Реферат Курсовая Конспект
Организационные документы - раздел Менеджмент, Обеспечение управления Организационные Документы — Комплекс Взаимосвязанных Документов, Определяющи...
|
Организационные документы — комплекс взаимосвязанных документов, определяющих структуру, функции и задачи предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и работников предприятия. Документам этой группы присущи следующие общие характерные черты:
¨ подготовке организационных документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования;
¨ введение организационных документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем в зависимости от категории документа - руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения;
¨ организационные документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационных документов подвергается переработке примерно один раз в 4—6 лет. Значительно чаще (в среднем один раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. Внесение изменений и дополнений в организационные документы производится приказом распоряжением) руководителя организации;
¨ организационные документы — документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов;
¨ для абсолютного большинства организационных документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.
К наиболее распространенным организационным документам относятся: учредительные документы (учредительный договор, устав), положение о структурном подразделении организации, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.
Устав — правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Уставы оформляются на стандартных листах бумаги. Устав должен содержать: о полное и сокращенное фирменные наименования организации;
¨ наименование вида документа (УСТАВ);
¨ дату (датой устава является дата его утверждения);
¨ номер;
¨ место издания (город);
¨ заголовок к тексту (Устав — чей?);
¨ гриф утверждения;
¨ текст;
¨ подпись.
Текст устава состоит из определенных разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):
1. Общие положения.
2. Цели, задачи, предмет деятельности.
3. Правовой статус.
4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).
5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).
6. Учет и отчетность.
7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.
8. Права и обязанности участников.
9. Порядок ликвидации и реорганизации.
Уставы государственных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).
Уставы коммерческих предприятий утверждают владельцы, коллективы при регистрации.
Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.
Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.
Особенностью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава, проставляемой на титульном листе.
Она включает:
¨ наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых юридических лиц;
¨ дату регистрации;
¨ государственный регистрационный номер.
Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
¨ Титульный лист Положения оформляется на общем бланке организации, на котором указываются:
¨ полное официальное наименование организации; : наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ); :
¨ дата (датой является дата его утверждения руководителем или
¨ вышестоящим органом) и номер документа;
¨ место составления (написания);
¨ заголовок к тексту документа, отвечающий на вопрос «о чем?» (например: «Положение об аттестации»)', гриф утверждения;
¨ текст;
¨ подпись разработчика (руководителя подразделения);
¨ печать (при необходимости);
¨ визы согласования.
Текст может состоять из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Задачи и функции.
3. Управление и структура.
4. Права и обязанности.
5. Контроль деятельности,
6. Служебные контакты.
7. Ответственность.
Пример оформления положений о службе ДОУ представлен в приложении 2.
Инструкция по отдельному виду деятельности — нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организации, подразделений организации и должностных лиц.
Инструкции могут издаваться: органом государственного управления, отраслевым органом управления, муниципальным органом управления, руководством организации.
Инструкции бывают двух видов — типовые, разрабатываемые для однотипных организаций, структурных подразделений, и индивидуальные, разрабатываемые для конкретной организации, структурного подразделения.
Инструкция должна содержать:
¨ наименование организации;
¨ наименование вида документа (ИНСТРУКЦИЯ);
¨ дату (датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом) и номер;
¨ место составления (написания);
¨ заголовок к тексту;
¨ гриф утверждения;
¨ текст;
¨ подписи составителей;
¨ печать (при необходимости);
¨ визы.
Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к приказу.
Должностная инструкция — основной организационный документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность работника организации при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности. Ее значение состоит в том, что она имеет силу юридического документа.
Различают должностные инструкции типовые и конкретные.
Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть типовая должностная инструкция кассира.
Должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить обезличенный характер и объявляться работнику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
Как правило, должностная инструкция не составляется на категорию служащих «руководители» (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».
Составление должностных инструкций обязательно только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям должностные инструкции могут быть весьма полезны. Например: известны случаи, когда уволенные по каким-либо причинам работники обжаловали действия администрации в суде, ссылаясь на то, что они не были официально предупреждены о круге их должностных обязанностей.
Должностные инструкции служат основой при аттестации персонала, при увольнении работника в период испытательного срока, при проведении сокращения численности или штата работников.
Наличие должностных инструкций в организации позволяет:
¨ разрешать трудовые споры внутри организации без привлечения государственных органов;
¨ равномерно распределять обязанности между работниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и главным бухгалтером), избегать дублирования обязанностей;
¨ работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.
Недостатком должностных инструкций можно считать сложность разработки оптимального документа.
Разрабатывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, визируется юрисконсультом организации и кадровой службой, утверждается руководителем организации или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:
¨ наименование организации, разработавшей инструкцию;
¨ наименование вида документа (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ);
¨ дату и номер;
¨ заголовок к тексту (отвечает на вопрос «кого?», например: «Должностная инструкция бухгалтера»)-,
¨ гриф утверждения;
¨ текст;
¨ подпись разработчика;
¨ печать (при необходимости);
¨ визы согласований.
Существует несколько методик составления должностных инструкций. Возможна методика, состоящая из четырех разделов:
1. Основные задачи.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
В наибольшем объеме должностная инструкция может содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Служебное взаимодействие.
7. Оценка работы.
Необходимость в пересмотре должностной инструкции возникает в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ.
Одним из обязательных реквизитов должностной инструкции является отметка об ознакомлении работника с должностной инструкцией. Существуют два подхода:
1) Должностная инструкция составляется в двух экземплярах и более, один из которых передается работнику;
2) Должностную инструкцию составляют в одном экземпляре, а для текущей работы с подлинника снимают копии и передают одну из них работнику. В этом случае ознакомление оформляется отдельным листом, который является неотъемлемой частью должностной инструкции. Например, так оформляется ознакомление с должностной инструкцией в таможенных органах.
Лист ознакомления составляют по следующей форме.
лист
ознакомления с должностной инструкцией
№ п/п | Ф.И.О. работника, назначаемого на должность | Дата и подпись работника после ознакомления с инструкцией и получения ее копии | Дата и номер приказа о назначении на должность | Дата и номер приказа об освобождении от занимаемой должности |
Сидоров Алексей Павлович | 03.05.2007 (подпись) | 04.05.2007 №45 | 15.04.2008 №46 | |
Андреев Сергей Ильич | 07.09.2007 (подпись) | 07.09.2007 № 124 | ||
Светлова Алла Петровна | 03.03.2008 (подпись) | 03.03.2008 № 15 |
Лист ознакомления рассчитывается на число работников, до сведения которых будет доводиться должностная инструкция в течение времени ее действия.
Утвержденную инструкцию и лист ознакомления нумеруют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа делается запись:
B дайной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью_________ листов.
число листов
Руководитель или уполномоченное им лицо подписывает запись и указывает дату.
Правила составления должностной инструкции представлены в приложении 3, а примеры оформления должностных инструкций — в приложении 4.
Распорядительные документы
Основное назначение распорядительных документов — обеспечить реализацию поставленных перед органом управления задач и получить максимальный эффект не только
от своей деятельности, но и деятельности организаций, входящих в его систему.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. Основанием для их издания может быть:
¨ необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;
¨ о необходимость решения оперативных задач, стоящих перед органом управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения), т.е. на основе решений, принимаемых правлением, собранием, советом, коллегией;
2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (распоряжения, приказы, указания и т.д.), когда власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях решения производственных задач. Приказы делятся на две группы — приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
К приказам по основной деятельности относятся приказы: по организации работы организации, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции, другим производственным вопросам (например: о распределении служебных помещений, о нарушении правил транспортирования грузов, о создании рабочей группы по проекту, о премировании работников, о мерах по улучшению пожарной безопасности и т.п.).
По поручению руководителя проекты приказов подготовляются специалистами организации после изучения сути вопроса и сбора необходимой информации.
Приказы оформляются на общем бланке организации или бланке приказа и имеют следующие реквизиты:
¨ наименование организации — автора документа;
¨ наименование вида документа (ПРИКАЗ);
¨ дату, номер;
¨ место составления;
¨ заголовок к тексту;
¨ текст;
¨ подпись.
Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например: «О реорганизации предприятия».
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей — констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части указывают основания издания приказа (решения совета директоров, производственная необходимость). Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях...», «На основании...», «Во исполнение...». Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ», после которого ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Если исполнителю дается постоянное поручение, то срок исполнения в приказе может отсутствовать. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если контроль за выполнением приказа осуществляет руководитель организации, пункт о контроле в приказе отсутствует.
При необходимости в приказе перечисляют ранее изданные'документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.
Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части не в отдельном реквизите «Приложение», а в скобках в соответствующих пунктах.
Проект до подписания подлежит согласованию путем .визирования у всех заинтересованных лиц, а также в структурных подразделениях и у должностных лиц, которых он касается.
Приказ поличному составу — правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между гражданами и органами управления. Такие приказы готовят отделы кадров или, если такой отдел не предусмотрен структурой организации, должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам. Приказы по личному составу фиксируют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т.д. В 2004 г. утверждены новые унифицированные формы большинства приказов по личному составу, что позволило внести единообразие в структуру текста.
Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
¨ наименование организации — автора документа;
¨ наименование вида документа (ПРИКАЗ);
¨ дата и номер приказа;
¨ место издания, заголовок к тексту;
¨ текст; о подпись;
¨ визы согласования;
¨ отметка об ознакомлении с приказом работника;
¨ отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В тексте указываются: ФИО работника (полностью), наименование структурного подразделения, профессия (должность), предпринимаемое действие (УВОЛИТЬ, ПРИНЯТЬ и т.д.), с какого числа. В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной создания приказа.
Приказы нумеруются в течение календарного года. Номер пишут с добавлением индекса «к» или «л/с», что значит: приказ по кадрам. Приказы визируют заместитель директора по кадрам, руководитель отдела кадров, руководитель отдела, в котором работает работник, бухгалтер, а приказы об увольнении или дисциплинарных взысканиях — еще и юрист. Работника необходимо ознакомить с приказом под роспись.
Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в приказе указывается иная дата его вступления в юридическую силу (например: приказ подписан 10 мая, а увольнение работника должно быть произведено 25 мая).
Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения составляются в основном по вопросам:
¨ информационно-методического характера;
¨ повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;
¨ связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:
О распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; О применении правил работы с конфиденциальными документами; О передаче дел и документов увольняемыми работниками; О проведении ежегодной диспансеризации работников и т.п.
Составляются и оформляются распоряжения аналогично приказам по основной деятельности. Распоряжение должно содержать:
¨ наименование организации;
¨ наименование вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ);
¨ дату, номер;
¨ место изготовления;
¨ заголовок к тексту;
¨ текст;
¨ подпись.
Текст распоряжения также состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть начинается глаголом «ПРЕДЛАГАЮ» (ОБЯЗЫВАЮ), который в тексте распоряжения часто опускают, указывая только действие, например: «Всем сотрудникам пройти инструктаж».
Распоряжения подписывают руководитель или заместители руководителя организации.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа; составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов. На оформление протокола совещания обычно отводят 3-5 дней.
Проект протокола визируется работниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение.
Подписывают протокол председатель и секретарь собрания. В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления).
Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Протокол должен иметь следующие реквизиты:
¨ наименование организации;
¨ наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);
¨ дата и номер; о указание места издания;
¨ заголовок к тексту;
¨ текст;
¨ подписи.
Датой протокола является дата проведения собрания. Номер протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т.д.).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря собрания и присутствующих — до 10 человек. Если присутствующих больше, то составляется список на отдельном листе, оформляемый как приложение (как и представленные на рассмотрение материалы). Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
– Конец работы –
Эта тема принадлежит разделу:
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ... Обеспечение управления... В социально культурном...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Организационные документы
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Твитнуть |
Новости и инфо для студентов