Реферат Курсовая Конспект
Информационно-справочные документы - раздел Менеджмент, Обеспечение управления Акт - Документ, Составленный Несколькими Лицами (Комиссией, Постоянно Действу...
|
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей) и подтверждающий конкретные факты или действия. Акты составляются в различных ситуациях и имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту, акт приема-передачи документов, акт списания материалов, акт ревизии, акт о нарушении техники безопасности и т.д.
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортирования. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).
Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.
Акт должен иметь следующие реквизиты:
¨ наименование организации (структурного подразделения);
¨ наименование вида документа (АКТ);
¨ дата и номер;
¨ заголовок к тексту;
¨ текст;
¨ подписи;
¨ печать (для важных и внешних актов);
¨ приложения (при наличии копий подтверждающих документов).
После текста и отметки о наличии приложений указываются сведения о числе экземпляров акта и месте их нахождения.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении (реквизит 22).
Докладная записка — документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка - документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри организации. Этот документ официально не принят, т.е. не включен в классификацию документов, но широко используется.
Докладная записка может быть внутренней и внешней. Внутренняя докладная (служебная) записка — документ дело вой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами; составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен устно, и печатается на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.
Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации с информацией о фактах, событиях, требующей принятия решения; составляется на общем бланке организации.
Докладная (служебная) записка должна иметь следующие реквизиты:
¨ наименование структурного подразделения — автора документа;
¨ наименование вида документа;
¨ адресат;
¨ дата;
¨ номер (необязательный реквизит);
¨ заголовок к тексту;
¨ текст;
¨ подпись.
Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем организации, внутренние — автором.
Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события.
К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу и дополняют либо поясняют его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты, оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем организации.
Вторая группа объяснительных записок составляется работниками для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они составляются на простых листах бумаги, где указываются:
¨ структурное подразделение, где работает сотрудник;
¨ наименование вида документа;
¨ адресат;
¨ дата составления;
¨ заголовок к тексту;
¨ текст;
¨ с подпись.
Объяснительные записки могут иметь приложения.
Справка — документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий. Справки бывают двух видов: справки по производственным вопросам и справки по запросам граждан.
Справки по производственным вопросам могут быть внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации, и внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.
Справки по производственным вопросам внешние составляются на общем бланке организации, где указываются:
¨ наименование организации — автора документа;
¨ наименование вида документа (СПРАВКА);
¨ заголовок к тексту;
¨ текст;
¨ адресат;
¨ дата;
¨ номер (при необходимости);
« подпись руководителя организации; : печать (при необходимости).
Справка, содержащая сведения финансового характера, подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй — подшивается вдело.
Справки по производственным вопросам внутренние составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А4; имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати; подписываются исполнителем.
Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5. Организациям часто приходится выдавать однотипные справки, подтверждающие, что этот человек действительно работает в данной организации; что он получает определенную заработную плату; что отпуск у него запланирован на конкретный период года, поэтому целесообразно разработать специальные трафаретные бланки для справок с частично внесенной в них информацией
и пустыми строками, в которые затем будут вписываться нужные данные.
Куда бы ни направлялась справка, в ней должны присутствовать обязательные реквизиты, придающие документу юридическую силу:
¨ наименование организации, выдавшей справку. Данные об организации указываются полностью, без сокращений;
¨ наименование организации, в которую направляется справка (адресат). Если наименование адресата в точности неизвестно (например, работнику нужна справка для организации, полного наименования которой он не знает), можно не указывать адресата в правом верхнем углу документа, а написать в тексте самой справки, куда она предназначается, например: «Справка дана для представления по требованию»;
¨ наименование вида документа (СПРАВКА);
¨ регистрационный номер и дата выдачи;
¨ подпись. Справки подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. На практике справки, выдаваемые работникам для представления в другие организации, подписывает начальник отдела кадров. Если в справке есть сведения финансового характера, на ней обязательно должна стоять подпись главного бухгалтера;
¨ печать. На справке ставится круглая печать организации или печать отдела кадров.
Справки учитывают в специальном журнале или книге, где необходимо фиксировать дату выдачи справки, ее краткое содержание, кому она выдана и в какую организацию должна быть представлена. В журнале предусматривается графа для личной подписи работника в получении справки. Копии выданных справок целесообразно оставлять в отделе кадров.
Пример оформления справки представлен в приложении 5.
Доверенность — документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).
Доверенности могут быть служебными и личными.
Служебная доверенность составляется от имени организации (на бланке доверенности), подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью.
Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится) или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок ее действия не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает следующие реквизиты:
¨ наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
¨ ФИО, паспортные данные лица, выдавшего доверенность (доверителя);
¨ ФИО лица, которому выдана доверенность (доверенного лица);
¨ содержание доверенности;
¨ подпись лица, выдавшего доверенность;
¨ дата выдачи доверенности;
¨ должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя, дату удостоверения подписи; в печать.
Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению:
¨ при наличии подчисток, следов правки, приписывания или зачеркивания слов;
¨ при оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть только отметка о заверении).
Пример оформления доверенности представлен в приложении 6.
Заявление — официальное обращение, личное или коллективное, которое подается в целях реализации права или законного интереса гражданина или для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий.
Оформление личных заявлений зависит от того, работает ли заявитель в данной организации или нет. Поэтому для удобства эти документы называют «заявление работника» или «заявление гражданина».
В любом случае состав реквизитов заявления будет следующим: о автор; о адресат;
¨ наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);
¨ дата составления;
¨ текст;
¨ отметка о наличии приложений;
¨ подпись;
¨ визы;
¨ резолюция.
Автор в заявлении гражданина указывается ниже реквизита «адресат» в верхнем правом углу и включает фамилию, имя и отчество заявителя, которые пишутся полностью в родительном падеже без предлога «от», а также его домашний адрес и при необходимости номер телефона.
В заявлении работника автором является структурное подразделение, в штате которого он состоит. Если работник подчинен непосредственно руководителю организации или внутри нее не существует структурных подразделений, указывается наименование организации. Оно проставляется в верхнем углу листа от границы левого поля.
Адресат помещается в верхнем правом углулиста и включает наименование должности руководителя, его инициалы и фамилию в дательном падеже.
Название вида документа оформляется прописными буквами в заявлении гражданина — посередине строки, в заявлении работника — слева после названия структурного подразделения или организации.
Датой заявления является дата его составления. В заявлении гражданина она располагается под реквизитом «подпись» от границы левого поля; дата может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом. На заявлении работника дата обычно обозначается цифровым способом и располагается от левого поля после указания вида документа.
Текст заявления пишется на стандартном листе формата А4, как правило, от руки, от первого лица, в произвольной форме. Логическая структура в зависимости от характера текста может включать вводную часть с изложением обстоятельств — причин написания документа и вывод, содержащий просьбу или предложение автора, или только вывод, в котором формулируется суть заявления.
Для большинства заявлений текст достаточно типичен (о переводе, об отпуске, увольнении, изменении фамилии и т.д.). Для подобных типовых ситуаций во многих организациях разрабатываются трафаретные формы заявлений, где работники заполняют лишь переменные реквизиты.
Еще совсем недавно будущий работник писал заявление о приеме на работу. С введением Трудового кодекса РФ (взамен КЗоТ) заявление о приеме на работу утратило свою обязательность, так как основанием для издания приказа о приеме нового работника является трудовой договор. Именно в трудовом договоре указываются оклад, место жительства и др. Но многие кадровые специалисты предлагают поступающим на работу собственноручно писать такое заявление на имя первого лица организации. Эта практика не нарушает закона и связана с тем, что на заявлении в отличие от трудового договора удобно проставлять визы непосредственного руководителя, руководителя организации.
После оформления приема на работу заявление работника вместе с одним экземпляром трудового договора, который хранится у работодателя, и заверенной работником отдела кадров копией приказа о приеме на работу подшивается в личное дело работника.
Заявление об увольнении или переводе на другую работу следует оформлять в соответствии с требованиями ГОСТа.
Отметка о наличии приложений указывается в том случае, если прилагаемый документ (или его копия) служит подтверждением прав заявителя.
Подпись автора на заявлении гражданина обычно состоит из личной подписи и ее расшифровки. На заявлении работника в реквизит «подпись» входят наименование его должности, личная подпись, ее расшифровка.
Виза должностных лиц, заинтересованных в решении вопросов и уполномоченных на это, включает должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату.
Резолюция руководителя содержит результат рассмотрения документа руководством организации. Она размещается под реквизитом «адресат».
Несмотря на то что законодательство и юридическая литература разделяют понятия «заявления», «жалобы», «предложения» и обобщенно называют их «обращения граждан», очень часто все эти документы оформляются в виде заявлений.
Примеры оформления заявлений представлены в приложениях 7, 8.
Претензия (жалоба) — досудебный документ урегулирования разногласий между сторонами, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Поскольку законодательство РФ содержит лишь наиболее общие указания о претензионном порядке урегулирования разногласий между сторонами по договору, то при подготовке письменных претензий представляется целесообразным применять требования ст. 102 «Форма и содержание искового заявления» Арбитражного процессуального кодекса РФ (от 24.07.2002), а также рекомендации, имеющиеся на этот счет в СПС «Гарант».
В соответствии с указанными рекомендациями письменная претензия должна иметь следующие реквизиты:
¨ наименование адресата;
¨ наименование адресанта (отправителя);
¨ наименование вида документа (ПРЕТЕНЗИЯ, ЖАЛОБА);
¨ заголовок к тексту;
¨ текст;
¨ отметка о приложении;
¨ подпись;
¨ дата.
Как правило, оформление первых трех реквизитов не вызывает затруднений. При оформлении заголовка к тексту следует конкретно указать, о чем идет речь, например об уплате штрафа, о возмещении ущерба, возврате денежных сумм или товара в натуре и т.д. В тексте претензии отражают следующие вопросы:
¨ на чем основаны отношения сторон (договор, гарантийное письмо, иные обязательства, предусмотренные законодательством РФ);
¨ что именно нарушено потенциальным ответчиком и в какой мере;
¨ ссылки на положения законодательства РФ, регулирующие отношения сторон в сложившейся ситуации (статьи Гражданского кодекса РФ, ведомственных или местных норматив- но-правовых актов и т.п.);
¨ ссылки на конкретные условия обязательств, нарушение которых вызвало претензионное требование (в необходимых случаях с приложением копий или выписок из соответствующих документов);
¨ сумма требований с расчетом (если расчет претензионных требований занимает много места, его следует вынести в приложение);
¨ информация о намерениях адресанта в случае невыполнения требований, изложенных в претензии.
Претензия подписывается заявителем. Объем претензии не должен превышать двух машинописных страниц. Всю необходимую дополнительную информацию следует оформить в виде приложений. Претензия оформляется на листе писчей бумаги формата А4 или на бланке организации установленного образца и высылается в адрес заказным письмом с уведомлением.
Пример оформления претензии (жалобы) представлен в приложении 9.
Обращения граждан. Порядок работы с обращениями установлен нормативными документами. Вопросы, поставленные в обращении, решаются в сроки, установленные законодательством.
Все обращения регистрируются в день их поступления в учетных формах; на обращении ставятся: дата поступления; входящий номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа, например: № Н-48. Штамп с регистрационным номером проставляется на середине нижнего поля первой страницы обращения.
Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы; по ним приняты необходимые меры; даны ответы, соответствующие действующему законодательству.
– Конец работы –
Эта тема принадлежит разделу:
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ... Обеспечение управления... В социально культурном...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Информационно-справочные документы
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Твитнуть |
Новости и инфо для студентов