термин управление намного шире т к...

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Контроль

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Основы МЕНЕДЖМЕНТА
Введение Современный этап развития рыноч­ной экономики переходного периода в России характеризуется измене­нием требований к менеджменту. Значительная часть руководителей высшего и среднег

Менеджмент как тип рыночного управления
  Понятия «управление», «менеджмент» известны сегодня практически каждому образованному человеку. Их значимость особенно ясно была осознанна в 20 -30-е годы нынешнего столетия. Управл

Менеджмент как наука. Цели и задачи менеджмента
  Менеджмент как наука представляет собой отрасль теоретических знаний об управлении предприятием (организацией). Целью менеджмента как науки

Законы управления
  Законы управления представляют собой установленные теоретическим или эмпирическим способом и логически обоснованные зависимости между целями управленческой деятельн

Основные особенности современного менеджмента
  Современный менеджмент как управление организацией в условиях функционирования рыночной экономики имеет ряд следующих особенностей: 1. Ориентацию организации на спрос и пот

Управленческие революции
Практика управления также стара, как и человеческое общество. Именно по этой причине невозможно точно определить время возникновения первых элементов управления. Можно лишь строить различного рода

История управления как науки. Школы менеджмента
  Несмотря на древнюю историю возникновения и развития практики управления теория менеджмента – явление относительно молодое. Ведь до начала XX века даже прагматическое проявление пре

Социальный подход к изучению истории менеджмента
  Учение об управленческих революциях в наибольшей степени дает возможность изучать развитие практики управления. Выделение в менеджменте различных школ позволяет достаточно подробно

Миссия организации и факторы ее определяющие
Предназначение фирмы в условиях постоянно меняющейся внешней среды является миссией фирмы. Миссия фирмы определяется её руководством и реализуется через её стратегию. Определение миссии вн

Понятие и структура целей функционирования
  С точки зрения целевого подхода управление рассматривается как система, ориентированная на достижение определенных целей. Именно цели, стоящие перед системой управления, являются от

Задачи организации и способы их разработки
  Для более детальной проработки целей функционирования необходима разработка задач деятельности организации. Процесс постановки задач представляет собой формулирование в письменной,

Понятие организации в менеджменте. Характеристика организации как системы
Организация представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, которые взаимодействуют между собой для достижения определенной цели. Организация появляется тогда, когда поставленна

Внутренняя и внешняя среда организации
Сферу деятельности любой организации можно разделить на две основные среды: внутреннюю и внешнюю. Внутреннюю среду организации составляет все её элементы, а также связи и отношения между э

Природа и состав функций менеджмента
  В наиболее общем виде функция управления представляет собой обособленный однородный вид деятельности, направленной на достижение целей функционирования организации. Из приведенного

Маркетинг
Понятие маркетинг стало широко применяться в системе управления предприятиями со второй половины 50-х годов, придя на смену ориентации руководства предприятий на производство и сбыт продукции. Перв

Планирование в системе менеджмента
  Особое место в системе функций менеджмента занимает планирование. В наиболее общем виде планированиеможно охарактеризовать как процесс, включающий в себя разработку

Организационная функция менеджмента
  Как функция управления организацияпредставляет собой вид управленческой деятельности, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач,

Мотивация как функция менеджмента
  Современная теория мотивации берет свое начало в исследованиях создателей и последователей школы психологии и человеческих отношений. Один из основоположников этой школы Элт

Регулирование
  Большинство современных исследователей определяют регулированиекак систему отношений, обеспечивающих поддержание или изменение экономических явлений и их связей.

Оценка эффективности администрирования
  В системе последовательных функций менеджмента наиболее важную роль играет оценка эффективности функционирования системы управления организации. Эф

Как непрерывная функция менеджмента
  В наиболее общем виде управленческое решение представляет собой выбор альтернативы, осуществленный руководителем в рамках его должностных полномочий и направленный

Понятие и виды методов управления
Методы управления в наиболее общем виде представляют собой приемы и способы осуществления последовательных и непрерывных функций менеджмента. Иными словами, методы менеджме

Организационно-распорядительные методы управления
Сущность организационно-распорядительных методов состоит в том, что любая совместная деятельность людей должна быть надлежащим образом организована, т.е. спроектирована, нацелена,

Административно-распорядительные методы управления
Административно–распорядительные методы занимают особое место в системе управления, что вытекает из большого значения организационных факторов в обеспечении эффективной деятельност

Экономические методы управления
Действие экономических методов управления основано на материальной заинтересованности исполнителей и руководителей в результатах своего труда. Наиболее важным элементом системы экономическ

Социально-психологические методы управления
Социально-психологические методы управления направлены на высшие потребности человека. К числу высших потребностей относятся потребности в коммуникации (т.е. социальные потребности), потре

Понятие и основные этапы организационного проектирования
  Спроектировать эффективную организацию значит определить такое соотношение её ключевых элементов, при котором наиболее оперативно и своевременно будут выполняться требования субъект

Определение миссии и целей организации
  Миссиючасто определяют как предназначение организации в условиях постоянно меняющейся внешней среды. По сути, миссия представляет собой определенную концепцию управ

Выбор правовой формы организации
  Основная проблема при выборе оптимальной правовой формы организациизаключается в том, что необходимо найти оптимальное для учредителей соотношение между их правами,

Рабочие группы как строительные блоки организации
  Психология и поведение отдельного человека как личности существенно зависят от социальной среды. Последняя представляет собой сложно устроенное общество, в котором люди объединены д

Формирование уровней управления организации
  Большинство фирм имеют три уровня управления: верхний, средний и нижний. Толчок к разделению управления на верхний, средний и нижний уровни дала промышленная революция в Ев

Выбор оптимальной структуры управления организации
  После разделения организации на рабочие группы и распределения указанных групп по уровням управления необходимо сформировать оптимальную структуру организации. Орга

Организационных структур управления
  Бюрократический тип Органический тип Четко определенная иерархия (групповых или индивидуальных)  

Делегирование полномочий и распределение ответственности
  Делегирование полномочий означает передачу задач и полномочий определенному лицу, которое принимает на себя обязательство их выполнения. Полномочия - это ограниченн

Формирование позитивного имиджа организации
  В условиях современной рыночной экономики большое значение для успешного функционирования и развития организаций, специализирующихся в самых разнообразных сферах деятельности, имеют

Понятие и сущность организационного развития
Существование и нормальное функционирование любой организации неизбежно обусловлено ее постоянным развитием и совершенствованием. В наиболее общем виде развитиепредставляе

Совершенствования организаций
  Организационное развитие как процесс представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями единого целого.

В системе организационного развития
  Особое место в системе развития и совершенствования организации занимает проблема управления информационными потоками. Как показывает отечественная и зарубежная практика, руководите

Личность как субъект и объект управления
  Значение личности имеет очень большое значение как для теории, так и для практики современного менеджмента. В первую очередь такое положение вещей обусловлено тем, что личность с то

Роль и задачи менеджера в организации
Менеджер - это руководитель, занимающий постоянную должность и наделённый полномочиями в области принятия решений по конкретным видам деятельности фирмы. К менеджеру любог

И особенности их деятельности
Термин «менеджер» обозначает принадлежность конкретного лица к профессиональной деятельности в качестве управляющего фирмы. Менеджер независим от собственности на капитал. Он может

Власть и проблемы лидерства в организации
Властьчасто определяют как возможность одного человека влиять на поведение других. Любая власть основана на влиянии. Под влияниемпонимается любое поведение одного

Разновидности стиля руководства
Стиль руководства – это совокупность приемов и способов, которые использует руководитель в процессе осуществления своей деятельности. В современном менеджменте различают т

Человеческие ресурсы и человеческие отношения
  Управление человеческими ресурсами (менеджмент человеческих ресурсов) рассматривает людей как достояние производственной организации, как ресурс, который надо эффек

Задачи и методы оценки деловых и личных качеств работников
Оценка профессиональной деятельности работников дается в процессе, при котором менеджеры организации проводят регулярные собеседования с сотрудниками, обсуждая и оценивая их профессиональную деятел

Конфликты в деятельности организации
  В наиболее общем виде конфликтможно определить как столкновение людей или социальных групп с противоречивыми интересами. Конфликты выполняют не только отри

Управление стрессами
  Наряду с конфликтами важную роль в деятельности организации играют стрессы. Прежде всего, несколько слов о том, что же такое стресс. Проводя теоретические и практические за

Сбои и ошибки в деятельности персонала и методы управления ими
  В условиях современного менеджмента управление трудовой деятельностью можно рассматривать с трех различных точек зрения: технократической, экономической и социально-психологической.

Понятие стратегического менеджмента
Стратегический менеджмент представляет собой одно из основных направлений менеджмента, главная задача которого состоит в разработке генерального курса развития организации, а также

Уровни управления стратегией
  В настоящее время в зависимости от уровня управления принято выделять три основных вида стратегии: портфельную, деловую и функциональную. Портфельная стратегия

Стратегии конкуренции
  Стратегия конкуренции включает в себя подход к бизнесу, который фирма использует для привлечения клиентов, ведение конкурентной борьбы и укрепления своей позиции на

Ситуация 1. Двигатели конкуренции
Краткий рассказ о долгом деле Акционерное общество Рыбинские моторы «РМ», одно из крупнейших в России производящих двигатели для военной и гражданской авиации, а также для наземного использования,

Доклад А. С. Карумова
  АО «Самаравтормет» создано в 1991 г. путем преобразования государственного предприятия «Вторчермет» в АО открытого типа с выпуском акций на стоимость всего имущества. В АО «Самаравт

Персонал
  Численность работников на первое полугодие 1996 г. составила 391 чел. Практически нет текучести кадров. Средний возраст

Пояснительная записка для выполнения упражнений
• Организация существует, если имеется, по крайней мере, два человека, преднамеренно рабо­тающих вместе для достижения общих целей. • Для достижения своих целей организации используют разн

Пояснительная записка для выполнения упражнений
• Управление родилось в древности, когда естественным образом возникшее разделение труда сделало необходимым координацию действий работников, занятью специализированным трудом Организационной формо

Пояснительная записка для выполнения упражнения.
• К основным переменным внутренней среды организации мы относим структуру, цели, задачи, технологию и людей. • Целями называются конкретные конечные состояния или желаемые результаты, кото

Пояснительная записка для выполнения упражнения
• Руководитель должен учитывать внешнее окружение в целом, поскольку организация тесно связана с внешней средой и зависит от взаимообмена вводимыми ресурсами и результатами деятель­ности с внешним

Пояснительная записка для выполнения упражнений
• Коммуникации - это связующий процесс, необходимый для любого управленческого дейст­вия. • Коммуникация - это обмен информацией между людьми. • Выделяют коммуникации между органи

Пояснительная записка для выполнения упражнений
• Решение - это выбор одной из альтернатив. Принятие решений - связующий процесс, необ­ходимый для выполнения любой управленческой функции. • Запрограммированные решения, типичные для повт

Пояснительная записка для выполнения упражнений
• Стратегическое планирование представляет собой процесс выработки системы стратегических целей для организации и определение того, что следует сделать для их достижения. Стратегическое планировани

Пояснительная записка для выполнения упражнений
• Следует выбирать такую организационную структуру, которая соответствует стратегическим планам организации и обеспечивает ей эффективное взаимодействие с окружающей средой и дости­жение намеченных

Пояснительная записка для выполнения упражнений
• Мотивация - это процесс побуждения кого-либо (отдельного человека или группы людей) к дея­тельности, направленной на достижение целей организации Мотивация необходима для того, чтобы работ­ники в

Пояснительная записка для выполнения упражнений
• Контроль - это процесс отслеживания (мониторинга) деятельности организации, для обеспе­чения гарантии того, что она ведется так, как запланировано, и для исправления любых существен­ных отклонени

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги