рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Организация документооборота

Организация документооборота - раздел Менеджмент, Обеспечение управления Организация Работы С Документами Организа­ции Предполагает: · Обеспе...

Организация работы с документами организа­ции предполагает:

· обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;

· обеспечение документированной информацией ее потребите­лей (как внутри организации, так и за ее пределами) в соответ­ствии с их потребностями;

· обеспечение соблюдения установленной в организации техно­логии обращения с документированной информацией на всех ее этапах, в том числе в процессе: документооборота; создания и эксплуатации информационно-поисковых систем (ИПС) по документам; осуществления контроля за исполнением доку­ментов; подготовки документов, надобность в которых мино­вала, к передаче на архивное хранение (уничтожение).

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот организации.

Документооборот организации предполагает взаимосвя­занное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам — для документов входящих, исходящих и внутренних.

Порядок работы с входящими документами (поступающими в организацию) включает следующие основные этапы: прием (доставку) корреспонденции, первичную обработку, регистра­цию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руковод­ством организации, направление на исполнение, исполнение документа, контроль исполнения, возврат на постоянное хра­нение.

Прием (доставка) корреспонденции в организацию осущест­вляется различными средствами:

· с помощью курьерской (фельдъегерской) связи — доставляют­ся наиболее важные и ценные отправления;

· с помощью почтовой связи — доставляются письменная кор­респонденция в виде простых и регистрируемых писем, почто­вых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания;

· по каналам электрической связи поступают телеграммы, теле- -программы, факс граммы, телефонограммы, сообщения элек­тронной почты E-mail.

Большую часть входящих документов составляет переписка.

Первичная обработка принятых документов в организациях с небольшим объемом документооборота выполняется спе­циально назначенным лицом (секретарем, офис-менеджером, делопроизводителем), а в организациях со значительным объе­мом документооборота—специальной службой. При этом осо­бое внимание обращается на правильную адресацию пос­тупившей деловой корреспонденции, целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в со­проводительном письме.

При неправильном адресовании письмо переадресовыва­ется получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).

 

Упаковка документов (конверты, бандероли и проч.), включая заказные отправления, вскрывается, из них извлека­ется все содержимое. Конверты от поступающих документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по сведениям, указанным на конверте, можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступле­нии личных или доплатных документов. Документы с помет­кой «Лично» или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

При отсутствии листов документа или приложения об этом ставится в известность отправитель; делается отметка на самом документе; делается отметка в «Журнале регистрации входя­щих документов» (в графе «Примечание»).

Если полученный факс полностью или частично нечитаемая, об этом ставится в известность отправитель.

При поступлении документов на небумажных носителях в делопроизводстве учитывается только сопроводительная доку­ментация, а сами носители передаются на машинную обработ­ку без вскрытия упаковки. Содержание документа на носителе должно быть сверено с учетными данными, указанными в со­проводительном письме.

Предварительное рассмотрение документов содержит ряд обязательных операций. Поступающие документы распреде­ляются на регистрируемые и нерегистрируемые. В каждой ор­ганизации составляется перечень документов, не подлежащих обязательной регистрации:

· поздравительные письма и телеграммы;

· пригласительные билеты; о корреспонденция с пометкой «лично»;

· извещения, сообщения о встречах, переговорах;

· программы конференций, совещаний и т.п.;

· документы первичного бухгалтерского учета — банковские сче­та, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки;

· документы первичного материального учета — накладные, на­ряды, заявки, копии платежных требований;

· документы первичного статистического учета и отчетности;

· документы по кадровым вопросам и повышению квалифика­ции — постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы;

· документы и другие материалы по вопросам технической ин­формации, торговли — периодические издания, рекламные ма­териалы, каталоги, плакаты, выставочные буклеты;

· документы, поступающие в адрес общественных организаций.

На первой странице регистрируемых документов автома­тическим нумератором или резиновым штемпелем проставля­ется «отметка о поступлении документа» (реквизит 29) — на­именование организации-получателя, входящий номер до­кумента, дата его поступления, время поступления (при необходимости). При регистрации входящих документов ис­пользуется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый ре­гистрационный номер присваивается по журналу в рамках од­ного года — с 1 января по 31 декабря начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, упрощаю­щими работу с документами.

После этого сведения о документе вносятся в журнал учета. Ввод документа в информационно-поисковую систему орга­низации производится путем записи соответствующих рекви­зитов в регистрационные формы — регистрационно-контрольные карточки, экранные формы, регистрационные журналы.

Затем проводится разметка (сортировка) поступивших до­кументов с целью распределения их по исполнителям и струк­турным подразделениям. Входящие документы распределяют­ся для их передачи руководителю организации, заместителям руководителя, в структурные подразделения, конкретным ис­полнителям.

На рассмотрение руководства организации в обязательном порядке передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а также документы, содержащие важную (конфиденциальную) информацию по основополагающим во­просам деятельности организации (кадровые, финансовые и т.п.). Изучив содержание документов, руководитель оформ­ляет резолюцию, отражающую суть принятого управленческо­го решения (реквизит 17). Сведения, взятые из резолюции (ис­полнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся сек- ретарем-референтом в регистрационный журнал.

Направление на исполнение ответственным исполнителям структурным подразделениям) организации возвращенных в делопроизводство документов производится под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает ко­пии исполнителям.

На контроль руководитель может поставить отдельные важ­ные или срочные документы. Контроль исполнения содержит следующие операции:

· занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполне­ния в учетные формы;

· установление промежуточных контрольных сроков для напо­минания исполнителям;

· извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

· фиксация промежуточных результатов исполнения документа;

· информирование руководства о результатах контроля;

· снятие документа с контроля по указанию руководителя;

· подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисцип­лине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют: руководители, заместители руко­водителя, специальные структурные подразделения, работни­ки службы ДОУ, секретари-референты.

Сроки исполнения делятся на индивидуальные (указываются в резолюции руководителя или в тексте документа) и на типо­вые (устанавливаются нормативными актами высших органов власти и управления, муниципальными органами, отраслевы­ми ведомствами).

Изменение сроков исполнения проводится руководителем, поставившим документ на контроль, не менее чем за 3 дня до окончания срока (для индивидуальных сроков) или введением нового нормативного акта (для типовых сроков). Для входя­щих документов сроки исполнения считаются с даты поступ­ления, для внутренних и исходящих - с даты подписания или утверждения. Чтобы не было разночтений в сроках исполне­ния, в резолюциях используют формулировку: «...исполнить до 00.00.2008» или «...исполнить к 00.00.2008».

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после того, как исполнитель провел конкрет­ную работу. Исполненный документ с соответствующей от­меткой (реквизит 28) и отметкой об исполнении в учетной форме подлежит возврату на постоянное хранение. О возврате документа в журнале учета делается отметка, после чего доку­мент помещается в дело вместе с материалами, подтверж­дающими его исполнение (контрольные экземпляры писем и проч.).

Порядок работы с исходящими документами, т.е. с документа­ми, отправляемыми за пределы организации, включает сле­дующие основные этапы:

· составление проекта документа;

· проверка правильности оформления проекта документа;

· согласование проекта документа;

· подписание документа руководителем (в некоторых случаях утверждение);

· регистрация документа;

· отправка документа адресату; помещение контрольного экземпляра в дело.

Проекты документов подготовляются в соответствии с ре­золюцией руководителя организации, руководителей струк­турных подразделений, а составляются специалистами струк­турных подразделений. Из резолюции исполнителю должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем (при необходимости) согла­совать, кому представить на подпись (утверждение). В отдель­ных случаях уточняются состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в габоте. Это может быть оперативная документация организа­ции, документы служебной переписки, справочные докумен­ты, нормативно-правовые акты и проч.

Проверку правильности оформления исходящего документа ; осуществляет секретарь-референт; если в документе обнару­жены ошибки в оформлении, он возвращается исполнителю на доработку.

Проект документа оформляется в соответствии с требова­ниями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземп­лярах. Исходящие документы оформляются в двух экземпля­рах, за исключением телефонограмм и факс грамм.

На согласование с другими специалистами организации оправляется, если это необходимо, первый экземпляр. Такое согласование оформляется визой (реквизит 24).

По результатам согласования в проект вносятся уточнения, проект документа вновь распечатывается. Секретарю необхо­димо проверить правильность оформления всех реквизитов согласно ГОСТу и соответствие вида документа его содер­жанию. На подпись (утверждение) руководителю организации представляется правильно оформленный первый экземпляр. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Второй экземпляр (копия документа) заверяется секретарем и подши­вается вдело. Копия изготовляется не на бланке организации, и на чистом листе бумаги с полным воспроизведением текста бланка подлинника; на копии проставляется за верительная подпись (реквизит 26). В случае, если действие документа после его подписания распространяется на определенный круг организаций, должностных лиц и (или) граждан, то необходим такой способ удостоверения документа, как утверждение (рек­визит 16).

Подписанный документ сдается ответственным исполни­телем в делопроизводство (в организациях с небольшим объе­мом документооборота — секретарю) в полностью оформлен­ном виде и не менее чем в двух экземплярах (включая сопрово­дительные письма). Документ, исполненный ненадлежащим образом, возвращается исполнителю на доработку.

Регистрационный номер (реквизит 12) проставляется на первой странице документа, подлежащего отправке, после че­го сведения о документе вносятся в «Журнал регистрации ис­ходящих документов».

Исходящие документы в тот же день отправляются адреса­ту, а в больших организациях передаются в службу ДОУ для от­правки.

Оформление почтовых реквизитов на конверте (упаковке) осуществляется в соответствии со сведениями, предоставлен­ными ответственным исполнителем документа.

Письма подлежат отправке в конвертах установленного об­разца. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Бандероли и посылки отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность вложения до момента их полу­чения адресатом. Отправка документов на небумажных носи­телях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и гарантирующей сохранность носителей и запи­санной на них информации. На заказную корреспонденцию, а также на корреспонденцию, направляемую в четыре адреса и более, составляется список рассылки.

Документы, подготовленные к отправке в течение дня, под­лежат сортировке: часть из них отправляется обычным поряд­ком через узел связи, а наиболее важные и срочные направля­ются адресатам с курьерами (посыльными).

Отправка за пределы организации информации в виде теле­грамм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, элек­тронных сообщений E-mail осуществляется с помощью средств электрической связи. Телеграммы принимаются для передачи завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправ­ления. С помощью телефонограмм информация передается устно по каналам телефонной связи на основании подписан­ного соответствующим должностным лицом текста телефоно­граммы.

Факсимильные сообщения - копии документа на бумажном носителе, получаемые по каналам факсимильной связи.

По факсу передают: печатные документы, фотографиче­ские снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, пере­даваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду до­кументов. В целом факсограмм оформляется также, как деловое письмо, но в графе «адресат» указывается номер телефакса получателя.

В зависимости от технического уровня телефакса отправи­тель может получать сообщения о доставке с указанием числа страниц отправляемого документа или причин, по которым со­общение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код организации и номер теле­факса получателя, дату, время и продолжительность передачи, I число полученных страниц и результат (Result). Такая инфор­мация отчетного характера может автоматически вноситься з создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем их подшивают в дело, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться требованиями, утвержденными Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной вла­сти (от 27.11.2000 № 68):

· объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

· документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается ; заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

· ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к пере­даче, и руководителя соответствующего подразделения;

· запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

· подлежащий передаче документ учитывается в журнале уста­новленной формы. Подлинники документов после переда­чи возвращаются исполнителям с отметкой о времени от­правки;

· поступившие факсограмм учитываются в журнале установ­ленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, сроч­ные — немедленно.

Второй экземпляр отправленного документа (единствен­ный экземпляр факсограмм) подшивается в дело с исходящей перепиской. По истечении сроков постоянного хранения ука­занные документы передаются в архив или уничтожаются в ус­тановленном порядке.

Порядок работы с внутренними документами. Внутренние до­кументы — приказы, положения, правила, инструкции, слу­жебные и докладные записки — составляются, исполняются, хранятся в пределах самой организации.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

· составление исполнителем проекта документа;

· проверка правильности оформления проекта документа;

· согласование проекта документа;

· подписание документа руководителем (утверждение в необхо­димых случаях);

· регистрация документа (при повышенных требованиях к обес­печению сохранности документов организации и при больших объемах документооборота).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

· передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

· контроль исполнения документа;

· исполнение документа;

· проставление отметки об исполнении;

· подшивка исполненного документа в дело.

Доставка документов внутри организации осуществляется курьерской связью, при отсутствии курьеров специалисты сами разносят документы. В небольших организациях доставка документов осуществляется секретарем.

Прием и передача входящих, исходящих и внутренних до­кументов на всех этапах прохождения осуществляются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистра­ционной карточке или других учетных формах. Под расписку могут передаваться контролируемые или другие важные доку­менты.

Передача документов в пределах структурного подразделе­ния должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. О передаче документа из одного структурного подразделения в дру­ге обязательно ставится в известность канцелярия или другая служба, где был зарегистрирован документ. Контролируемые или другие наиболее важные документы передаются через кан­целярию или другую службу, контролирующую исполнение документа.

Электронный документ и электронный документооборот. Элек­тронный документ — документ, в котором информация пред­ставлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен отвечать следующим тре­бованиям:

· создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и при­ниматься с помощью программных и технических средств

· содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлин­ность и целостность;

· быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия: на экране дисплея, бумажном носителе, ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключе­нием случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

Отметим преимущества использования электронных доку­ментов:

· компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем бу­мажных документов;

· ускоряются и упрощаются сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

· с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;

· хранение электронных документов позволяет сохранить на ма­лых носителях значительный объем информации, поэтому не требуется больших площадей для архивов;

· технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;

· появляется возможность использования полученной инфор­мации для подготовки другого документа (отчета, сводки, об­зора и т.п.);

· компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти компьютера.

При согласовании проекта электронного документа обес­печиваются

· прочтение документа на дисплее без вывода на бумажный но­ситель;

· внесение исправлений в проект документа;

· одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

· недолговечность хранения по сравнению с бумажными доку­ментами;

· необходимость в технических средствах для прочтения;

· возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

Электронный документооборот — процесс движения электронных документов, их обработки, хранения и обмена. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли.

Участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене элек­тронными документами. При обмене электронными докумен­тами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтвержде­ния его подлинности средствами проверки ЭЦП. Подтвержде­ние подлинности электронного документа осуществляется по­дателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем. Подлин­ность электронного документа считается подтвержденной, ес- ли в результате выполнения получателем электронного доку­мента процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов.

Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с докумен­тами на бумажном носителе. Отправитель электронного доку­мента создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты. Электронные документы передаются адресатам в соот­ветствии с указанием на рассылку. Адресат получает документ на экран компьютера, который при необходимости можно пе­ренести на бумажный носитель.

С помощью ПК происходит регистрация электронных до­кументов.

Руководитель, получив электронный документ, проставля­ет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересы­лается на компьютер исполнителю (исполнителям).

Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажном носителе.

Срок хранения электронных документов такой же, как и бумажных, — 5 лет. В течение такого срока файлы могут быть утрачены, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При хранении электронных документов в электронном ар­хиве должны обеспечиваться:

· защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

· возможность предоставления заинтересованным лицам досту­па к хранимым электронным документам в порядке, преду­смотренном нормативными актами;

· возможность подтверждения подлинности электронных доку­ментов в течение всего срока их хранения;

· возможность представления хранимых электронных докумен­тов в виде копии на бумажном носителе.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных но­сителях при наличии определенной специфики в процессе ис­полнения, в частности отправителю необходимо поставить от­метку «соответствует оригиналу».

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Обеспечение управления

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ... Обеспечение управления... В социально культурном...

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Организация документооборота

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Гущина И.А., Зайцева Н.А.
Г98 Документационное обеспечение управления в социаль­но- культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. – М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2009. - 240 с. ISBN 978-5-98281-152-3 («Альфа-М»)

ВЕДЕНИЕ
В настоящее время функционируют организа­ции разных форм собственности — государственные, совмест­ные, кооперативные, частные, акционерные и проч., которые занимаются промышленным и сельскохозяйств

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
Делопроизводство (документационное обеспече­ние управления ДОУ) сегодня определяется стандартом как «от­расль деятельности, обеспечивающая документирование и ор­ганизацию работы с документам

Общие понятия
Аудиовизуальный документ — документ, содер­жащий изобразительную и звуковую информацию. Графический документ — изобразительный документ, в ко­тором изображение объекта получено посредством

Делопроизводство
Документирование — совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятель­ность учреждения, организации или предприятия. Система документации — совокупность докумен

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Понятие и состав реквизитов Документ представляет собой сложную инфор­мационную совокупность, характеризующуюся множеством параметров (состав реквизитов, их содержание, формат, тип но

Требования к бланкам документов
Бланк документа - набор реквизитов, иденти­фицирующих автора официального письменного документа. Правильно оформленный бланк позволяет получить пол­ную и оперативную информацию об адресант

Оформление реквизитов документов
Реквизиты документа — отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления доку­ментов. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем требуют правильного оформления в с

Составление и оформление организационно-распорядительных документов; деловая переписка
Главное назначение организационно-распо­рядительных документов — регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание организации, уста­новление ее структуры, штатной численности

Организационные документы
Организационные документы — комплекс взаи­мосвязанных документов, определяющих структуру, функции и задачи предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и ра

Информационно-справочные документы
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией, постоянно действующей или назначен­ной по указанию руководителей) и подтверждающий конкрет­ные факты или действия. Акты составляются в ра

Кадровые документы
Автобиография составляется соискателем на должность в соответствии с предоставленным в его распоряже­ние образцом. При этом допускается использование имею­щихся в распоряжении соискателя документов

Общие правила служебной переписки
Выход на внешний рынок связан с необходи­мостью соблюдения определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят правила ве­дения деловой переписки, выполнение которы

Формирование и оформление дел
Дело — совокупность документов (в отдельных случаях документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Номенклатура дел — систематизированный

Оперативное хранение дел
Оперативным называется хранение дел в мес­тах их формирования до передачи на хранение. За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений, работники службы делоп

Общие положения
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов. Локальные нормативные акты (Л НА) — это акты, соде

Специфические особенности ЛНА
Локальным нормативным актам присущ ряд специфических особенностей. Во - первых, Л НА предназначены только для внутреннего использования у конкретного работодателя. Локальные акты, регулиру

Основы документационного менеджмента
Менеджмент в общепризнанном понимании — это вид деятельности или процесс по разработке и реализации управленческих решений, осуществляемый с целью повыше­ния эффективности деятельности организации.

Организация управления документацией на предприятиях туризма и гостиничного бизнеса
Основные подходы к организации деятельности службы документационного обеспечения управления в турфирмах и гостиницах. Многие предприятия социально-культурного сер­виса и туризма приходят к выводу о

И гостиницах
Масштаб деятельности турфирмы или гостиницы непосред­ственно связан с числом структурных подразделений, числен­ным составом персонала отдельных организационных звеньев. В крупных гостиницах и туроп

Положение о коммерческой тайне
4. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, регламентирующим отношения в области обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, устанавливает общие нормы

Понятия, используемые в настоящем Положении
2.1. Под информацией, составляющей коммерческую тайну, понима­ется научно-техническая, технологическая, коммерческая, организаци­онная или иная используемая вдеятельности Общества информаци

Порядок отнесения сведений к коммерческой тайне
4.1. Отнесение сведений к коммерческой тайне осуществляется пу­тем введения в предусмотренном настоящим Положением порядке огра­ничений на разглашение и доступ к ее носителям.

Обязательства работника
6.1. Не разглашать коммерческую тайну Общества, за исключением случаев, когда есть письменное согласие руководителя Общества, копи действующее законодательство РФ или локальные акты Обществ

Работник, который в силу своих служебных обязанностей имеет доступ к коммерческой тайне, а также работник, которому будет доверена
коммерческая тайна для исполнения определенного задания, обязан в момент приема на работу либо по первому требованию Общества ознако­миться с настоящим Положением и дать Обществу обязательс

Заключительные положения
24. Учет, хранение, движение, размножение, уничтожение доку­ментации (носителей информации) с грифом «Коммерческая тайна» осу­ществляется отдельно от обычной и секретной документации

Партнеры
6.1. Систематизированные сведения о внутренних и зарубежных партнерах, заказчиках, подрядчиках, поставщиках, клиентах, потребите­лях, компаньонах, спонсорах, посредниках, о других деловых о

Общие положения
32. Настоящая инструкция определяет порядок оборота документов, содержащих коммерческую тайну. 33. Под документами, содержащими коммерческую тайну, п

Учет документов
3.26. Уполномоченный сотрудник регистрирует документы по количе­ству листов, а издания по числу экземпляров. 3.27. Регистрация производится по соответствующей форм

Общие положения
43. Служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением общества с ограниченной ответственностью «Система-XXI», о

Функции
Функциями службы ДОУ являются: 49. Разработка, внедрение и совершенствование единой норматив­но-методической базы по документационному обеспечению управлени

Инструкции
3.1. Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномочен­ным на то руководителем организации. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую

Осуществлять контроль за деятельностью секретариата.
3.76. Контролировать сдачу сотрудниками структурных подразделе­ний компании документов для последующего архивирования. 3.77. Вести работу по переходу компании на б

Образец 2
И.О. Фамилия УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись 00.00.0000 Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион») 90. Стандарты делопрои

З) организаций или физических лиц, оказывающих услуги гидов-пе- реводчиков, сопровождающих;
и) организаций, оказывающих иные услуги, используемые при про­изводстве туристского продукта; к) туроператоров по приему туристов, обеспечивающих предоставле­ние в

Должностные обязанности
Агент по туризму: 2.1. Предлагает клиенту имеющийся выбор вариантов проведения от­дыха, дает рекомендации и советы по выбору мест отдыха, консультируетклиента об о

Оперативно-организационное обслуживание руководства.
3. Должностные обязанности Секретарь турфирмы должен: 6.41.Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечи­вать финансово-хозяйственную деятельно

Нарушение сроков выполнения работы, нарушение требований по оформлению документов, установленных нормативными актами.
132. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению доку­ментов. 133. Утрату документов, несоблюдение сроков и условий хранения до­кументов.

Взаимоотношения по службе
Секретарь ресепшн в процессе работы взаимодействует: С кем По поводу чего Периодичность  

Должностные обязанности
Директор гостиницы: 6.66.Организует работу и обеспечивает экономическую эффектив­ность деятельности гостиницы. 6.67. Осуществляет контрол

Во время отсутствия заведующего жилым корпусом пансионата его обязанности исполняет заместитель.
2. Должностные обязанности Заведующий жилым корпусом пансионата: 189. Организует работу по обеспечению комфортных условий, чисто­ты и порядка в жил

Настоящей должностной инструкцией.
195. Директор ресторана подчиняется непосредственно учредителю (владельцу) предприятия. 196. На время отсутствия директора ресторана (отпуск, болезнь

Контролирует прием заказов официантами от посетителей.
225. Осуществляет проверку выписанных счетов и расчетов с посети­телями. 226. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Предмет трудового договора
1. Работник принимается в Организацию для выполнения работы по должности руководителя службы рекламы и маркетинга с окладом (_ ) рублей в месяц. 2. Р

Устанавливать и развивать связи с рекламными фирмами, агентствами и т.п.;
0 представлять Организацию и обеспечивать реализацию связанных с рек­ламой идей, тематики, дизайна, планирования, выбора средств массовой информации и разбивки по времени рекламной продукци

Ноября - День народного единства.
254. Труд Работника по должности, указанной в п. 1.1 договора, осу­ществляется в нормальных условиях. 255. Работнику ежегодно предоставляется отпуск

Во всех случаях днем увольнения Работника является последний день его работы.
б. Гарантии и компенсации 3.267. На период действия настоящего трудового договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные дейст­вующим трудовым за

Сведения о работнике в трудовой книжке
№ за­писи Дата Сведения о приеме на рабо­ту, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт зак

Об аттестации работников
1. Общие положения 261. Аттестация работников ООО (далее Общество) имеет целью улуч­шение подбора и расстановки кадров, стимулирование работников к по­вышению квалификации,

О ознакомление аттестуемого работника с результатами аттестации.
267. Непосредственный руководитель (помимо представленной пись­менной характеристики) в устной форме характеризует аттестуемого ра­ботника, в том числе всесторонне оценивает соответс

Аттестационные документы хранятся в деле согласно номенклатуре дел Общества.
273. Результат аттестации доводится до работника непосредственно после голосования, о чем он расписывается в аттестационном листе (при­ложение). Аттестационная комиссия фиксирует сво

О иных случаях, предусмотренных ТК РФ.
282. Продолжительность испытательного срока указывается в приказе о приеме на работу и в трудовом договоре (ст. 70 ТК РФ). 283. В испытательный срок

Определяет задачи работника на период испытательного срока, степень его ответственности, определяет рабочее место;
0 знакомит работника под роспись с его индивидуальным планом на пери­од испытательного срока. 3. Процедура назначения наставника 287. Наставник наз

О работник успешно прошел испытательный срок — наставник получает вознаграждение в размере 2000 руб.;
О работник не прошел испытательный срок, но не по причине неудовлетво­рительной работы наставника — наставник получает компенсацию за про­деланную работу в размере 1000 руб.;

Общие положения
288. Настоящее Положение разработано на основе Типовой инструк­ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.1992 и оп

Порядок учета и регистрации писем граждан
292. Все поступающие в организацию предложения, заявления и жа­лобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегист­рированы на регистрационно-контрольных карточках (РК

Контроль за исполнением
299. Контрольно-регистрационная карточка заполняется в двух эк­земплярах. Первый экземпляр помещается в контрольную картотеку, а второй вместе с предложением, заявлением, жалобой пер

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги