рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Общие правила служебной переписки

Общие правила служебной переписки - раздел Менеджмент, Обеспечение управления Выход На Внешний Рынок Связан С Необходи­мостью Соблюдения Определенных Этиче...

Выход на внешний рынок связан с необходи­мостью соблюдения определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят правила ве­дения деловой переписки, выполнение которых поможет вы­годно представить деятельность организации, избежать недо­разумений, наладить долгосрочные контакты и в конечном счете способствовать коммерческому успеху.

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80 % общего объема документации и является основным сред­ством управленческой коммуникации.

За рубежом формальным сторонам корреспонденции уде­ляется больше внимания, чем у нас. Чтобы не испортить отно­шения с иностранными партнерами или друзьями, следует строго придерживаться правил этикета переписки.

Первое письмо должно создать благоприятное впечатление об организации, ее деятельности и об авторе лично, хотя на рассылку письма-предложения отвечают, как правило, лишь 5—8 % адресатов. Вероятность получить ответ больше в том случае, если отправить готовые конверты с адресом, а адресату нужно просто пометить соответствующий вариант, чем, если бы ему пришлось писать письмо самому.

В основе почти всех правильно составленных документов лежат определенные правила. Структура письма имеет четыре смысловых блока:

¨ первый - предназначен для привлечения внимания читающе­го. В начале письма следует постараться пробудить любопытст­во адресата (например, предложить снижение цен и т.д.);

¨ второй — направлен на повышение интереса к содержанию текста. Акцент здесь должен делаться на описание товара и со­общение о его высоком качестве или положительных результа­тах, полученных при его использовании;

¨ третий — текст, который должен вызвать у адресата желание

¨ приобрести предлагаемый товар;

¨ четвертый — указание на конкретный поступок, который сле­дует совершить адресату.

В деловом письме даже незначительное отступление от правил может сделать его юридически неправомочным. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, доста­точно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.

Текст послания должен быть корректным. Следует исполь­зовать коммерческую лексику, четко выражать мысль и не до­пускать двояких токований.

В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и, наоборот, отрицательное решение, как советуют психологи, лучше помешать в конце письма. Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера.

Следует включать в письмо постскриптум (P.S.) и поме­шать в этот раздел наиболее важную информацию. Психологи считают, что люди, получившие письмо, сначала читают при­ветствие, а потом постскриптум. Поэтому в P.S. следует обри­совать самые заманчивые выгоды, приглашения к действию, все то, что создает ощущение необходимости и безотлагатель­ности. Некоторые пишут P.S. от руки, чтобы показать адресату, что отправитель послал ему личное, индивидуальное письмо, а не отпечатанный лист бумаги, отправляемый тысячам других людей.

При составлении и оформлении делового письма следует максимально персонализировать адресат. Если письмо адресу­ется руководителю компании, нужно указать его фамилию, имя, титул. В условиях крупных рассылок это может оказаться сложной задачей. Но даже если речь идет об отправке сотен писем, должен соблюдаться принцип: каждое письмо должно выглядеть так, как будто его отправили именно этому адресату, и он должен найти в письме обращение лично к себе. Письмо с напечатанной подписью или с факсимиле не произведет впе­чатления личного обращения.

Подобно тому, как существует военный, дипломатический церемониал, существует свой церемониал и в делопроизводст­ве, который соблюдается, например, в практике подписания деловых бумаг в соответствии с должностным уровнем. Так ответ на письмо, подписанное директором, должен также под­писать директор и лишь в крайнем случае — его заместитель. Однако ответ на письмо, подписанное заместителем директо­ра, может быть подписан директором.

Письмо готовят на фирменном бланке и отправляют в хо­рошо отпечатанном типографским способом фирменном кон­верте с обратным адресом. При этом должен быть выдержан единый фирменный стиль: единство цвета, шрифтов, симво­лики, наличие торговой марки или знака.

Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа через полтора интервала. Наибольший зрительный эф­фект от письма достигается, если ширина абзаца больше, чем длина. Не рекомендуется:

¨ разрывать абзац так, чтобы одна строка оставалась на первой странице, а все остальные — на второй;

¨ переносить от абзаца одну строку на следующую страницу — там должно быть не менее двух строк;

¨ заканчивать страницу словом, разделенным переносом, или словом с дефисом.

Каждую новую мысль или идею следует начинать с красной строки и выражать эту мысль как можно проще и лаконичнее, помня, что длинные фразы звучат более официально, чем ко­роткие. Необходимо помнить правило: короткие слова — ко­роткие фразы (10—12 слов) — короткие абзацы (от двух до четы­рех предложений).

Шрифты. ГОСТ 6.30—2003 не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Ос­новное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

Наиболее важными показателями шрифта являются: гар­нитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах; пункт — 0,376 мм).

Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инст­рукций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Microsoft Word рекомендуется приме­нять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:

¨ гарнитура Times New Roman, кегли 13, 14, 15;

¨ гарнитура Arial, кегли 12, 13, 14.

Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использо­ваться меньшие шрифты, но не менее 10-го кегля. Контраст­ность печати должна обеспечивать качественное воспроизве­дение документа средствами копировально-множительной техники.

Текст. Максимальный размер письма — две страницы: боль­ший объем адресатом не воспринимается. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в спе­циальном буклете, прикладываемом к письму.

Не стоит экономить бумагу даже для одной фразы, следует использовать целый лист. Широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным, создавая впечат­ление «свободного пространства» на странице, что также при- атекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строк не должны находиться на одной пря­мой); это придает документу более дружеский и доступный вид. Если документ должен выглядеть строго и официально, если есть опасение, что страница будет казаться неряшливой, надо формировать строгое правое поле.

В письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использо­вание могут свести на нет все усилия.

Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. Правильно отобранные точные факты и убе­дительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, а не на эмоциях, необходимы любому деловому пись­му.

Текст может быть представлен:

¨ от третьего лица единственного числа («Компания сообща­ет...»);

¨ от третьего лица множественного числа («Руководство инсти­тута и студенты приглашают...»);

¨ от первого лица единственного числа («Прошу...»);

¨ от первого лица множественного числа («Информируем...»).

В настоящее время существует несколько разновидностей писем, основными их них являются: сопроводительное пись­мо, информационное письмо, письмо-извещение, рекламное письмо, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, пись­мо-напоминание, гарантийное письмо, письмо-претензия, письмо-запрос, письмо-ответ, циркулярное письмо.

Деловые письма пишут на аккуратно обрезанной, только белой бумаге (для частных писем при желании можно исполь­зовать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Нельзя пользоваться нестан­дартными конвертами и бумагой для переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем - в конверт. Письмо склады­вается текстом внутрь, не более чем 2 раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают.

Забота о профессиональной репутации, этикет требуют внимательного отношения и к исполнению письма. Естест­венно, слова письма не зависят оттого, использован для печати компьютер с лазерным принтером или с матричным. Но в од­ном случае об авторе письма будут говорить как о деловом че­ловеке, который стремится укреплять свой имидж даже в мело­чах, а в другом решат, что он не хочет думать об удобочитаемо­сти и прочих «пустяках».

Подписывать письмо надо чернилами цвета, отличного от того, которым был напечатан текст.

Отвечать на полученные письма или даже открытки жела­тельно как можно быстрее, не позднее чем через 3-5 дней после их получения. В случае задержки следует сообщить о получении, извиниться и объяснить причину несвоевременного ответа.

Итак, существуют определенные каноны написания дело­вых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже организации, но и помешать заключению выгод­ных контрактов. Соблюдение этих правил будет залогом успеха и свидетельством того, что вы являетесь солидным партнером с устойчивым финансовым положением и серьезными намере­ниями.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Обеспечение управления

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ... Обеспечение управления... В социально культурном...

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Общие правила служебной переписки

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Гущина И.А., Зайцева Н.А.
Г98 Документационное обеспечение управления в социаль­но- культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. – М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2009. - 240 с. ISBN 978-5-98281-152-3 («Альфа-М»)

ВЕДЕНИЕ
В настоящее время функционируют организа­ции разных форм собственности — государственные, совмест­ные, кооперативные, частные, акционерные и проч., которые занимаются промышленным и сельскохозяйств

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
Делопроизводство (документационное обеспече­ние управления ДОУ) сегодня определяется стандартом как «от­расль деятельности, обеспечивающая документирование и ор­ганизацию работы с документам

Общие понятия
Аудиовизуальный документ — документ, содер­жащий изобразительную и звуковую информацию. Графический документ — изобразительный документ, в ко­тором изображение объекта получено посредством

Делопроизводство
Документирование — совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятель­ность учреждения, организации или предприятия. Система документации — совокупность докумен

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Понятие и состав реквизитов Документ представляет собой сложную инфор­мационную совокупность, характеризующуюся множеством параметров (состав реквизитов, их содержание, формат, тип но

Требования к бланкам документов
Бланк документа - набор реквизитов, иденти­фицирующих автора официального письменного документа. Правильно оформленный бланк позволяет получить пол­ную и оперативную информацию об адресант

Оформление реквизитов документов
Реквизиты документа — отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления доку­ментов. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем требуют правильного оформления в с

Составление и оформление организационно-распорядительных документов; деловая переписка
Главное назначение организационно-распо­рядительных документов — регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание организации, уста­новление ее структуры, штатной численности

Организационные документы
Организационные документы — комплекс взаи­мосвязанных документов, определяющих структуру, функции и задачи предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и ра

Информационно-справочные документы
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией, постоянно действующей или назначен­ной по указанию руководителей) и подтверждающий конкрет­ные факты или действия. Акты составляются в ра

Кадровые документы
Автобиография составляется соискателем на должность в соответствии с предоставленным в его распоряже­ние образцом. При этом допускается использование имею­щихся в распоряжении соискателя документов

Организация документооборота
Организация работы с документами организа­ции предполагает: · обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации; · обе

Формирование и оформление дел
Дело — совокупность документов (в отдельных случаях документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Номенклатура дел — систематизированный

Оперативное хранение дел
Оперативным называется хранение дел в мес­тах их формирования до передачи на хранение. За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений, работники службы делоп

Общие положения
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов. Локальные нормативные акты (Л НА) — это акты, соде

Специфические особенности ЛНА
Локальным нормативным актам присущ ряд специфических особенностей. Во - первых, Л НА предназначены только для внутреннего использования у конкретного работодателя. Локальные акты, регулиру

Основы документационного менеджмента
Менеджмент в общепризнанном понимании — это вид деятельности или процесс по разработке и реализации управленческих решений, осуществляемый с целью повыше­ния эффективности деятельности организации.

Организация управления документацией на предприятиях туризма и гостиничного бизнеса
Основные подходы к организации деятельности службы документационного обеспечения управления в турфирмах и гостиницах. Многие предприятия социально-культурного сер­виса и туризма приходят к выводу о

И гостиницах
Масштаб деятельности турфирмы или гостиницы непосред­ственно связан с числом структурных подразделений, числен­ным составом персонала отдельных организационных звеньев. В крупных гостиницах и туроп

Положение о коммерческой тайне
4. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, регламентирующим отношения в области обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, устанавливает общие нормы

Понятия, используемые в настоящем Положении
2.1. Под информацией, составляющей коммерческую тайну, понима­ется научно-техническая, технологическая, коммерческая, организаци­онная или иная используемая вдеятельности Общества информаци

Порядок отнесения сведений к коммерческой тайне
4.1. Отнесение сведений к коммерческой тайне осуществляется пу­тем введения в предусмотренном настоящим Положением порядке огра­ничений на разглашение и доступ к ее носителям.

Обязательства работника
6.1. Не разглашать коммерческую тайну Общества, за исключением случаев, когда есть письменное согласие руководителя Общества, копи действующее законодательство РФ или локальные акты Обществ

Работник, который в силу своих служебных обязанностей имеет доступ к коммерческой тайне, а также работник, которому будет доверена
коммерческая тайна для исполнения определенного задания, обязан в момент приема на работу либо по первому требованию Общества ознако­миться с настоящим Положением и дать Обществу обязательс

Заключительные положения
24. Учет, хранение, движение, размножение, уничтожение доку­ментации (носителей информации) с грифом «Коммерческая тайна» осу­ществляется отдельно от обычной и секретной документации

Партнеры
6.1. Систематизированные сведения о внутренних и зарубежных партнерах, заказчиках, подрядчиках, поставщиках, клиентах, потребите­лях, компаньонах, спонсорах, посредниках, о других деловых о

Общие положения
32. Настоящая инструкция определяет порядок оборота документов, содержащих коммерческую тайну. 33. Под документами, содержащими коммерческую тайну, п

Учет документов
3.26. Уполномоченный сотрудник регистрирует документы по количе­ству листов, а издания по числу экземпляров. 3.27. Регистрация производится по соответствующей форм

Общие положения
43. Служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением общества с ограниченной ответственностью «Система-XXI», о

Функции
Функциями службы ДОУ являются: 49. Разработка, внедрение и совершенствование единой норматив­но-методической базы по документационному обеспечению управлени

Инструкции
3.1. Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномочен­ным на то руководителем организации. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую

Осуществлять контроль за деятельностью секретариата.
3.76. Контролировать сдачу сотрудниками структурных подразделе­ний компании документов для последующего архивирования. 3.77. Вести работу по переходу компании на б

Образец 2
И.О. Фамилия УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись 00.00.0000 Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион») 90. Стандарты делопрои

З) организаций или физических лиц, оказывающих услуги гидов-пе- реводчиков, сопровождающих;
и) организаций, оказывающих иные услуги, используемые при про­изводстве туристского продукта; к) туроператоров по приему туристов, обеспечивающих предоставле­ние в

Должностные обязанности
Агент по туризму: 2.1. Предлагает клиенту имеющийся выбор вариантов проведения от­дыха, дает рекомендации и советы по выбору мест отдыха, консультируетклиента об о

Оперативно-организационное обслуживание руководства.
3. Должностные обязанности Секретарь турфирмы должен: 6.41.Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечи­вать финансово-хозяйственную деятельно

Нарушение сроков выполнения работы, нарушение требований по оформлению документов, установленных нормативными актами.
132. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению доку­ментов. 133. Утрату документов, несоблюдение сроков и условий хранения до­кументов.

Взаимоотношения по службе
Секретарь ресепшн в процессе работы взаимодействует: С кем По поводу чего Периодичность  

Должностные обязанности
Директор гостиницы: 6.66.Организует работу и обеспечивает экономическую эффектив­ность деятельности гостиницы. 6.67. Осуществляет контрол

Во время отсутствия заведующего жилым корпусом пансионата его обязанности исполняет заместитель.
2. Должностные обязанности Заведующий жилым корпусом пансионата: 189. Организует работу по обеспечению комфортных условий, чисто­ты и порядка в жил

Настоящей должностной инструкцией.
195. Директор ресторана подчиняется непосредственно учредителю (владельцу) предприятия. 196. На время отсутствия директора ресторана (отпуск, болезнь

Контролирует прием заказов официантами от посетителей.
225. Осуществляет проверку выписанных счетов и расчетов с посети­телями. 226. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Предмет трудового договора
1. Работник принимается в Организацию для выполнения работы по должности руководителя службы рекламы и маркетинга с окладом (_ ) рублей в месяц. 2. Р

Устанавливать и развивать связи с рекламными фирмами, агентствами и т.п.;
0 представлять Организацию и обеспечивать реализацию связанных с рек­ламой идей, тематики, дизайна, планирования, выбора средств массовой информации и разбивки по времени рекламной продукци

Ноября - День народного единства.
254. Труд Работника по должности, указанной в п. 1.1 договора, осу­ществляется в нормальных условиях. 255. Работнику ежегодно предоставляется отпуск

Во всех случаях днем увольнения Работника является последний день его работы.
б. Гарантии и компенсации 3.267. На период действия настоящего трудового договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные дейст­вующим трудовым за

Сведения о работнике в трудовой книжке
№ за­писи Дата Сведения о приеме на рабо­ту, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт зак

Об аттестации работников
1. Общие положения 261. Аттестация работников ООО (далее Общество) имеет целью улуч­шение подбора и расстановки кадров, стимулирование работников к по­вышению квалификации,

О ознакомление аттестуемого работника с результатами аттестации.
267. Непосредственный руководитель (помимо представленной пись­менной характеристики) в устной форме характеризует аттестуемого ра­ботника, в том числе всесторонне оценивает соответс

Аттестационные документы хранятся в деле согласно номенклатуре дел Общества.
273. Результат аттестации доводится до работника непосредственно после голосования, о чем он расписывается в аттестационном листе (при­ложение). Аттестационная комиссия фиксирует сво

О иных случаях, предусмотренных ТК РФ.
282. Продолжительность испытательного срока указывается в приказе о приеме на работу и в трудовом договоре (ст. 70 ТК РФ). 283. В испытательный срок

Определяет задачи работника на период испытательного срока, степень его ответственности, определяет рабочее место;
0 знакомит работника под роспись с его индивидуальным планом на пери­од испытательного срока. 3. Процедура назначения наставника 287. Наставник наз

О работник успешно прошел испытательный срок — наставник получает вознаграждение в размере 2000 руб.;
О работник не прошел испытательный срок, но не по причине неудовлетво­рительной работы наставника — наставник получает компенсацию за про­деланную работу в размере 1000 руб.;

Общие положения
288. Настоящее Положение разработано на основе Типовой инструк­ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.1992 и оп

Порядок учета и регистрации писем граждан
292. Все поступающие в организацию предложения, заявления и жа­лобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегист­рированы на регистрационно-контрольных карточках (РК

Контроль за исполнением
299. Контрольно-регистрационная карточка заполняется в двух эк­земплярах. Первый экземпляр помещается в контрольную картотеку, а второй вместе с предложением, заявлением, жалобой пер

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги