Реферат Курсовая Конспект
Обеспечение управления - раздел Менеджмент, И. А. Гущина Н.а. Зайцева ...
|
И. А. Гущина Н.А. Зайцева
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
Обеспечение управления
В социально-культурном
Сервисе и туризме
Учебное пособие
Рекомендовано УМО учебных заведений Российской Федерации по образованию в области сервиса и туризма Минобрнауки России в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 100103 «Социально-культурный сервис и туризм»
МОСКВА о АЛЬФА-М ° ИНФРА-М ° 2009
УДК 35.077:338.48(075) ББК 65.052:65.050.2 Г98
Рецензенты:
В. В. Довгалевский (Российский государственный университет туризма и сервиса), О. И. Елизарова (Московский государственный университет печати)
Глава 1
РОЛЬ И МЕСТО ИНФОРМАЦИОННО-
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
В РАБОТЕ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ
Основные понятия о документе, системах документации
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.
Классифицирование документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы принято подразделять по следующим признакам:
¨ по видам — организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, плановые, отчетные, документы по личному составу (кадровые документы).
¨ по форме изложения — индивидуальные, типовые, трафаретные;
¨ по содержанию — простые (рассматривают один вопрос), сложные (рассматривают несколько вопросов);
¨ по происхождению - официальные, личные;
¨ по месту происхождения — внешние (пришедшие из других организаций или от частных лиц), внутренние (созданные внутри организации);
¨ по срокам хранения — постоянные, временные (до 10 лет и свыше 10 лет);
¨ по гласности — документы ограниченного доступа (с грифами «ДСП», «КТ», «Сов. секретно», «Конфиденциально»), документы без ограничения доступа;
¨ по средствам фиксации информации — рукописные, машинописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы;
¨ по юридической значимости — оригиналы (подлинники), копии, дубликаты, черновики, выписки;
¨ по срочности — срочные, несрочные.
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Документация создается практически во всех сферах жизни общества и отличается большим разнообразием (управленческая, научная, конструкторская, технологическая и др.).
Основную часть официальной документации составляет документация, используемая при реализации функций управления.
Управленческая документация имеет универсальный характер и создается в деятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Данный вид документации подразделяется на отдельные системы.
Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Основой для систематизации документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). В ОКУД включены унифицированные формы, относящиеся к унифицированным системам документации, обязательным для применения и документационного общения между юридическими лицами. Это формы:
¨ организационно-распорядительной документации; о первичной учетной документации; о банковской документации;
¨ финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации
¨ бюджетных учреждений и организаций;
¨ учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
¨ отчетно-статистической документации;
¨ документации по труду; о документации Пенсионного фонда РФ;
¨ внешнеторговой документации.
В стадии разработки находятся унифицированные системы документации: таможенной, нотариата, по арбитражу, налогообложению и др. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.
Формы документов, включенных в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов.
Стандартизация — процесс установления и применения стандартов, которыми являются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».
ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает требования не ко всем документам, а лишь к одной из систем управленческой документации — организационно-распорядительной, функции которой в управлении реализуются посредством документов различных видов и назначения: о создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов — устава, положения, учредительного договора; о деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируются регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами;
¨ управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.);
¨ заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов;
¨ взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе;
¨ при оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы — трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.;
¨ в организации подготовляются акты, отчеты, справки, докладные записки и иные документы; о информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется посредством писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей.
Стандартизованные термины
С определениями (извлечение из ГОСТ 51141-98.
Делопроизводство и архивное дело)
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Какие законодательные акты предписывают обязательность документирования информации?
2. Какие требования кдокументам изложены в законодательных актах?
3. Какие вопросы работы с документами регламентируют законодательные акты?
4. Каково назначение ГС ДОУ и что она регламентирует?
5. Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?
6. Какое значение имеет ГОСТ Р 6.30-2003?
7. С какой целью составляются перечни документов с указанием сроков хранения?
8. Какие нормативно-методические акты используют в работе с документами кадровые службы?
9. Дайте определение понятию «документ».
10. Что такое официальный документ?
11. С какими целями изготовляют копии документов?
12. Какие копии документа бывают?
13. В чем отличие дубликата документа от копии?
Глава 2
Контрольные вопросы
1. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?
2. Дайте определение бланка документа.
3. Что такое реквизит? Каков максимальный набор реквизитов?
4. Перечислите основные виды бланков, применяемых в организациях.
5. Назовите способы расположения реквизитов на бланках. Какой способ считается более рациональным?
6. В каком случае организация имеет право издавать бланк должностного лица?
7. Чем отличается общий бланк от бланка для письма?
8. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.
9. Какие реквизиты входят в состав общего бланка?
10. Укажите размеры полей бланка организации.
11. Каков порядок работы с номерными бланками?
12. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «Наименование организации»?
13. Что входит в состав реквизита «Справочные данные об организации»?
14. На каких документах не проставляется реквизит «Наименование вида документа»?
15. Где и при каких условиях применяется реквизит «Государственный герб РФ»?
16. Каковы порядок датирования документа и виды дат?
17. Каким образом проставляется реквизит «Регистрационный номер документа» на внутренних документах? На исходящих документах?
18. На каких документах проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
19. В каких случаях на документе не проставляется реквизит «Место составления документа»?
20. Из каких частей состоит реквизит «Адресат»?
21. Из каких частей состоит реквизит «Гриф утверждения документа» при утверждении документа должностным лицом? При утверждении документа специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом)?
22. Какие требования предъявляются к резолюции? Каков порядок ее оформления?
23. Какие требования предъявляются к реквизиту «Заголовок к тексту»?
24. Расскажите о порядке оформления приложений к документу.
25. Каков порядок оформления реквизита «Подпись»?
26. Как проставляется реквизит «Гриф согласования документа»? Назовите его составные части.
27. Каким образом визируются внутренние документы? Исходящие документы?
28. Каков порядок проставления печатей на документах?
29. Как проставляется реквизит «Отметка о заверении копий»? Из каких составных частей он состоит?
30. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе. Укажите порядок их оформления.
31. К каким документам относится должностная инструкция?
32. Кем утверждается и подписывается должностная инструкция?
33. Как оформляется согласование в должностной инструкции?
34. Для чего нужна ознакомительная отметка работника в должностной инструкции?
35. Какие документы относятся к распорядительным?
36. Что служит основанием для издания приказа?
37. Кому предоставлено право издавать постановления, указания?
38. Расскажите о порядке оформления и подписания приказа.
39. Какие реквизиты содержит формуляр-образец приказа?
40. Из каких частей состоит текст приказа по основной деятельности?
41. Как строится текст распорядительной части приказа?
42. Сколько работников может быть указано в качестве исполнителей в одном пункте приказа?
43. Какой пункт обязательно присутствует в любом приказе по основной деятельности?
44. Кто подписывает приказы по основной деятельности?
45. Где проставляются визы на приказе?
46. Как происходит регистрация приказов?
47. Какие документы относятся к документам по персоналу?
48. Какие сведения должны содержаться в приказах поличному составу?
49. Что является основанием для издания приказа по личному составу?
50. Какой срок хранятся приказы по личному составу?
51. Как формируются приказы поличному составу?
52. Дайте определение протокола.
53. Расскажите о порядке составления и подписания протокола.
54. Что служит датой протокола?
55. Как регистрируются протоколы?
56. Как оформляется список присутствующих?
57. Как оформляются приложения к протоколу?
58. Какие реквизиты содержит формуляр-образец протокола?
59. Какие документы относятся к справочно-информационным?
60. Какой документ может служить основанием для создания акта?
61. На какие смысловые части делится текст акта?
62. Для чего необходимо указывать число экземпляров акта и место их нахождения?
63. Кто подписывает акт?
64. Необходимо ли утверждать акт?
65. Какие реквизиты содержит формуляр-образец бланка акта?
66. К какому виду документов относятся докладные и объяснительные записки?
67. Чем различаются составление и оформление внешних и внутренних докладных записок?
68. Кто подписывает докладные записки?
69. Из каких частей состоит текст докладной записки?
70. Что общего в составлении и оформлении внешних и внутренних объяснительных записок?
71. Кто имеет право подписывать объяснительные записки?
72. Из каких частей состоит текст объяснительной записки?
73. Какие виды представления текста справки вы знаете?
74. На какие группы подразделяются справки? Чем они различаются?
75. Какие реквизиты включает справка?
76. Кто подписывает справку?
77. Какие виды доверенностей бывают?
78. Кто выдает официальные доверенности?
79. По какой форме оформляются доверенности?
80. Как ведется учет доверенностей?
81. Кто устанавливает срок действия доверенностей?
82. Как классифицируются служебные письма?
83. Как оформляется служебное письмо?
84. Какие письма обязательно заверяются печатью?
85. Какие письма должен подписывать главный бухгалтер?
86. Какие ссылки содержит письмо-ответ?
87. Какой реквизит обязателен в сопроводительном письме?
88. Какие особенности характерны для коммерческих писем?
Глава 3
ТЕХН0Л0ГИИ РАБОТЫ Е JC ДОКУМЕНТАМИ
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Что такое документооборот?
2. На какие потоки подразделяются документы?
3. Опишите технологию обработки входящего документопотока.
4. Где учитываются поступившие документы?
5. Какие процедуры включает предварительное рассмотрение документов?
6. Где проставляется входящий номер документа?
7. Назовите основные формы регистрации документов.
8. Кем определяется состав регистрационных форм в организации?
9. Опишите основные этапы работы руководителя с входящими документами.
10. Какие элементы обязательно указываются в резолюции?
11. Как происходит передача документов внутри организации?
12. Назовите основные этапы обработки внутренних документов.
13. Какие основные процедуры осуществляются при обработке исходящих документов?
14. В чем различие в регистрации приказов по личному составу и приказов по основной деятельности?
15. Как регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы?
16. С какой целью выполняется контроль за сроками исполнения документов?
17. Кем и где определяются типовые сроки исполнения документов?
18. Как определяется индивидуальный срок исполнения документов?
19. Опишите технологию текущего контроля за исполнением документов.
Глава 4
ЛОКАЛЬНЫЕНОРМАТИВНЫЕ АКТЫ
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Каково назначение локальных нормативных актов в управленческой
2. деятельности?
3. Какие локальные нормативные акты являются обязательными для каждого работодателя?
4. Какие локальные нормативные акты являются факультативными?
5. Какова процедура придания юридической силы локальным нормативным актам?
6. Каковы специфические особенности локальных нормативных актов?
7. Когда и каким образом работодатель должен ознакомить работника с локальными нормативными актами?
8. Что регламентируют правила внутреннего трудового распорядка?
9. Что регламентирует должностная инструкция?
Глава 5
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ (ДОКУМЕНТАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ)
Рис. 5.2. Основные факторы, влияющие на формирование ДОУ в турфирмах
Таблица 5.1. Персонал туроператора
Первый квалификаци | Второй квалификацион | Третий квалификацион | |
онный уровень | ный уровень | ный уровень | |
Оператор по бронирова | Менеджер по направле | Директор/начальник от | |
нию | нию | дела туроператора: | |
Оператор по продажам | Менеджер по брониро | по маркетингу | |
Оператор по выездному | ванию и продажам | бронированию и про | |
туризму | Менеджер по работе с | дажам | |
Оператор по въездному | клиентами | турпродуктам | |
и внутреннему туризму | Менеджер по связям с | связям с обществен | |
Сопровождающий | общественностью | ностью | |
Референт | Менеджер по визовому | работе с клиентами | |
обеспечению | |||
Секретарь | Менеджер по кадрам | кадрам | |
информационным тех | |||
Кассир | Юрист | ||
Стажер | нологиям | ||
Курьер | Бухгалтер | финансам |
Турагентства выполняют следующие функции: предоставляют информацию клиентам; работают с клиентами; брониру
ют и оформляют билеты; продают туры; занимаются маркетингом и рекламой; взаимодействуют с туроператорами.
Таблица 5.2. Персонал турагентства
Первый квалификаци | Второй квалификацион | Третий квалификацион |
онный уровень | ный уровень | ный уровень |
Агент по бронированию | Менеджер по направле | Директор/начальник от |
Агент по продажам | нию | дела турагентства: |
Агент по выездному ту | Менеджер по брониро | по маркетингу и про |
ризму | ванию и продажам | дажам |
Агент по въездному и | Менеджер по работе с | турпродуктам |
внутреннему туризму | клиентами | связям с обществен |
Ассистент по формиро | Менеджер по связям с | ностью |
ванию тургрупп | общественностью | работе с клиентами |
Референт | Менеджер по кадрам | кадрам |
Секретарь | Руководител ь тургруп п ы | информационным тех |
Кассир | Бухгалтер | нологиям |
Стажер | финансам | |
Курьер |
Экскурсионное бюро предоставляет клиентам услуги экскурсовода (гида) в масштабах города, региона, страны.
Таблица5.3. Персонал экскурсионного бюро
Первый квалификационный уровень | Второй квалификационный уровень | Третий квалификационный уровень |
Агент по приему заказов Секретарь Стажер Кассир Курьер | Переводчик Гид-переводчик Экскурсовод Организатор экскурсий Агент по рекламе и продажам Агент по работе с клиентами Администратор Бухгалтер | Начальник/начальник отдела экскурсионного бюро: по маркетингу и рекламе продажам работе с клиентами организационным вопросам |
В штатных расписаниях большинства туристских организаций нет разделения на менеджеров и начальников подразделе
ний. Обусловлено это тем, что, присваивая должности наименование «менеджер», руководство исходит из действующей должностной структуры, согласно которой менеджерами высшего и среднего уровня можно считать всех руководителей, директоров предприятий и организаций, других линейных руководителей, начальников структурных подразделений. Должностные инструкции менеджеров разработаны для специалистов среднего уровня: менеджера по направлению или продаже тур- продуктов в турагентстве; менеджера по формированию тур- продукта в туроператоре. Если на менеджера возлагается руководство подчиненными, то ему, как правило, присваивается наименование «главный» или «ведущий».
Примерные должностные инструкции менеджеров могут быть преобразованы в должностные инструкции начальников подразделений туристских организаций путем внесения в них пунктов, устанавливающих обязанности по руководству подчиненными работниками, планированию деятельности подразделений и иным положениям, соответствующим третьему квалификационному уровню, квалификационным требованиям (профессиональным стандартам) к основным должностям работников туристской индустрии.
Деятельность туристских организаций основывается не только на менеджерах различного уровня, но и на других специалистах. Так, руководители туристских групп, организаторы путешествий и экскурсий, экскурсоводы являются тем персоналом турфирм, который непосредственно предоставляет туристам пакет услуг или координирует его исполнение сторонними организациями.
В зависимости от характера путешествий различают два типа руководителей тургрупп. Первый характерен для выездных путешествий, которые основываются на всех институтах туристской индустрии — гостиницах, оздоровительных комплексах. Задачей руководителей тургрупп при организации таких путешествий является координация работы перевозчиков, гостиниц, экскурсионных бюро и т.д.
Второй тип руководителя тургрупп необходим в путешествиях, осуществляемых активными способами передвижения и нацеленных на активный отдых, оздоровление, тренировки, повышение физической подготовки на природе. Для проведе
ния пеших и конных походов, освоения альпинистских и горнолыжных маршрутов необходимы специалисты-организато- ры. Зачастую их называют руководителями и организаторами путешествий. В их задачи входит: предоставление туристам информации о маршрутах, планирование маршрутов, непосредственное участие в путешествиях, обеспечение путешественников жильем или координация их действий по обеспечению жильем (разбивка бивуаков, палаток, проч.), решение вопросов питания и др. Организаторы путешествий или руководители тургрупп, занимающиеся активным отдыхом, должны иметь достаточный опыт, хорошо знать местность, владеть основами жизнеобеспечения людей в природных условиях и т.д.
Введение в штат должностей «менеджер потуризму» и «агент по туризму» характерно для небольших туристских компаний, которые стараются минимизировать свой штат и сделать универсальными функциональные обязанности своего персонала.
Секретариат — одно из значимых подразделений службы ДОУ гостиниц и турфирм.
В секретариате выделяют: секретарей и/или помощников руководителя и его заместителей; секретарей офиса.
Секретари руководства (в средних и крупных компаниях) или секретарь (в малых турфирмах и гостиницах) должны максимально освободить руководителя и его заместителей от подготовительных стадий важных мероприятий, отдельных видов текущей работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно упростить его управленческую работу. Секретарь должен быть связующим звеном между руководителем и менеджерами туристской компании, воплощающими решения и распоряжения в жизнь, а также между руководителем и его деловыми партнерами.
Секретарь туристской фирмы с руководителем осуществляет: организацию совещаний, ведение делопроизводства, прием посетителей, организацию служебных командировок и т.д., поэтому к секретарю турфирмы предъявляются довольно высокие требования, касающиеся как его знаний и умений, так и круга выполняемых им работ. В частности, предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление документов по поручению руководителя, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением, подготовка документов для тиражирования на множительной технике, копирование документов на персональном ксероксе и т.д. Часть предъявляемых к секретарю требований представлена в табл. 5.4.
Табл и ца 5.4. Требования, предъявляемые к секретарю турфирмы (на примере турфирмы «ABCD-тур»)
Характеристика | Требуемый уровень |
Знание административно-нормативных актов, определяющих порядок работы турфирмы | Знание устава турфирмы, ее миссии, организационной структуры, основных организаций-партнеров и их руководителей |
Знания в области туризма | Широкие и глубокие знания проблем и состояния международного и внутреннего туризма |
Знание правовых дисциплин | Осведомленность по вопросам правоведения, гражданского права, компетентность в сфере законодательства других стран |
Знания в сфере культуры речи и делового этикета | Широкие знания делового этикета, правил ведения телефонных переговоров, правил делового общения, культуры и искусства ведения спора |
Знание делопроизводства | Умение составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов и т.д. |
Технические умения и навыки | Уверенный пользователь ПК, умение работать с мини-АТС, оргтехникой, «продвинутый пользователь» в работе с интернетом и электронной почтой |
Организационное обеспечение работы офиса | Фильтрация и распределение телефонных контактов, выполнение поручений руководителя, организация и координация приема посетителей, организация переговоров |
Управление временем | Планирование рабочего дня директора, курьера и офиса в целом |
Самоменеджмент | Проведение самоанализа, оценка и повышение личной производительности, повышение квалификации, использование методов эффективного принятия решений |
Перечисленные требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы. Высшее профессиональное образование дает специальность 061300 «Документоведение и документа- ционное обеспечение управления», а среднее профессиональное образование — специальность 0611 «Делопроизводство и архивоведение». Сегодня достаточно много учебных заведений, ведущих подготовку по этим специальностям, особенно по среднему профессиональному образованию.
Виды деятельности по документационному обеспечению управления в турфирмах. Ответственность за надлежащую организацию работы с документами в структурных подразделениях гостиниц, турфирм несут начальники соответствующих подразделений. При этом ведущее место в организации работы с документами, безусловно, принадлежит службе ДОУ или ее аналогам и должностным лицам из числа руководящего состава службы.
Очевидно, что в разных турфирмах виды деятельности по документационному обеспечению управления различаются. Например, секретарь офиса прямых продаж туроператорской компании со штатной численностью (офиса) до 20 человек осуществляет следующие виды работ:
1. подготовка необходимых документов — приказов, распоряжений, гарантийных писем, заявок на бронирование и проч.;
2. контроль правильности составления документов, представляемых на подпись руководителю, таких как заявление на выдачу (замену) дисконтной карточки, служебная записка на выдачу денежных средств, заявление на отгул, заявление на перевод с должности, о предоставлении отпуска, увольнении;
3. осуществление оперативной связи посредством телефона, факса, электронной переписки и ICQ:
о с работниками центрального офиса — менеджерами визового отдела по поводу сроков предоставления документов на визу, информации о сдаче-получении документов в посольство;
о работниками коммерческой службы по направлениям по поводу наличия мест в отелях, наличия железнодорожных и авиабилетов, описания отелей и т.д.;
0 техническими специалистами по поводу работы оргтехники офиса, телефонной связи, интернета, локальной сети, программы «Мастер-тур» и аналогичных специализированных программ; клиентами компании для обмена пожеланиями, рекомендациями и документами, необходимыми для бронирования отеля или авиабилета и оформления визы; -(выполнение компьютерного набора и копировально-множительных работ;
:)оперативное информирование работников офиса о телефонных звонках (ФИО звонившего, кому адресовано сообщение, суть вопроса, как и когда можно связаться); 6 > ведение табеля учета рабочего времени работников офиса; ~> подготовка графика отпусков работников офиса; 5) выдача справок о трудовом стаже работников офиса; -1 работа с программой Microsoft Outlook - распределение входящей почты, осуществление деловой переписки с работниками компании и партнерами;
1. работа с административно-хозяйственным отделом по вопросам поставки в офис канцелярских товаров, писчей бумаги, хозяйственных принадлежностей;
2. оперативная связь с отделом маркетинга по вопросам поставки в офис фирменных каталогов компании по направлениям, обложек для паспортов, конвертов и т.д.
Рассмотрим подробно некоторые из перечисленных видов работ.
Организация совещания. Секретарь, получив информацию о дате, времени и теме совещания, приступает к подготовке необходимой для проведения совещания документации, чтобы своевременно обеспечить ею всех участников совещания. Полная информация по вопросам совещания, заблаговременно полученная всеми его участниками (дата, время, место проведения совещания, основные пункты повестки дня и участники совещания), дает возможность повысить его эффективность и сократить время его проведения, так как каждый участник совещания, предварительно изучив материал, сможет высказать обоснованное мнение.
При организации совещания с участием, например, руководителей региональных офисов туристской компании секретарь должен оказать помощь работникам, ответственным за проведение совещания, в установлении контактов с докладчиками, контролировать своевременность поступления и размножения материалов; организовать заказ и рассылку пригла сительных билетов. Если круг участников совещания точно установлен и пригласительные билеты именные, секретарь составляет список участников, по которому производится рассылка материалов и который впоследствии служит для регистрации прибывших на совещание.
Накануне дня совещания секретарь обязан: о уточнить с соответствующим работником общего отдела или канцелярии расписание работы стенографисток, если совещание будет стенографироваться; о вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещение зала совещаний, соответствие числа мест в зале и президиуме числу участников, наличие доски, маркеров, канцелярских принадлежностей, исправность аппаратуры (микрофонов, магнитофонов, проекторов); о проверить, изготовлено ли информационное объявление о проведении совещания, размещаемое в вестибюле, и таблички с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал совещания и у места регистрации участников совещания.
В день проведения совещания, примерно за час до его начала, секретарю необходимо: о проверить, развешаны ли таблички с указанием места совещания и регистрации; о проверить состояние зала совещания, наличие необходимой аппаратуры, наполнить графин водой или поставить бутылки с минеральной водой, поставить чистые стаканы, положить мел и влажную тряпку у доски, приготовить кнопки для прикрепления чертежей.
Перед самым началом совещания секретарь проводит регистрацию участников совещания по заранее составленному списку. Этот список используется также для рассылки материалов и пригласительных билетов.
Секретарь обязан проконтролировать, чтобы все документы совещания — протокол, решение — были оформлены в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами на формы этих документов, в частности в протоколе фиксируется, кто выступал, какие решения были приняты, кто контролирует выполнение принятых решений, какие сроки выполнения решения установлены.
По окончании совещания секретарь: о перепечатывает исправленный и дополненный текст решения совещания;
с контролирует сроки и качество перепечатки стенограмм; • устанавливает контакты и поддерживает связь с теми участниками совещания, которые должны отредактировать тексты своих выступлений или принять участие в исполнении решений совещания;
с по согласованию с руководителем составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания.
Таким образом, главная задача секретаря — организовать совещание таким образом, чтобы руководитель компании провел совещание максимально эффективно и с минимальными затратами времени.
Организация приема посетителей, желающих встретиться с руководителем турфирмы, является одной из самых важных и ответственных обязанностей секретаря.
Как показали исследования, от 18 до 22 % рабочего времени руководителя затрачивается на прием и беседы с посетителями. От умелой и четкой работы секретаря зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя.
Обязанности секретаря в конкретных случаях определяются видом приема, который проводит руководитель: о прием работников своей компании по текущим вопросам; о прием представителей других организаций; о прием поличным вопросам.
Организуя прием работников своей компании, секретарь: О знает круглиц, имеющих доступ к руководителю влюбое время; о доводит до сведения всех работников компании часы приема руководителем по текущим делам (подпись документов, согласование); если работник настаивает на приеме в другое время, секретарь уточняет, по какому именно вопросу, и докладывает о нем руководителю. Согласовав с руководителем время приема, секретарь сообщает об этом работнику.
При приеме работников других организаций секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону. Если интересующий посетителя вопрос относится только к компетенции руководителя, то секретарь докладывает ему о посетителе, а в случае отсутствия или занятости руководителя договаривается с посетителем о новом сроке. Секретарь при этом обязательно записывает дату и час приема, а также фамилию и должность посетителя, название его компании, телефон и адрес, по которым его можно найти в случае необходимости. Секретарь называет посетителю свою фамилию и сообщает номер телефона для срочных справок или сообщений.
Работа секретаря по организации приема граждан заключается в следующем: о секретарь в специальный журнал или карточку записывает данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом фиксируются не только сведения о посетителе, но и представленные им по делу документы; о секретарь хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста, ведущего прием, все имеющиеся поданному вопросу документы; о в соответствующих графах журнала или карточек секретарь делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону;
о секретарь следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему граждан.
Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей поличным вопросам.
Подготовка служебных командировок. Как показали исследования, руководитель предприятия затрачивает на служебные командировки в среднем 12—15 % своего рабочего времени. Кроме того, на эти поездки расходуются довольно большие денежные средства. Поэтому каждая командировка должна быть тщательно подготовлена с тем, чтобы время поездки использовалось с наибольшей эффективностью.
Определенная часть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов возлагается на секретаря, который: подготавливает и оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение;
наводит справки о средствах транспорта, времени его отправления и прибытия, информирует об этом командируемого и, получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает билеты; : обеспечивает заказ гостиницы в месте командировки; : подбирает необходимую для командируемого информацию; подготавливает и подбирает все материалы и документы, необходимые в поездке: доклад или реферат для конференций или совещания, справки, договоры и т.д.; : печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми планирует встретиться руководитель (специалист), и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай, если возникнет необходимость сообщить ему что-либо срочное.
В отсутствие руководителя секретарь выполняет свои обычные обязанности, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он аккумулирует для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими работниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.
По возвращении руководителя из командировки секретарь: информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие; по указанию руководителя обрабатывает материалы командировки (перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подразделения); : оформляет отчетные документы.
Программа Microsoft Outlook часто используется для организации работы с информацией в туристских компаниях. Эта коммуникационная программа предназначена для работы с персональной информацией и обеспечения централизованного управления электронными сообщениями, календарями,
Определенная часть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов возлагается на секретаря, который: подготавливает и оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение;
наводит справки о средствах транспорта, времени его отправления и прибытия, информирует об этом командируемого и, получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает билеты; : обеспечивает заказ гостиницы в месте командировки; : подбирает необходимую для командируемого информацию; подготавливает и подбирает все материалы и документы, необходимые в поездке: доклад или реферат для конференций или совещания, справки, договоры и т.д.; : печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми планирует встретиться руководитель (специалист), и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай, если возникнет необходимость сообщить ему что-либо срочное.
В отсутствие руководителя секретарь выполняет свои обычные обязанности, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он аккумулирует для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими работниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.
По возвращении руководителя из командировки секретарь: информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие; по указанию руководителя обрабатывает материалы командировки (перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подразделения); : оформляет отчетные документы.
Программа Microsoft Outlook часто используется для организации работы с информацией в туристских компаниях. Эта коммуникационная программа предназначена для работы с персональной информацией и обеспечения централизованного управления электронными сообщениями, календарями, фективность работы секретаря с информацией обеспечивается за счет исключения простоев информации, ее оперативного доведения до руководителя компании и каждого работника. Для повышения эффективности работы с документооборотом в турфирмах и гостиницах можно использовать различные системы автоматизации документооборота.
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж туристской компании. Исполнительность, инициатива и высокий профессионализм секретаря помогут руководителю компании преодолевать производственные трудности и решать возникающие проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст, «число печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых стра-
нах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Перечислите общие функции менеджмента.
2. Что является целью деятельности по управлению документацией?
3. Какие задачи решаются в процессе управления документацией организации?
4. Какие подсистемы документационного обеспечения способствуют управлению организацией?
5. Какие информационные системы относятся к классу систем электронного документооборота?
6. Какие критерии следует учитывать при выборе компьютерных программ для автоматизации документационного обеспечения?
7. Какова роль и задачи службы документационного обеспечения?
8. В каких случаях создается служба документационного обеспечения управления как самостоятельное структурное подразделение? Каковы ее цели и задачи?
Вам необходимо датировать документ сегодняшним числом. Какие способы оформления даты вы используете?
Оформите реквизит «Адресат» в письме, направляемом в Комитет Государственной Думы по туризму и спорту, расположенный по адресу: 103265, Москва, ул. Охотный ряд, д. 1 (председатель А.С. Соколов) всеми способами, какие допускает стандарт.
Оформите реквизит «Адресат» в письме типового содержания, рассылаемом Правительством Москвы по списку префектам всех округов города.
Совместный распорядительный документ издают два руководителя одного ранга (например, мэр Москвы Ю.М. Лужков и губернатор Московской области Б. В. Громов). Как оформить реквизит «Подпись»?
На каком экземпляре распорядительного документа (приказ, распоряжение) и в каком месте проставляются визы?
Приказ визирует главный бухгалтер организации О.П. Суворова. Как должна выглядеть виза?
На каком экземпляре служебного письма будет проставлена виза руководителем отдела маркетинга Н.Д. Грековым и как она будет выглядеть?
Нужно ли письмо на бланке организации заверять печатью? Если да, то в каких случаях?
Руководитель организации выпустил приказ от 12.04.2008 № 17. Один из пунктов приказа утверждал Инструкцию по делопроизводству. Как в данном случае следует оформить гриф утверждения на Инструкции по делопроизводству?
Вы являетесь руководителем организации. Как бы вы оформили резолюцию на письме о проведении конкурса на лучший офис года?
Документ утверждается директором предприятия О.П. Пановой и протоколом собрания акционеров от 12 мая 2008 г. № 8. Оформите гриф утверждения.
Как будет выглядеть реквизит «Адресат», если документ адресуется в отдел писем газеты «Московская правда» и генеральному директору турфирмы «Рондо Трэвел» В.Д. Макарову?
Документ адресуется в редакции газет: «Коммерсантъ», «Московские новости», «Труд», «Тверская, 13», «Собеседник», «Сударушка», «Аргументы и факты». Оформите реквизит «Адресат».
Оформите согласование документа с менеджерами турфирм «Элита-Тур» 3.3. Зайцевым, «Время-Тур» М.М. Медведевым, «Круиз-Тур» В.В. Волковым.
Документ должны подписать президент банка «Восток» Королев И.С. и вице-президент банка «Запад» К.Т. Мартынюк. Оформите реквизит «Подпись».
3. Оформите реквизит «Отметка о наличии приложений», если прилагаются акт комиссии и брошюра «Перечень типовых работ».
3. Оформите реквизит «Подпись» в служебных письмах гостиницы «Турист» (генеральный директор А.С. Пономарева, главный бухгалтер Е.М. Крымова) для следующих случаев:
А) Письмо выражает согласие заключить договор.
Б) Письмо содержит гарантию оказать финансовую помощь.
3. Заверяются ли печатью письма, указанные в предыдущем задании? Если заверяются, то в каких случаях?
3. Составьте приказ о форме одежды сотрудников турагентства «Круиз Волна». В констатирующей части укажите, что в последнее время манера одеваться в организации ухудшилась: были замечены одетые небрежно сотрудники-мужчины и сотрудницы в слишком откровенных туалетах. Для поддержания имиджа организации в распорядительной части установите для сотрудников, работающих с клиентами, форму одежды: для мужчин - классический костюм (зимой - темных тонов, летом - светлых) с однотонной сорочкой и неярким галстуком; для женщин — костюм (с юбкой) или платье классического или спортивного стиля и туфли на каблуках высотой 5-6 см. Запретите сотрудникам появляться на работе в джинсах и вязаных изделиях. Контроль за исполнением приказа следует возложить на заместителя генерального директора по кадрам.
3. Составьте приказ генерального директора гостиницы «Ново- тель-Москва» «О запрещении использования междугородной связи в личных целях». В констатирующей части укажите, что в результате анализа счетов за услуги междугородной телефонной связи выявлено использование служащими средств организации в личных целях. За период с ноября 2007 г. по февраль 2008 г. эти расходы составили 9548 руб. В большинстве случаев связь устанавливалась с городами Черняховск, Воронеж, Тула, Тамбов, Звенигород, с которыми компания не имеет коммерческих отношений. Звонки осуществлялись с телефонов диспетчера центрального офиса и сменного помощника начальника службы охраны в вечер- не-ночное время. В распорядительной части укажите, что сотрудникам запрещается использовать междугородную связь в личных целях; диспетчеры и сменные помощники начальника должны исключить случаи междугородной связи в личных целях. Следует наказать виновных в использовании междугородной связи в личных целях, лишив их надбавки к заработной плате. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора.
Татьяна Михайловна Соколова была принята на работу на должность помощника менеджера по продаже авиабилетов в турфирму «Глобус» приказом генерального директора по согласованию с менеджером по продажам и бронированию. Через два года Татьяна Михайловна вышла замуж и взяла фамилию мужа - Павлова. Оформите приказ о приеме на работу Соколовой Татьяны Михайловны и приказ об изменении фамилии.
1. Ирина Владимировна Кузина была принята на работу в ОАО «Аврора- И нтур» секретарем отдела визового обеспечения по согласованию с менеджером отдела. Через два года ее перевели на должность секретаря генерального директора фирмы. Через три месяца после этого она была вновь переведена на должность секретаря отдела визового обеспечения в связи с производственной необходимостью. Составьте приказ о приеме и приказы о переводах.
1. На основании приказа директора пансионата «Березовая роща» от 03.04.2008 № 28 комиссией в составе председателя (замдиректора) И.А. Яблокова и членов комиссии: начальника АХО Е.Н. Кузьмина и заведующего складом А.Д. Ермакова в присутствии кладовщика К.Т. Соколова и инспектора финотдела М.С. Гусевой была проведена работа по выявлению имущества, непригодного к дальнейшему использованию. Комиссия установила, что имущество, согласно прилагаемому к акту перечню, подлежит списанию в связи с непригодностью к дальнейшему использованию. Акт составлен в трех экземплярах (в дело, директору, в бухгалтерию). Подписали акт председатель и члены комиссии. Составьте акт.
1. Ежегодно каждое учебное заведение представляет в Министерство образования и науки России сведения о количестве и категориях принятых учащихся. Сведения оформляются в виде справки. Составьте справку, оформите текст в табличной форме. Укажите количество человек, принятых на договорной основе и на бюджетной, количество учащихся дневной, очной и очно-заочной форм обучения. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
1. Составьте докладную записку в дирекцию гостиницы «Золотое кольцо» за подписью генерального директора филиала этой гостиницы о проверке технического состояния помещений филиала. Укажите, что, согласно предписанию, совместно с техником-смотрителем был проведен осмотр жилых помещений филиала гостиницы. Установлено, что все жилые корпуса находятся в удовлетворительном состоянии. Однако в корпусе № 1 необходимо вставить оконные стекла, корпус № 2 следует побелить, а в корпусе № 3 - подогнать входные двери. После устранения этих дефектов и уборки жилые помещения будут пригодны для приема отдыхающих. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
1. Составьте служебную записку заведующего секретариатом гостиницы «Космос» на имя начальника отдела снабжения о том, что в связи с производственной необходимостью секретариату гостиницы следует приобрести канцелярские товары. Составьте список необходимых товаров (не менее 10 позиций). Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
ТЕСТЫ
Выберите один из предложенных ответов на вопрос, который вы считаете правильным или наиболее полным (на некоторые вопросы теста можно выбрать несколько вариантов ответа)
3. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты общего бланка?
а) Наименование организации, эмблема организации или товарный знак, наименование вида документа, ОГРН, ИНН/КПП, заголовок к тексту, адресат.
б) Наименование организации, код организации, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
в) Наименование организации, место для вида документа, код организации, дата, регистрационный номер, место составления.
3. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты конкретного вида документа?
А) Государственный герб, код формы документа, наименование вида документа, регистрационный номер, дата документа, место составления.
б) Наименование организации, эмблема или товарный знак, наименование вида документа, код организации, код формы документа, дата, регистрационный номер.
В) Наименование организации, наименование вида документа, код формы документа, место издания документа.
3. На каких документах проставляется реквизит «Отметка об исполнителе»? Какой вариант ее оформления вы считаете правильным?
А) Семенова Ирина Петровна 123-4567.
Б) И.П. Семенова 123-4567.
В) Семенова 123-4567.
Г) Семенова И.П. 123-4567.
3. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты бланка письма?
а) Наименование организации, код организации, код формы документа, справочные данные об организации.
Б) Наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер.
в) Наименование организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
3. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты бланка приказа?
а) Государственный герб, код формы документа, наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления.
Б) Государственный герб, наименование организации, наименование вида документа, код формы документа, дата, регистрационный номер, место составления, справочные данные об организации.
в) Эмблема, наименование организации, вид документа «ПРИКАЗ», код формы документа, дата, место составления.
3. Какие способы оформления даты в документах являются правильными?
А)05.02.08.
Б) 05.02.2008 г.
В) 05 февраля 2008 года.
Г) 2008.02.05
Д) 5 февраля 2008 г.
Е) 28.02.05.
Ж) 05 февраля 2008.
3. Какой способ оформления адресата является правильным?
А) Директору школы № 31 Матвеевой Тамаре Петровне.
Б) Вознесенской Е.К. ул. Бажова, д. 1, кв. 5 Москва 120322.
в) ЗАО «Аякс». Директору B.C. Ларионову.
г) Директору ЗАО «Эра» P.O. Смирнову.
3. Когда заканчивается формирование дела?
А) Дело формируется в пределах календарного года (за исключением переходящих дел).
б) Дело формируется до достижения максимального объема в листах, т.е. до 250 листов.
В) Дело формируется по усмотрению организации.
Г) Дело формируется до окончания решения вопроса независимо от календарных сроков.
3. Кем формируются дела в структурных подразделениях организаций?
А) Руководителем структурного подразделения.
Б) Исполнителями.
В) Заместителями руководителей структурных подразделений.
Г) Делопроизводственными работниками.
3. Какой принцип формирования дел является основным?
А) По степени важности документов.
Б) По видам документов.
В) По содержанию.
Г) По номерам.
3. Какие документы не разрешается подшивать к делам?
А) Документы других организаций.
Б) Документы, оформленные с нарушением установленных правил.
В) Выполнение требований ГОСТа.
3. Кто является автором служебного письма?
А) Должностное лицо, подписавшее документ.
Б) Исполнитель, составивший документ.
В) Организация, от имени которой отправляется письмо.
3. На каком документе обязательно ставится отметка о наличии приложения?
А) Запрос.
Б) Информационное письмо.
В) Сопроводительное письмо.
Г) Все служебные письма.
3. Кто присваивает исходящий номер письму?
А) Адресат.
Б) Автор.
3. На каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату документа?
А) Гарантийном.
Б) Сопроводительном.
В) Ответном.
Г) Циркулярном.
Д) На всех письмах.
3. С какой целью на документе указывают фамилию и телефон исполнителя?
А) Для придания документу юридической силы.
Б) Для оперативной связи.
В) Для правильного оформления.
3. Где ставятся инициалы при адресовании?
А) Должностному лицу.
Б) Частному лицу.
3. На каких документах ставится гриф утверждения?
А) На документах, указанных руководителем организации.
Б) На документах, определенных законодательством.
В) На всех внутренних документах.
3. Какой вариант реквизита «Подпись» на фирменном бланке оформлен правильно?
а) Директор ЗАО «Мария»
Б) Финансовый директор
В) Главный бухгалтер Директор
Г) Директор
3. Как ставят отметку о поступлении?
А) От руки с указанием входящего номера и даты.
Б) Автоматическим нумератором с указанием названия организации, входящего номера и даты.
в) Штампом с указанием юридического адреса организации, входящего номера и даты.
3. Что проставляет руководитель на входящем документе при его рассмотрении?
А) Подпись.
Б) Резолюцию.
В) Визу.
3. Какие документы не подлежат регистрации?
А) Прайс-листы.
Б) Каталоги организаций-производителей.
В) Поздравительные письма.
Г) Рекламации.
3. Когда на документе проставляется виза согласования?
А) После подписания руководителем.
Б) До подписания руководителем.
В) На экземпляре, предназначенном для подшивки к делу.
3. В каких случаях регистрируются в журнале документы с грифом ограничения доступа?
А) В случае крайней необходимости.
Б) Не регистрируются.
В) Всегда.
3. Когда указывается почтовый адрес в реквизите «Адресат» на служебном письме?
А) Всегда.
Б) В некоторых случаях.
В) Не указывается.
3. Что представляет собой дубликат документа?
а) Копию части документа, необходимую для официального представления в государственные органы.
б) Копию утерянного документа, имеющую юридическую силу подлинника.
3. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?
А) Указания.
Б) Приказы.
В) Решения.
Г) Постановления.
Д) Распоряжения.
3. Какой реквизит не входит в формуляр приказа по основной деятельности?
А) Название организации.
Б) Вид документа.
В) Место издания.
Г) Адресат.
Д) Заголовок к тексту.
3. Какая часть текста приказа является обязательной?
А) Констатирующая.
Б) Распорядительная.
В) Обе.
3. В каком случае регистрируются приказы по основной деятельности?
А) В обязательном порядке.
Б) Регистрируются наиболее важные.
В) Регистрируются по указанию руководителя.
3. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?
А) Да.
Б) Нет.
3. Какая отметка о заверении копии на выписке из приказа оформлена правильно?
А) Верно.
Наименование должности Подпись Расшифровка
Б) Верно.
Наименование должности Расшифровка
Дата
В) Верно.
Наименование должности Подпись Расшифровка
Дата
3. Какие распорядительные документы принимаются коллегиальными органами?
А) Приказы.
Б) Указания.
В) Решения.
Г) Постановления.
Д) Все перечисленные документы.
3. Что является датой протокола?
А) Дата подписания.
Б) Дата заседания.
В) Дата регистрации.
3. Какие документы оформляются при приеме на работу по контракту?
А) Трудовая книжка.
Б) Трудовой контракт.
В) Приказ.
Г) Указание.
Д) Акт.
3. Сколько экземпляров трудового контракта оформляется?
А) 1 экземпляр.
Б) 2 экземпляра.
В) В зависимости от обстоятельств.
3. Что такое номенклатура дел?
А) Список дел организации с указанием сроков хранения.
Б) Список дел организации, передаваемых в архив.
В) Список структурных подразделений организации.
Приложение 1
Документы по организации защиты коммерческой тайны
Открытое акционерное общество «Фирма» (ОАО «Фирма»)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Подпись 00.00.0000
И.О. Фамилия
ПОЛОЖЕНИЕ
об организации работы по обеспечению защиты информации, составляющей коммерческую тайну
Полномочия руководителя Общества в области защиты коммерческой тайны
Организует и контролирует исполнение настоящего Положения.
Утверждает перечень лиц, допущенных к коммерческой тайне Общества.
Принимает решения о внесении изменений и (или) дополнений в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.
3.4. Организует разработку и выполнение мероприятий в области защиты коммерческой тайны Общества.
В пределах своей компетенции решает иные вопросы, связанные с коммерческой тайной, а также ее защитой.
Сведения, составляющие коммерческую тайну
3.6. Сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, определены приложением А к настоящему Положению, являющимся его неотъемлемой частью.
3.7. К сведениям, составляющим коммерческую тайну Общества, не относятся сведения, которые указаны в постановлении Правительства РСФСР от 05.12.91 № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» (приложение Б к настоящему Положению).
3.8. Инструкция об организации оборота документов, содержащих коммерческую тайну, определена приложением В к настоящему Положению.
3.9. Изменение и дополнение указанного перечня сведений допускаются в письменной форме с обязательным ознакомлением работников с внесенными изменениями и дополнениями под роспись. В противном случае обязательства работника по сохранению коммерческой тайны остаются в прежнем виде.
Порядок допуска к коммерческой тайне
Принятие на себя обязательства о неразглашении коммерческой тайны осуществляется работником на добровольной основе.
По инициативе руководителя Общества.
5. Прекращение допуска осуществляется по решению руководителя Общества, которое оформляется в виде приказа в письменной форме и доводится до сведения работника под роспись.
5. Ответственность за разглашение коммерческой тайны
5. За нарушение обязательств о неразглашении коммерческой тайны работник несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством РФ и трудовым договором, заключенным с Обществом.
5. В случае разглашения коммерческой тайны работник обязан возместить Обществу причиненные этим убытки.
5. При обнаружении в действиях работника признаков состава преступления Общество направляет соответствующее сообщение в правоохранительные органы.
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну Общества 1. Производство
3.12. Сведения о структуре Общества, типе и размещении оборудования, запасах товаров, материалов, комплектующих, готовой продукции и другого имущества Общества.
Сведения о коммерческих связях Общества.
Управление
3.13. Сведения о применяемых оригинальных методах управления Общества, системах планирования и контроля.
3.13. Сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства Общества по производственным, коммерческим, организационным и другим вопросам.
Сведения о системе поощрения, аттестации, системе оплаты труда.
Сведения о размере и составе имущества Общества.
11 - 9631
28. Сведения о размере денежных средств Общества, имеющихся на банковских счетах и в кассе, а также их движении.
28. Сведения о системе социальной поддержки работников Общества и ее размерах.
28. Сведения о размере прибыли Общества.
Планы
Сведения о планах расширения или свертывания производства различных видов продукции и их технико-экономическое обоснование.
Сведения о планируемых инвестициях, закупках и продажах.
Сведения о бизнес-планах Общества, планах развития отдельных направлений, отраслей, подразделений.
Совещания
4.1. Сведения о целях, рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний в Обществе, принятых решениях, сотрудниках, принимавших участие в их подготовке и работе.
Рынок сбыта (сектор рынка)
Сведения о применяемых оригинальных методах изучения рынка.
6.4. Сведения о направлениях маркетинговых исследований, результатах рыночной конъюнктуры.
Сведения о рыночной стратегии Общества.
Сведения о применяемых оригинальных методах осуществления продаж.
6.7. Сведения об эффективности коммерческой деятельности Общества.
Сведения о регионах сбыта готовой продукции.
Сведения о клиентах, партнерах.
Сведения об условиях работы с клиентами.
6.11. Сведения о товарообороте Общества, в том числе о размере ежегодной выручки и размере продаж за отдельный период.
6.12. Сведения о наличии товарных запасов, об ассортименте товаров, пользующихся повышенным спросом.
Цены
3.17. Сведения о методах расчета, о структуре, об уровне цен на продукцию и о размерах скидки.
Сведения о периодичности расчетов цен и их методике.
Инвестиции
6.13. Сведения о структуре Общества, типе и размещении оборудования, запасах товаров, материалов, комплектующих, готовой продукции и другого имущества Общества.
6.14. Сведения о подготовке к участию в конкурсе, аукционе и их результатах.
6.15. Сведения о вложении средств в доходные активы (ценные бумаги), в процентные облигации и займы, а также о средствах, внесенных в качестве вкладов в уставный капитал других юридических лиц.
Техника и технология
Сведения об особенностях технологических решений, дающих
экономический эффект,и*
29. Сведения о мерах защиты от всевозможных подделок.
30. Сведения о состоянии программного обеспечения.
31. Сведения об особенностях используемых и разрабатываемых технологий и специфике их применения.
Безопасность
3.19.Сведения о порядке и состоянии организации защиты коммерческой тайны.
3.20. Сведения о порядке и состоянии организации охраны, пропускном режиме, системе сигнализации, перевозках ценных грузов.
Сведения, составляющие коммерческую тайну предприятий- партнеров и переданные на доверительной основе Обществу.
3.22. Сведения о сотрудниках: домашние адреса, телефоны, места работы и телефоны родственников, состав семьи; о руководителях фирмы, прямые телефоны руководителей фирмы.
Приложение В
Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну
Коммерческую тайну Общества не могут составлять:
О учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав;
О документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);
О сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйст- венной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;
О документы о платежеспособности;
О сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
О документы об уплате налогов и обязательных платежах;
О сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РФ и размерах причиненного при этом ущерба;
О сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.
Инструкция
Об организации оборота документов, содержащих коммерческую тайну
Проверка соблюдения режима коммерческой тайны Общества возлагается на службу экономической безопасности и режима.
Обработка документов
37. Изготовление документов с грифом «Коммерческая тайна» производится с разрешения руководителя подразделения только сотрудниками, допущенными к работе с документами данной категории. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается фамилия и телефон исполнителя, количество экземпляров, дата и рассылка, а для документа, исполненного на компьютере, дополнительно имя файла и регистрационный (инвентарный) номер компьютера, на котором выполнен документ.
37. Исполненная (обработанная) документация, а также черновые экземпляры документов сдаются'уполномоченному сотруднику для регистрации и рассылки.
Размножение документации
5.1. Размножение, копирование документации производится с разрешения генерального директора Общества или его заместителей с указанием количества экземпляров и расчетом дальнейшей рассылки через уполномоченного сотрудника.
5.2. Размножение и копирование документации осуществляется через отдел делопроизводства с регистрацией в журнале по соответствующей форме.
Рассылка и отправка документов
38. Рассылка и отправка документов с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется на основании указателя рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров. Указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения.
39. Отправка документов категории «Коммерческая тайна» производится в конвертах (пакетах, упаковках) заказными отправлениями через почтовую связь или курьерами.
Движение документов
3.31.Передача документа с грифом «Коммерческая тайна» от одного сотрудника к другому производится только через уполномоченного сотрудника отдела делопроизводства.
Документы для работы выдаются уполномоченным сотрудником под роспись в журнале учета с указанием номера экземпляра.
3.33. При необходимости передачи документов в электронном виде их передача осуществляется только на дисках и дискетах, зарегистрированных в установленном порядке. Хранение и движение документов с грифом «Коммерческая тайна» в локальных и глобальных электронно-вычислительных сетях в открытом виде запрещена.
Группировка документов
6.16.Документы на бумажных носителях с грифом «Коммерческая тайна» фуппируются для хранения согласно номенклатуре дел по функциональному направлению. На обложке каждого тома проставляется гриф «Коммерческая тайна».
6.17.Все документы, кроме документов на бумажных носителях, фуппируются в ящиках, коробках, дискетницах, обеспечивающих их сохранность, в которые вкладывается опись.
Хранение документов
9.1. Документы с фифом «Коммерческая тайна» хранятся в сейфах (запираемых шкафах). Запрещается хранить документы с фифом «Коммерческая тайна» в местах свободного доступа.
Информация с фифом «Коммерческая тайна», находящаяся в базах данных, влокальных вычислительных сетях, должна быть надежно защищена от несанкционированного доступа. В нерабочее время дискеты с данными «Коммерческая тайна» должны храниться в сейфах.
Уничтожение документов
10.1. Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна», утрачивающих свое практическое значение, а также снятие грифа производится по решению постоянно действующей комиссии с утверждением генеральным директором Общества. Данное решение оформляется актом, который хранится в деле «Коммерческая тайна». В журнале регистрации делается ссылка на соответствующий акт.
Обеспечение сохранности документов
40. Запрещается выносить документы с грифом «Коммерческая тайна» из служебных помещений без разрешения руководителя подразделения.
41. Ежегодно производится проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» комиссией, назначенной приказом генерального директора Общества. В состав комиссии включаются сотрудники службы экономической безопасности и режима, а также отдела делопроизводства. Результаты проверки оформляются актом.
42. По каждому факту утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» проводится служебное расследование сотрудниками службы экономической безопасности и режима. Утрата документа, содержащего гриф «Коммерческая тайна», считается разглашением коммерческой тайны. Сотрудники, виновные в утрате, разглашении и уничтожении документов, содержащих гриф «Коммерческая тайна», несут ответственность, согласно действующему законодательству.
Положение о службе документационного обеспечения управления
Общество с ограниченной ответственностью «Система-ХХ1» (ООО «Система-XXI»)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Подпись 00.00.0000
И.О. Фамилия
ПОЛОЖЕНИЕ
о службе документационного обеспечения управления
Основные задачи
Основными задачами службы ДОУ являются:
Обеспечение документирования управленческой деятельности и организации работы с документами.
Совершенствование форм и методов работы с документами, в том числе с применением современных компьютерных технологий.
Права
Служба ДОУ в лице своего руководителя имеет право:
3.36. Запрашивать и получать из подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
Принимать участие в созываемых руководством организации сове- щанияхдля рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы ДОУ.
3.38.Вносить предложения по совершенствованию работы организации и структурных подразделений по вопросам информационно-аналитической деятельности.
Привлекать с согласия руководства организации сотрудников других подразделений для решения задач, связанных с направлением деятельности службы ДОУ.
3.40.Вносить на рассмотрение руководства организации представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении взысканий.
Проводить проверки состояния документационного обеспечения деятельности структурных подразделений и доводить итоги проверок до руководства подразделений для принятия соответствующих мер.
3.42. Вносить предложения руководству организации о применении мер административной ответственности в случае нарушения подразделениями и лицами установленных правил работы с документами.
3.43. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.
Ответственность
Служба ДОУ в лице своего руководителя несет ответственность за:
Несоблюдение установленного порядка работы с документами в организации.
Утрату, порчу документов организации.
6.20.Нарушение сохранности и конфиденциальности в работе с информацией и документацией организации.
68. Нерациональное распределение обязанностей между сотрудни ками службы ДОУ.
69. Нарушение условий труда работников службы ДОУ.
Взаимоотношения
Служба ДОУ взаимодействует:
С руководством организации - по вопросам организации доку ментационного обеспечения, рассмотрения и исполнения документов организации деятельности службы ДОУ.
3.45. С руководителями подразделений организации - по вопроса* ведения делопроизводства, учета и сохранности документов, организа ции и контроля исполнения документов, подготовки и предоставленш документов и информации, необходимой руководству.
С юридической службой — по правовым вопросам, по вопросач согласования проектов документов.
3.47. Со службой персонала, бухгалтерией — по вопросам расстановка персонала, повышения квалификации, организации и оплаты труда, вынесения взысканий и поощрений работников.
3.48. С административно-хозяйственной службой — по вопросам материально-технического обеспечения и хозяйственного обслуживания.
3.49. Со службой автоматизации — по вопросам внедрения и эксплуатации систем автоматизированной обработки документов.
Приложение 3
Положение о должностной инструкции
Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион»)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Подпись 00.00.0000
И.О. Фамилия
ПОЛОЖЕНИЕ о должностной инструкции
Общие положения
70. Должностная инструкция - основной организационно-распорядительный документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность работника организации при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
71. Цели разработки должностной инструкции:
создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
С повышение ответственности работников за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
С обеспечение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
72. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии со штатным расписанием, с соблюдением требований Трудового кодекса РФ.
73. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции
3.50. В должностной инструкции указывается наименование организации, должности, реквизиты согласования и утверждения.
3.51. Должностная инструкция состоит из разделов:
Общие положения.
Функции.
Приложение 3
Положение о должностной инструкции
Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион»)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Подпись 00.00.0000
И.О. Фамилия
ПОЛОЖЕНИЕ о должностной инструкции
Общие положения
74. Должностная инструкция - основной организационно-распорядительный документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность работника организации при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
75. Цели разработки должностной инструкции:
создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
С повышение ответственности работников за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
С обеспечение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
76. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии со штатным расписанием, с соблюдением требований Трудового кодекса РФ.
77. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции
3.52. В должностной инструкции указывается наименование организации, должности, реквизиты согласования и утверждения.
3.53. Должностная инструкция состоит из разделов:
Общие положения.
Функции.
Должностные обязанности.
Права.
Служебное взаимодействие.
Ответственность.
Оценка работы.
3.54. В разделе I (Общие положения) устанавливаются: задачи работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В этом разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе II (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.
В разделе III (Должностныеобязанности) должны бытьопределе- ны конкретные виды работ, выполняемых работником.
3.57. В разделе IV (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
3.58. В разделе V (Служебное взаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т.п.
3.59. В разделе VI (Ответственность) указывается мера ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, другими локальными нормативными актами и трудовым законодательством РФ.
3.60. В разделе VII (Оценка работы) перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.
3.61. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который служит доказательством того, что работник ознакомился с должностной инструкцией.
Порядок разработки, утверждения и введения в действие должностной
Начальник отдела кадров
£/Гопо&г
О.С. Попова
Оформление должностной инструкции
Образец 1
Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион»)
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись 00.00.0000
И.О. Фамилия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ администратора офиса
Общие положения
Администратор офиса
78. Относится к категории специалистов.
79. При выполнении должностных обязанностей подчиняется непосредственно генеральному директору.
80. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора.
81. На должность администратора офиса назначается лицо с высшим образованием, обладающее хорошими организаторскими способностями, имеющее стаж работы в аналогичной должности не менее 3 лет.
82. В работе администратор офиса руководствуется: действующим законодательством, должностной инструкцией, положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения, указаниями генерального директора и руководителя отдела по работе с персоналом.
Должностные обязанности
Администратор офиса должен:
В области административно-хозяйственной деятельности
3.62.Следить за чистотой и порядком в офисе, контролировать исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя.
3.63. Производить закупку офисной мебели, оборудования, канцелярских и хозяйственных товаров.
3.64. Вести учет приобретенного имущества, оборудования и других материальных ценностей, расхода материалов, контролировать их рациональное использование.
3.65. Проводить совместно с бухгалтерией ежегодную инвентаризацию основных средств.
3.66. Организовывать и контролировать работу уборщицы и работников столовой, вести учет их служебной загрузки.
Решать вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронированием и покупкой билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку.
3.68. Бронировать места для размещения в гостиницах для лиц, прибывающих по приглашению руководства компании.
3.69. Организовывать и осуществлять мероприятия по приему гостей, прибывающих по приглашению руководства компании (встречать, размещать, осуществлять перевод во время переговоров, при необходимости сопровождать в период пребывания, провожать).
3.70. Организовывать поздравления сотрудников, партнеров и клиентов компании с праздничными датами и в других необходимых случаях.
В области организационно-административной деятельности
Готовить проекты приказов, регламентирующих внутреннюю деятельность компании.
Отслеживать и контролировать ведение внутреннего и внешнего документооборота.
Осуществлять подготовку совещаний и всех связанных с этим документов.
3.74. Вести протоколы совещаний с последующей их рассылкой всем участникам совещания и вести контроль за выполнением решений совещаний.
Представительствовать от имени общества в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся к своей компетенции.
4. Ответственность
Администратор офиса несет ответственность за:
6.21.Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
6.23. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательствами Российской Федерации.
6.24. Соблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
Замдиректора Жопо&а О.С. Попова
Юрисконсульт
И.Н. Круглов
00.00.0000
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ менеджера по формированию турпродукта
1. Общие положения
87. Менеджер по формированию турпродукта относится к категории руководителей.
88. На должность менеджера по формированию турпродукта назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее), дополнительную подготовку по направлению «Менеджмент и маркетинг в туризме» и стаж работы в туристской деятельности не менее (1 года; 2 лет; др.).
89. Менеджер по формированию турпродуктов должен знать:
3.82. Закон РФ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», иные нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление туристской деятельности.
Географию стран мира.
3.84. Справочники, периодические издания, научные публикации по туризму, географии, истории, архитектуре, религии, достопримечательностям, социально-экономическому устройству стран и др., туристские каталоги.
3.85. Основные концепции и принципы организации туристской индустрии.
Принципы определения себестоимости турпродуктов.
Схемы работы с отелями, гостиницами, компаниями-перевоз- чиками (авиа, железнодорожными, автобусными, круизными и др.), иными организациями.
Методики формирования турпродуктов.
Основы туристского права.
Порядок оформления договоров и заключения контрактов.
Технику приема контрагентов и проведения переговоров.
Протокол и этикет.
Теорию межличностного общения.
Иностранный язык.
Словарный минимум по тематике туристской индустрии.
Аббревиатуры, принятые в туристской индустрии.
Основы маркетинга и менеджмента.
Е) организаций культуры, спорта и иных организаций, оказывающих услуги культурно-просветительского, культурно-развлекательного и спортивного характера, и иных организаций, оказывающих такие услуги, а также обладателей прав на такие услуги;
ж) страховых организаций, оказывающих услуги по страхованию туристов в период турпоездки, в том числе по страхованию туристов от несчастных случаев и медицинскому страхованию в период турпоездки;
За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион»)
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись 00.00.0000
И.О. Фамилия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ агента по туризму
Общие положения
106. Агент по туризму относится к категории технических исполнителей.
107. На должность агента по туризму назначается лицо, имеющее (высшее, среднее) профессиональное образование, дополнительную подготовку по туристской деятельности (без предъявления требований к стажу, стаж работы не менее (1 года; 2 лет; др.)).
108. Агент по туризму должен знать:
3.105. Закон РФ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», иные нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление туристской деятельности.
Географию стран мира.
Порядок оформления договоров и заключения контрактов по реализации туров.
Правила бронирования билетов и услуг.
3.109. Схемы работы с отелями, гостиницами, компаниями-перевозчиками (авиа, железнодорожными, автобусными, круизными и др.), иными организациями.
Основы туристского права.
Иностранный язык.
3.112. Правила оформления туристской документации (туристических путевок, ваучеров, страховых полисов и др.).
3.113. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
Методики составления отчетности.
109. Назначение на должность агента по туризму и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
110. Агент по туризму подчиняется непосредственно (менеджеру по туризму, иному должностному лицу).
За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион»)
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись 00.00.0000
И.О. Фамилия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря турфирмы
Общие положения
117. Секретарь турфирмы относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется директором.
118. Основными задачами секретаря турфирмы являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
119. Секретарь турфирмы подчиняется непосредственно директору организации.
120. В своей деятельности секретарь турфирмы руководствуется:
Законодательными актами РФ.
Уставом организации.
Положением о функциональных службах организации.
Приказами (указаниями) руководства организации.
3.122. Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.
Настоящей должностной инструкцией.
121. На должность секретаря турфирмы назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
122. Секретарь турфирмы должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся деятельности организации.
6.33. Структуру и руководящий состав организации и ее подразделений, основные организации-партнеры.
Проблемы и состояние международного и внутреннего туризма.
6.35. Организацию работы с документами, методы оформления и обработки документов.
6.36. Порядок оформления деловых писем с использованием типовых форм.
Основы архивного дела.
6.38. Правила эксплуатации средств вычислительной и организационной техники.
Основы организации труда.
Основы трудового законодательства.
123. Правила делового общения.
124. Основы этики и эстетики.
125. Правила внутреннего трудового распорядка.
126. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2. Функции
На секретаря турфирмы возлагаются следующие функции:
Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
3.125. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах организации.
3.126. Документирование деятельности совещательных органов организации.
Вести прием посетителей.
6.49. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
127. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой и обеспечивать их сохранность.
128. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
129. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности организации.
130. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями.
131.Планировать рабочий день директора, курьера и офиса в целом.
4. Права
Секретарь турфирмы имеет право:
Запрашивать у функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения причин задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.129. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации.
3.130. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-2003), международных правил оформления документов (ISO).
Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.132. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
3.133. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.
3.134. Работать с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».
Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.136. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) организации по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Секретарь турфирмы несет ответственность за:
6.50. Низкое качество документов, представляемых на подпись руководству организации, ошибки при подготовке документов.
Секретарь ресепшн подчиняется старшему секретарю.
3.140. В своей деятельности секретарь ресепшн руководствуется:
Законодательными актами РФ.
Уставом организации.
Положением о функциональных службах организации.
Приказами (указаниями) руководства организации.
9.6. Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.
Настоящей должностной инструкцией.
Функции
На секретаря ресепшн возлагаются следующие функции:
137. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
138. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах организации.
139. Документирование деятельности совещательных органов организации.
140. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
Должностные обязанности
В обязанности секретаря ресепшн входят:
3.141. Прием телефонных звонков, электронных сообщений, факсимильных сообщений, почты (в соответствии с Правилами приема информации).
3.142. Обеспечение приема, учета и хранения документной информации.
3.143. Организация централизованного контроля и учета процедур компании:
Заказ переговорных комнат.
Заказ пропусков.
Заказ курьерских служб.
Заказ водителей.
3.144. Прием гостей, организация переговоров, подача напитков и угощений.
Выполнение машинописных, редакционных и множительных работ.
Выполнение программ обзвона, а также прочих поручений.
В соответствии со сложившейся ситуацией или по распоряжению руководителя на секретаря ресепшн могут быть возложены обязанности, не предусмотренные должностной инструкцией, но не противоречащие правилам внутреннего распорядка, техники безопасности и пожарной безопасности.
Потерю или несвоевременную передачу информации, а также за сохранность документации.
Ненадлежащий прием посетителей.
3.150. Неправильное использование переговорных помещений, неточности при заказе пропусков, водителей и курьеров.
3.151. Выполнение планов работ, установленных руководителем, приказов и распоряжений руководителя.
3.152. Соблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
Выполнение правил внутреннего распорядка, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ инспектора по работе с обращениями граждан
Общие положения
144. Инспектор по работе с обращениями граждан относится к категории специалистов.
145. Назначение на должность и освобождение от нее производится в установленном порядке по представлению начальника отдела (далее - отдел) документационного обеспечения.
146. При выполнении должностных обязанностей подчиняется непосредственно начальнику отдела.
147. На должность инспектора по работе с обращениями граждан назначается лицо, имеющее высшее (или среднее специальное) образование либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.
148. Инспектор по работе с обращениями граждан должен знать:
Положение об отделе документационного обеспечения.
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с обращениями граждан.
3.156. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива.
Настоящую должностную инструкцию.
Должностные обязанности
Инспектор по работе с обращениями граждан:
6.58. Принимает и регистрирует (на карточках, на компьютере) обращения граждан, передает их на доклад руководству.
Направляет обращения граждан на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; обращения, требующие исполнения и ответа, ставит на контроль.
6.60. Осуществляет контроль за прохождением и своевременным возвращением исполнителям обращений граждан со всеми документами по их исполнению.
Образец 6
И.О. Фамилия
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись 00.00.0000
Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион»)
149. Формирует исполненные обращения граждан вдела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
150. Осуществляет подготовку обращений граждан к последующему хранению и использованию, передачу законченных производством дел в архив.
151. Осуществляет справочную работу по обращениям граждан.
152. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях компании.
153. Выполняет отдельные поручения начальника отдела.
3. Права
Инспектор по работе с обращениями граждан имеет право:
3.159. Запрашивать от исполнителей своевременного возврата обращений граждан со всеми документами по их исполнению.
Требовать от исполнителей своевременного возврата обращений граждан со всеми документами по их исполнению.
3.161. Вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.
4. Ответственность
Инспектор по работе с обращениями граждан несет ответственность за:
Состояние учета и регистрации обращений граждан.
6.62.Формирование обращений граждан в дела, их подготовку к последующему хранению и использованию.
6.63.Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.
Нарушения внутреннего распорядка предприятия.
5. Взаимоотношения по службе
6.65. Инспектор по работе с обращениями граждан представляет зарегистрированные обращения граждан - начальнику отдела, получаемые обращения с резолюцией руководства - исполнителям.
Инспектор по работе с обращениями граждан в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
6.65. Инспектор по работе с обращениями граждан исполняет обязанности во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.д.).
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
директора гостиницы
Общие положения
154. Директор гостиницы относится к категории руководителей.
155. Директор гостиницы назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке распоряжением вышестоящего органа.
156. На должность директора гостиницы назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности в жилищно-коммунальном хозяйстве не менее 5 лет.
157. Директор гостиницы должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся сферы обслуживания.
Правила содержания жилых и других помещений гостиницы.
3.164.Организацию материально-технического обеспечения; передовой отечественный и зарубежный опыт гостиничного обслуживания.
Порядок составления отчетности о хозяйственно-финансовой деятельности гостиницы.
Формы и системы оплаты труда.
Экономику, организацию труда и организацию гостиничного хозяйства.
Законодательство о труде.
Правила и нормы охраны труда.
158. В период временного отсутствия директора гостиницы его обязанности возлагаются на__________________________________________________ .
Контролировать выполнение плановых заданий, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий, работу подчиненных ему служб и подразделений.
3.172. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности гостиницы, у служб и подразделений предприятия.
Вступать во взаимоотношения со сторонними учреждениями и организациями для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию директора гостиницы.
Представлять интересы гостиницы в сторонних учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к деятельности гостиницы.
4. Ответственность
Директор гостиницы несет ответственность за:
Результаты и эффективность деятельности гостиницы.
166. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также работу подчиненных ему служб и подразделений по вопросам их производственной деятельности.
167. Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ подчиненных служб и подразделений.
168. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений вышестоящего органа.
169. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих уфозу деятельности гостиницы и ее работникам.
170. Необеспечение соблюдения фудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных служб и персоналом.
Начальник отдела кадров 3Z<>p/inct> И.О. Фамилия
Образец 8
Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ
ответственностью «Орион» Генеральный директор
(ООО «Орион») ПодписьИ.О. Фамилия
00.00.0000
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ администратора гостиницы
1. Общие положения
1.1. Админисфатор гостиницы относится к категории специалистов. 1.2. На должность администратора гостиницы назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование — без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности в системе гостиничного обслуживания не менее 2 лет.
Админисфатор гостиницы назначается на должность приказом директора гостиницы.
3.176. Админисфатор гостиницы должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов по вопросам гостиничного обслуживания.
171. Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации.
172. Правила и методы организации процесса обслуживания клиентов.
173. Порядок содержания жилых и других помещений гостиницы.
174. Основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей.
175. Основы экономики, организации труда и управления.
176. Структуру управления гостиницей, права и обязанности работников гостиницы.
177. Законодательство о труде.
178. Правила внутреннего распорядка.
179. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Администратор гостиницы подчиняется (директору гостиницы; иному должностному лицу).
3.178. На время отсутствия администратора гостиницы (отпуск, болезнь, проч.) его обязанности исполняетлицо, назначенное приказом директора гостиницы. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
Администратор гостиницы:
6.68. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию клиентов, созданию для них комфортных условий.
Осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему гостей, соблюдением чистоты в гостинице, регулярной сменой белья в номерах, сохранностью имущества и оборудования.
6.70. Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах, принимает заказы на их выполнение и контролирует их исполнение.
6.71. Дает устные справки, касающиеся гостиницы, расположения городских достопримечательностей, зрелищных, спортивных сооружений и т.д.
Принимает и оформляет необходимые документы.
Осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства организации.
Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании клиентов.
180. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.
181. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принимает меры к их ликвидации.
3. Права
Администратор гостиницы имеет право:
3.179. Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, касающимися его деятельности.
3.180. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.181. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности гостиницы (ее структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя у специалистов и исполнителей информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.183. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, а если нет - то с разрешения директора гостиницы).
3.184. Требовать от руководства гостиницы оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность
Администратор гостиницы несет ответственность за:
6.76.Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6.77. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.78.Причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующими трудовым и гражданским законодательствами Российской Федерации.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
заведующего жилым корпусом пансионата
1. Общие положения
182. Заведующий жилым корпусом пансионата относится к категории руководителей.
183. При выполнении должностных обязанностей подчиняется непосредственно генеральному директору.
184. Назначение на должность и освобождение от нее производятся приказом генерального директора.
185. На должность заведующего жилым корпусом пансионата назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности в жилищно-коммунальном хозяйстве не менее 1 года или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности в жилищно-коммунальном хозяйстве не менее 3 лет.
186. Заведующий жилым корпусом пансионата должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся жилищно-коммунального хозяйства.
Порядок содержания жилых, социально-культурных и бытовых
Помещений жилого корпуса.
3.187. Порядок оформления документов по регистрации отдыхающих.
Положения и инструкции по учету и списанию материальных ценностей.
Правила внутреннего распорядка пансионата.
Порядок и условия эксплуатации технического оборудования жилого корпуса.
Основы организации труда.
Основы трудового законодательства.
Основы этики.
Правила внутреннего трудового распорядка.
3.195. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной зашиты.
187. В своей деятельности заведующий жилым корпусом пансионата руководствуется:
Образец 9
И.О. Фамилия
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись 00.00.0000
Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион»)
188. Уставом.
189. Настоящей должностной инструкцией.
Ответственность
Заведующий жилым корпусом пансионата несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством РФ, за:
3.198. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.
Нарушение внутреннего распорядка предприятия.
Начальник отдела кадров ЭГорпись И.О. Фамилия
Образец 10
Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ
ответственностью «Орион» Генеральный директор
(ООО «Орион») Подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ директора ресторана
Общие положения
Директор ресторана относится к категории руководителей.
Директор ресторана ведет дела от имени учредителя (владельца).
6.81. На должность директора ресторана назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности в системе общественного питания не менее 3 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности в системе общественного питания не менее 5 лет.
Назначение на должность директора ресторана и освобождение от нее производится приказом учредителя предприятия (владельца).
193. Директор ресторана должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации общественного питания.
3.202. Правила производства и реализации продукции (услуг) общественного питания.
Организацию производства и управления рестораном, задачи и функции его подразделений.
3.204. Передовой отечественный и зарубежный опыт организации общественного питания и обслуживания посетителей.
Экономику общественного питания.
Порядок ценообразования.
Организацию оплаты и стимулирования труда.
3.208. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
Правила внутреннего трудового распорядка.
3.210. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты, производственной санитарии и личной гигиены.
194. Директор ресторана в своей деятельности руководствуется:
Уставом предприятия.
Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.213. Вносить на рассмотрение учредителя предприятия (владельца) предложения по улучшению деятельности ресторана и повышению качества оказываемых услуг.
3.214. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Требовать от учредителя предприятия (владельца) оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Ответственность
Директор ресторана несет ответственность:
208. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
208. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующими административным, уголовным и гражданским законодательствами Российской Федерации.
208. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующими трудовым и гражданским законодательствами Российской Федерации.
Начальник отдела кадров ЗГодлгидь И.О. Фамилия
Образец 11
Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ
ответственностью «Орион» Генеральный директор
(ООО «Орион») Подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ администратора зала
Общие положения
3.215. Администратор зала (метрдотель) относится к категории специалистов.
3.216. На должность администратора зала назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности в системе общественного питания не менее 2 лет.
Назначение на должность администратора зала и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению (директора ресторана; иного должностного лица).
3.218. Администратор зала должен знать:
209. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации общественного питания.
210. Правила производства и реализации продукции (услуг) общественного питания.
211. Организацию производства и управления предприятием общественного питания, задачи и функции его подразделений.
212. Правила и методы организации процесса обслуживания посетителей.
213. Ассортимент реализуемых услуг.
214. Основы маркетинга.
215. Экономику общественного питания.
216. Порядок ценообразования.
217. Принципы планировки и оформления помещений, витрин, организации рекламы.
218. Основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей.
219. Передовой отечественный и зарубежный опыт организации общественного питания и обслуживания посетителей.
220. Права и обязанности работников предприятия и режим их работы.
221. Организацию оплаты и стимулирования труда.
222. Законодательство о труде.
223. Правила внутреннего трудового распорядка.
224. Правила и нормы охраны труда.
Администратор зала подчиняется (директору ресторана; иному должностному лицу).
3.220. На время отсутствия администратора зала (отпуск, болезнь, проч.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора организации. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
Администратор зала:
6.85. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей ресторана, созданию для них комфортных условий.
Консультирует посетителей по вопросам предоставления услуг, обеспечивает их ознакомление с ассортиментом имеющихся в наличии блюд и напитков.
Осуществляет контроль за рациональным оформлением зала, барных стоек, витрин и т.д.
Обеспечивает чистоту и порядок в зале.
В пределах своей компетенции сообщать (директору ресторана; иному должностному лицу) обо всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
3.224. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, а если нет - то с разрешения руководства).
3.225. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность
Администратор зала несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
233. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующими административным, уголовным и гражданским законодательствами Российской Федерации.
234. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующими трудовым и гражданским законодательствами Российской Федерации.
Начальник отдела кадров ЗГорпись И.О. Фамилия
Образец 12
Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион»)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ заведующего экспедицией
Общие положения
Заведующий экспедицией относится к категории специалистов
3.227. Заведующий экспедицией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
Заведующий экспедицией подчиняется непосредственно .
3.229. На должность заведующего экспедицией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности экспедитора не менее___________________________ лет.
3.230. Заведующий экспедицией должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся организации делопроизводства.
Структуру предприятия.
Приемы и методы обработки корреспонденции.
Организацию делопроизводства.
Организацию погрузочно-разгрузочных работ.
Порядок приема и сдачи грузов.
Адреса основных поставщиков грузов, их складов.
Формы документов на прием и отправку грузов и правила их оформления.
235. Порядок составления требований на транспорт, особенности транспортировки, складирования, хранения экспедируемых материалов.
236. Порядок регистрации отправителей и получателей грузов, документов и корреспонденции, организацию контроля за их доставкой.
237. Установленную отчетность.
238. Средства механизации труда.
239. Специальное оборудование и инвентарь.
240. Основы экономики, организации труда и управления.
241. Законодательство о труде.
242. Правила внутреннего трудового распорядка.
243. Правила и нормы охраны труда.
В период временного отсутствия заведующего экспедицией его обязанности возлагаются на .
2. Функциональные обязанности
Заведующий экспедицией:
Осуществляет руководство работой экспедиции.
3.232. Организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам.
Составляет инструкции по сопровождению грузов и документов, проходящих через экспедицию.
3.234. Участвует в проверке сохранности упаковки (тары) и наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами, в необходимых случаях - в составлении актов на обнаруженную недостачу или порчу.
3.235. Принимает меры по обеспечению работников экспедиции средствами механизации труда, инвентарем, специальным оборудованием, следит за их правильной эксплуатацией и технически исправным состоянием.
3.236. Осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки, проведением погру- зочно-разгрузочных работ, размещением и укладкой грузов, документов и корреспонденции, правильностью оформления приемосдаточной документации.
Организует работу по ведению учета, составлению отчетности, подготовке справок о соблюдении сроков доставки.
3.238. Обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность грузов, документов и корреспонденции при их транспортировке.
3. Права
Заведующий экспедицией имеетправо:
Давать подчиненным ему сотрудникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
244. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений.
245. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию заведующего экспедицией.
246. В пределах своей компетенции представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, относящимся к деятельности предприятия.
247. Заведующему экспедицией для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
248. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности заведующему экспедицией может выделяться служебный автотранспорт.
4. Ответственность
Заведующий экспедицией несет ответственность за:
Результаты и эффективность производственной деятельности.
3.240. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
Недостоверную информацию о состоянии работы экспедиции.
Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия.
3.243. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками экспедиции.
Пример оформления справки
3.245.Закрытое акционерное общество «Эллис» (ЗАО «Эллис») 123456, Москва, ул. Попова, д. 3 Тел. (495) 222-33-44, факс (495) 222-35-47
3.246.СПРАВКА
3.247. Велихов Александр Михайлович работает в закрытом акционерном обществе «Эллис» (ЗАО «Эллис») в должности менеджера по кадрам с 10 декабря 2004 г. по настоящее время.
Ежемесячная заработная плата работника составляет 18 ООО руб. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется ему с 8 сентября по 5 октября 2008 г.
Справка дана для представления в консульский отдел посольства Норвегии в Москве.
Генеральный директор О.Ф. Крылов
3.251. Главный бухгалтер ^otwaoSa А.А. Соколова
3.252.М.П.
Пример оформления доверенности
3.254.ДОВЕРЕННОСТЬ
3.255. Я, Иванова Мария Ивановна (паспорт серии 45 00 № 654123, выдан ОВД «Свиблово» Москвы 25.04.2002), доверяю Светловой Анне Сергеевне получитьденежный перевод, пришедший на мое имя, в отделении связи 204117 Москвы.
3.256. 05 февраля 2008 г. -Ц&гмо&г М.И.Иванова
Подпись Ивановой М.И. удостоверяю. Начальник отдела кадров
Школы №1115 Журима О.Д.Кузина
Февраля 2008 г.
3.260.М.П.
Пример оформления заявления гражданина
Директору ООО «Заря» О.П. Панову
Кузьминой Наталии Петровны, проживающей по адресу: 123456, Москва, ул. Широкая, д. 5, кв. 8
Тел. (495) 222-44-66
В приказ
Панов
08.04.2008
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять меня на должность секретаря канцелярии с 21 апреля 2008 года с окладом согласно штатному расписанию.
Н.П. Кузьмина
07.043CG8
Главный бухгалтер
Жопо&г Т.М. Попова
07-04.2008
Начальник отдела кадров
c€otcoA Г.М. Соков08.04.2008
Пример оформления заявления работника
Одел рекламы Генеральному директору
ЗАЯВЛЕНИЕ ООО «Метеор»
26.05.2008 Т.С. Ветрову
3of>ocro&>ii, <Ж.£3.
JioCAf, уточнен ил сроков сессии псамутоАишь nfuutafy ОЮгушЬОЛ
26.05.2008
Я являюсь студенткой 3 курса Института туризма и гостеприимства. Прошу предоставить мне учебный отпуск с 02.06.2008 по 25.06.2008. Приложение: справка Института туризма и гостеприимства от
22.05.2008 № 278.
Менеджер сAnfeye&i Ю.А. Лебедева
Начальник отдела кадров
SFoftoacv&a К. В. Горохова
26.05.2008
Пример оформления жалобы
Генеральному директору ЗАО «Тур» г-ну Лобанову И.Н.
от Кругловой Т.М., проживающей по адресу: ул. Широкая, д. 3, кв. 15, Москва, 123456 тел. (495) 323-44-12
ЖАЛОБА
Согласно договору от 04.02.2008 № 43 об оказании туристских услуг, заключенному с Вашей организацией, я, Круглова Татьяна Михайловна, должна была проживать с 15.02.2008 по 25.02.2008 в 4-звездочном отеле г. Анталья. Стоимость проживания, указанная в договоре, составляет 450 долл. США. Но в действительности меня поселили в 2-звездочный отель «Заур» (одноместный номер 111), где стоимость проживания составила 150 долл. США.
Так как заключенный мною и ЗАО «Тур» договор является договором возмездного оказания услуг, то он подпадает под действие Закона РФ «О защите прав потребителей» от 07.02.92 N° 2300-1. В соответствии со ст. 29 Закона при обнаружении недостатков оказанной услуги потребитель вправе потребовать от исполнителя уменьшения ее цены.
На основании изложенного прошу:
Возместить мне разницу в стоимости проживания в одноместном номере 4-звездочного отеля и в одноместном номере 2-звездочного отеля, составляющую (450 - 150) = 300 долларов США, в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на день оплаты.
В случае отказа я буду вынуждена обратиться в суд за защитой своих законных прав.
ЖрулмЖа
10.03.2008
Т.М. Круглова
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 01/07с руководителем службы рекламы и маркетинга (с испытанием; срочный)
Москва 05 апреля 2008 г.
Закрытое акционерное общество «Фирма» (ЗАО «Фирма»), именуемое в дальнейшем «Организация», в лице директора Соловьева Сергея Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Рогожкин Василий Викторович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
Проводить различные мероприятия рекламного характера;
Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.
Работник имеет права, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.
6.99. Организация обязуется:
6.99. Предоставить Работнику работу в соответствии с условиями настоящего трудового договора. Организация вправе требовать от Работника выполнения обязанностей (работ), не обусловленных настоящим трудовым договором, только в случаях, предусмотренных законодательством о труде РФ.
6.99. Обеспечить безопасные условия работы в соответствии с требованиями Правил техники безопасности и законодательства о труде РФ.
Осуществлять обязательное социальное страхование Работника от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
6.99. Ознакомить Работника с требованиями охраны труда и Правилами внутреннего трудового распорядка.
6.99. Организация вправе:
6.99. Поощрять Работника за добросовестный эффективный труд путем выплаты премий, вознаграждений в порядке и на условиях, установленных в Организации, оказывать материальную помощь с учетом оценки личного трудового участия Работника в Организации в порядке, установленном Положением об оплате труда в Организации и иными локальными актами Организации.
Оплачивать в случае производственной необходимости в целях повышения квалификации Работника его обучение.
Требовать от Работника исполнения им трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу Организации.
6.99. Привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Правилами внутреннего трудового распорядка и нормами действующего законодательства РФ.
Режим рабочего времени
3.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 (сорок) часов. Выходными днями являются суббота и воскресенье.
Работа в Организации не производится в следующие праздничные
дни:
И 5 января - Новогодние каникулы;
Января - Рождество Христово;
Февраля - День защитника Отечества;
Марта - Международный женский день;
О 1 мая — Праздник весны и труда;
Мая — День Победы;
Июня-День России;
А) незаконного лишения Работника возможности трудиться;
б) причинения Работнику ущерба в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением им своих трудовых обязанностей;
В) причинения ущерба имуществу Работника;
Г) задержки заработной платы;
Д) в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
В случаях, предусмотренных в законе, Организация обязана компенсировать Работнику моральный вред, причиненный неправомерными действиями Организации.
260. Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им Организации, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.
5. Прекращение трудового договора
5.1. Основанием для прекращения настоящего трудового договора является:
260. соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ);
260. истечение срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ);
260. расторжение трудового договора по инициативе Работника (ст. 80 ТК РФ);
260. расторжение трудового договора по инициативе Организации (ст. 71 и 81 ТК РФ);
260. перевод Работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность) (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
260. отказ Работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества Организации, изменением подведомственности (подчиненности) Организации либо ее реорганизации (ст. 75 ТК РФ);
260. отказ Работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (ч. 4 ст. 74 ТК РФ);
260. отказ Работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч. 3 и 4 ст. 73 ТК РФ);
260. отказ Работника от перевода в связи с перемещением Организации в другую местность (ч. 1 ст. 72 ТК РФ);
260. обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст. 83 ТК РФ);
260. нарушение установленных Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (ст. 84 ТК РФ).
Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых хранится в Организации, а другой - у Работника.
3.275.9. Адреса и реквизиты Сторон
3.276. Организация:
Закрытое акционерное общество
3.278. «Фирма»
3.279. (ЗАО «Фирма»)
3.280. Юридический адрес:
Ломоносовский пр-т, 45,
Москва, 165234
Т. (495) 900-85-45,
Ф.(495)900-85-47
ОКПО 12345678
ОГРН 1234567890123
3.287. ИНН/КПП
3.288. 7654839201/382718293
Директор дГодлшсь С. В. Соловьев
3.290.05.04.2008
3.291.м.п.
3.292. Работник:
3.293. Рогожкин Василий Викторович Дата рождения: 16 января 1970 г. Место жительства: Лесная ул., д. 5, кв. 8, Москва 123456 т. (495) 333-44-55 Паспорт 44 04 № 123654 выдан 01.02.2003 РОВД Тимирязевского р-на Москвы
3.294. Жоупись В.В. Рогожкин05.04.2008
Положение об аттестации работников
Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион»)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Подпись 00.00.0000
И.О. Фамилия
ПОЛОЖЕНИЕ
Аттестационная комиссия имеет право привлекать к своей работе квалифицированных экспертов в различных областях знания, втом числе со стороны, на платной основе, для компетентной оценки пригодности отдельных специалистов занимаемой должности (выполняемой работе).
3. Секретарь аттестационной комиссии не позднее, чем за неделю до даты проведения аттестации представляет в комиссию материалы на каждого аттестуемого работника.
В состав материалов входят копии документов об образовании, повышении квалификации, стаже работы, должностная инструкция работника, характеристика непосредственного руководителя, данные опроса мнения сотрудников ООО, отзывы об аттестуемом работнике со стороны других работников и клиентов Общества, с которыми он соприкасается в своей профессиональной деятельности.
При повторной аттестации к документам прилагается аттестационный лист (приложение).
4. Опрос общественного мнения проводится секретарем или привлеченными специалистами по запросу руководителя структурного подразделения или самого аттестуемого работника среди персонала Общества, с которым он непосредственно контактирует в процессе профессиональной деятельности, в том числе вышестоящего руководства, подчиненных работников, коллег аттестуемого, находящихся с ним на равной ступени управленческой иерархии.
Целью опроса является групповая оценка и самооценка профессиональных, личностных качеств аттестуемого, его способности к коммуникациям, установлению эффективного делового общения в коллективе.
Данные опроса представляются в комиссию в обобщенном виде; анкеты, используемые для проведения опроса, не оглашаются.
5. Работник, подлежащий аттестации, должен быть заранее, не менее чем за две недели до даты проведения аттестации, ознакомлен с представленными в комиссию материалами. Он имеет право представить в комиссию недостающие материалы, которые, по его мнению, могут повлиять на результаты аттестации.
Не менее чем за две недели до даты проведения аттестации аттестуемому работнику предоставляется право ознакомиться с тематикой предстоящего на аттестации собеседования. Примерную тематику собеседования для различных категорий работников составляет секретарь комиссии по согласованию с соответствующими профильными специалистами и утверждает председатель аттестационной комиссии.
3. Порядок проведения аттестации
264. Аттестационная комиссия правомочна при участии в ее заседании не менее двух третей членов комиссии, втом числе непосредственного руководителя аттестуемого работника.
265. Аттестуемый работник обязан присутствовать на заседании комиссии. При неявке без уважительных причин надлежащим образом осведомленного о дате, времени и месте проведения аттестации работника аттестация может производиться в его отсутствие.
266. Аттестация включает в себя следующие этапы:
О изучение членами аттестационной комиссии всех представленных в комиссию материалов;
О характеристика работника его непосредственным руководителем;
О собеседование с работником;
О оценка пригодности аттестуемого работника занимаемой должности (выполняемой работе), составление рекомендаций;
О соответствие аттестуемого должности;
О голосование членов комиссии по результатам аттестации;
А) соответствует занимаемой должности (выполняемой работе);
б) соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через определенный аттестационной комиссией период;
в) соответствует занимаемой должности с заработной платой за особые достижения в работе и уровень профессионализма.
15-9631
г) не соответствует занимаемой должности с последующей переаттестацией или без таковой.
270. Голосование по результатам аттестации осуществляется членами комиссии открытым голосованием в отсутствие аттестуемого работника.
Результаты голосования определяются простым большинством голосов. При равенстве голосов работник признается соответствующим занимаемой должности (выполняемой работе) без изменения ранга.
271. Аттестационная комиссия помимо оценки деятельности аттестуемого вправе составить свои рекомендации работнику, а также в адрес непосредственного руководителя или исполнительного директора.
Аттестационная комиссия может рекомендовать в отношении работника, успешно прошедшего аттестацию, зачислить его в кадровый резерв (резерв на выдвижение), перевести на другую, более ответственную должность с соответствующим повышением ранга, поручить такому работнику наставничество молодежи, обучение вновь принятого персонала, увеличить размер оплаты труда. В рекомендациях комиссии могут быть предложения об обучении, повышении квалификации, переквалификации работника по определенному профилю.
Комиссия может рекомендовать работнику составить личную программу кадрового роста, индивидуальный бизнес-план, программу действий по совершенствованию подходов к выполняемой работе.
272. Результаты аттестации (оценка и рекомендации) заносятся в аттестационный лист, который составляется в одном экземпляре и подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии, принявшими участие в голосовании.
А) оставляет работника в прежней должности;
б) с согласия работника переводит его на другую работу с повышением или понижением в должности;
В) с соблюдением требований трудового законодательства изменяет определенные сторонами условия трудового договора с работником в части изменения объема должностных обязанностей, системы и размера оплаты труда, режима труда и отдыха, предоставляемых льгот и проч.;
277. Трудовые споры, связанные с аттестацией, рассматриваются в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством для рассмотрения индивидуальных трудовых споров (конфликтов).
5. Специфика аттестации отдельных работников
3.296. Аттестация работников руководящего звена Общества производится на основании настоящего Положения с учетом специфики и примерного перечня показателей для оценки квалификации руководителей подразделений (приложение), предусмотренной соответствующими должностными обязанностями.
3.297. Изменение существенных условий трудового договора по инициативе работодателя возможно по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, о чем работник должен быть уведомлен не позднее чем за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).
б. Внеочередная аттестация
6.100. Внеочередная аттестация проводится в отношении руководителей подразделений по решению администрации.
Для работников, выдвинутых в кадровый резерв Общества, может быть проведена внеочередная аттестация по их личному заявлению для выдвижения на вакантные руководящие должности.
Внеочередная аттестация проводится при повторной аттестации, когда работнику установлен срок на устранение недостатков в работе по результатам ежеквартальной аттестации.
Исполнительный директор И.О. Фамилия
Положение о прохождении испытательного срока
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПОЛОЖЕНИЕ о прохождении испытательного срока
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации Подпись И.О. Фамилия00.00.0000
1. Общие положения
278. Испытательный срок - это оценка профессиональной пригодности работника, принятого с испытательным сроком.
279. Целью испытательного срока является проверка соответствия работника поручаемой деятельности непосредственно в рабочей обстановке.
280. Испытательный срок имеет продолжительность не более трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей - шести месяцев. При заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель (ст. 70 ТК РФ).
281. Испытание при приеме на работу не устанавливается для:
0 лиц, избранных по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
Беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет;
Лиц, не достигших 18 лет;
Лиц, избранных на выборную должность на оплачиваемую работу;
О лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;
Лиц, заключающих трудовой договор на срок до двух месяцев;
0 лиц, окончивших имеющее государственную аккредитацию образовательное учреждение начального, среднего, высшего образования, впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение 1 года со дня окончания образовательного учреждения;
Системы оплаты труда, мотивации, льгот, компенсаций и других выплат социального характера (социальный пакет) работников фирмы;
Программы негосударственного пенсионного обеспечения работников, медицинского обслуживания;
Стандарта организации профессионального обучения персонала;
0 организации делопроизводства, порядка подготовки и оформления организационно-распорядительных документов, включая отчетность и контроль исполнения распорядительных документов;
Организации работы по защите персональных данных, коммерческой тайны и обязанностей работника (в отдельных случаях);
Истории фирмы;
Условий профессиональной деятельности.
3.300. В течение трех дней по выходе на работу работника руководитель подразделения:
Знакомит работника с организационной структурой фирмы;
0 знакомит с положением о структурном подразделении и другими локальными актами, регламентирующими деятельность подразделения;
Знакомит под роспись с должностной инструкцией;
0 знакомит со стандартами, инструкциями, схемами и другими документами, необходимыми для успешного осуществления работы;
Овыполнениидругихпроизводственныхзаданий, порученных работнику за время испытательного срока.
Руководитель подразделения и наставник проводят промежуточный контроль оценки пригодности работника.
3.302. Руководитель пишет информационно-аналитическую записку о результатах, достигнутых работником в период испытательного срока, дает заключение «прошел испытательный срок» - «не прошел испытательный срок»; делает заключение о пригодности сотрудника к работе в данной должности; дает рекомендации о повышении (понижении) должностного оклада в пределах максимальных и минимальных размеров в соответствии со штатным расписанием Компании; об изменении или отмене надбавок к должностному окладу; о повышении квалификации.
3.303. Заключение согласовывается с директорами по направлениям, руководителями, которые заинтересованы в данном специалисте, сотрудничали с ним в период испытательного срока. Для руководящего персонала обязательно согласование заключения с начальником ОУП.
Согласованное заключение поступает к начальнику ОУП не позднее чем за 2 дня до окончания испытательного срока работника.
Положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности.
Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.
Под предложением понимается обращение граждан, направленное на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных организаций, не связанное с нарушением прав и законных интересов граждан.
Под заявлением подразумевается обращение граждан в целях реализации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов.
Под жалобой понимается обращение с требованием о восстановлении законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями.
Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти или должностного лица, к которому они адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы, ФИО обращающихся, их адреса, контактные телефоны, дату и личную подпись.
Руководители отделов при необходимости организуют проверки отдельных жалоб с выездом на места, обобщение и анализ писем граждан (отдельно — коллективных и повторных), принимают меры к устранению причин, порождающих жалобы.
По истечении установленных сроков хранения письма фаждан и документы по ним подлежат уничтожению в порядке, установленном государственной архивной службой России.
Пример пресс-релиза в гостиничном бизнесеПресс-релиз отеля «Балчуг Кемпински Москва»
26.06.2007. Шашлычное меню в отеле «Балчуг Кемпински Москва»1 Летом, в неизменную пору шашлыков, кафе «Кранцлер» отеля «Балчуг Кемпински Москва» открывает свою гриль-страничку.
Шашлык... От одного только этого слова текут слюнки и разгорается аппетит. Пряный аромат готовящегося блюда вызывает особые ассоциации - костра, романтики на природе, шумной компании друзей, но в целом - предвкушения особого летнего удовольствия.
В новом шашлычном меню кафе «Кранцлер» представлены как традиционные блюда из мяса и птицы — баранины, курицы и свинины, так и предложения для любителей экзотики - из креветок и гребешков.
Порадуют гостей и оригинальные летние салаты: из маринованной зеленой спаржи, с фенхелем, из рукколы с авокадо и смешанного листового салата. Они прекрасно дополняют меню «Кранцлера».
Сезон шашлыков открыт, и мы ждем гостей в теплой дружеской атмосфере нашего кафе и летней террасы!
Справка: Отель «Балчуг Кемпински Москва»: лучший отель в России в 1999,2000 и 2002 гг. (по опросу Travel Trade Gazette, Russia), дважды лучший российский отель для бизнесменов по рейтингу международной ассоциации «Награды мира» (World Travel Award) 2005 г., ежегодный обладатель премии «Пятизвездочный алмаз» (Five Star Diamond Awards) с 1999 г., отель «Балчуг Кемпински Москва» является одной из самых известных в столице гостиниц класса «люкс». «Балчуг» имеет более чем десятилетний опыт работы в России и является лидером в своей области благодаря высокому уровню обслуживания, безупречной репутации и профессионализму сотрудников. Отель «Балчуг Кемпински Москва» входит в группу отелей Кемпински. Это первый отель Москвы, принятый в ассоциацию «Ведущие отели мира» (Leading Hotels of the World).
Отель «Балчуг Кемпински Москва»: (495) 230-6500, www.kempins- ki-moscow.com
За дополнительной информацией, пожалуйста, обращайтесь:
Отель «Балчуг Кемпински Москва», менеджер по работе со СМИ
Елена Горбунова +7 (495) 230-6500, Helen.Gorbunova@kempinski.com
PR-агентство «Ракурс-РЯ»:
Ульюк Елена (495) 787-9371, ulyuk@press-center.org
Будаева Ольга budaeva@press-center.org
[1] Официальный сайт Службы распространения пресс-релизов http://www.press-release.ru.
305. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник/Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.
305. Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие. М.: РАГС, 2003.
305. Зайцева Н.А. Менеджмент в сервисе и туризме. М.: Форум, 2007.
305. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. - 2-е изд. М.: РИОР, 2007.
305. Перечень типовых управленческих документов, образующихся вдея- тельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархи- вом 06.10.2000 в ред. от 27.10.2003).
305. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М.: Международный центр финансово-экономического развития, 2005.
305. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. М.: Проспект, 2008
305. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М.: Международный центр финансово-экономического развития, 2004.
305. Сервис и туризм: словарь-справочник /Под ред. Ю.П. Свириденко, О.Я. Гойхмана. М.: Альфа-М, 2008.
305. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: А-Приор, 2007.
305. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.
305. Трудовой кодекс Российской Федерации. ФЗ от 31.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 30.06. 2006 № 90-ФЗ).
305. Учредительные документы юридических лиц: практическое пособие. М.: Юринформцентр, 2003.
305. Янковая В.Ф. Секретарь-референт высокой квалификации. Язык и стиль управленческой документации. М.: Академия, 2007.
Введение............................................................................................................... 5
Глава i. роль и место
ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В РАБОТЕ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ ... 8
306. Нормативно-методическая база документационного обеспечения
Управления.......................................................................................................... 8
307. Основные понятия о документе, системах документации 9
308. Стандартизованные термины с определениями (извлечение из ГОСТ
Делопроизводство и архивное дело)................ ............................ 12
Контрольные вопросы..................................................................................... 16
Глава 2. правила оформления документов..................................... 17
Понятие и состав реквизитов 17
Требования к бланкам документов 20
Оформление реквизитов документов 24
Составление и оформление организационно-распорядительных
Документов; деловая переписка..................................................................... 50
Контрольные вопросы..................................................................................... 83
Глава 3. технологии работы с документами................................. 86
Организация документооборота 86
Формирование и оформление дел 98
Оперативное хранение дел 101
Контрольные вопросы................................................................................... 102
Глава 4. локальные нормативные акты........................................... 104
Общие положения 104
Специфические особенности Л НА 107
Контрольные вопросы................................................................................... 109
Глава 5. управление документацией
(документационный менеджмент)................................ 111
Основы документационного менеджмента.................................................... 111
Служба документационного обеспечения управления................................. 116
Организация управления документацией на предприятиях туризма и
Гостиничного бизнеса..................................................................................... 127
Контрольные вопросы................................................................................... 146
Задания для самостоятельной работы.......................................... 147
Тесты 150
Приложение I. Документы по организации защиты коммерческой тайны . . 156 Приложение 2. Положение о службе документационного обеспечения
Управления...................................................................................................... 169
Приложение 3. Положение о должностной инструкции....................................... 173
Приложение 4. Оформление должностной инструкции....................................... 176
Приложение 5. Пример оформления справки...................................................... 209
Приложение 6. Пример оформления доверенности............................................. 210
Приложение 7. Пример оформления заявления гражданина.............................. 211
Приложение 8. Пример оформления заявления работника................................ 212
Приложение 9. Пример оформления жалобы...................................................... 213
Приложение 10. Трудовой договор с руководителем службы рекламы и
Маркетинга (с испытанием; срочный).......................................................... 214
Приложение 11. Сведения о работнике в трудовой книжке . . . ......................... 222
Приложение 12. Положение об аттестации работников . . . . .............................. 223
Приложение 13. Положение о прохождении испытательного срока.................. 228
Приложение 14. Положение о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам фаждан.................................................... • • 232
Приложение 15. Пример пресс-релиза в гостиничном бизнесе............................ 236
Библиографический список 237
Учебное издание
Гущина Инна Александровна, Зайцева Наталья Александровна
Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме
Учебное пособие
Оформление художника! Л/. £. Зайцева \ Художественный редактор А.В. Антипов Компьютерная верстка А. В. Антипов Корректор Л.Н. Семенова
Подписано в печать 17.07.08. Формат 60 х 90/16. Бумага офсетная. Печ. л. 15,0. Усл. печ. л. 15,0. Уч.-изд. л. 14,56. Тираж 2000 экз. Заказ № 9631.
Издательский дом «Альфа-М»Адрес:127282, Москва, ул. Полярная, д. 31вТел./факс.(495) 363-4270(573)E-mail:alfa-m@inbox.ru
Издательский Дом«ИНФРА-М»Адрес:127282, Москва, ул. Полярная, д. 31в
По вопросам приобретения книг обращайтесь:
• Отдел продаж «ИНФРА-М». 127282, Москва, ул. Полярная, д. 31в,тел.(495) 363-4260; факс(495) 363-9212; e-mailbooks@infra.ru
• Центр комплектования библиотек. 119019, Москва, ул. Моховая, д. 16 (кор. К, Российская государственная библиотека), тел.(495) 202-9315
• Магазин «Библиосфера» (розничная продажа). 109147, Москва, ул. Марксистская, д. 9, тел.(495) 670-5218, (495) 670-5219
Отпечатано с готовых диапозитивов в ОАО ордена «Знак Почета» «Смоленская областная типография им. В. И. Смирнова». 214000, г. Смоленск, проспект им. Ю. Гагарина, 2.
– Конец работы –
Используемые теги: Обеспечение, управления0.036
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Обеспечение управления
Если этот материал оказался полезным для Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Твитнуть |
Новости и инфо для студентов