Реферат Курсовая Конспект
Организация документооборота - раздел Менеджмент, Обеспечение управления Организация Работы С Документами Организации Предполагает: · Обеспе...
|
Организация работы с документами организации предполагает:
· обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;
· обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри организации, так и за ее пределами) в соответствии с их потребностями;
· обеспечение соблюдения установленной в организации технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах, в том числе в процессе: документооборота; создания и эксплуатации информационно-поисковых систем (ИПС) по документам; осуществления контроля за исполнением документов; подготовки документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение (уничтожение).
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот организации.
Документооборот организации предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам — для документов входящих, исходящих и внутренних.
Порядок работы с входящими документами (поступающими в организацию) включает следующие основные этапы: прием (доставку) корреспонденции, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством организации, направление на исполнение, исполнение документа, контроль исполнения, возврат на постоянное хранение.
Прием (доставка) корреспонденции в организацию осуществляется различными средствами:
· с помощью курьерской (фельдъегерской) связи — доставляются наиболее важные и ценные отправления;
· с помощью почтовой связи — доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания;
· по каналам электрической связи поступают телеграммы, теле- -программы, факс граммы, телефонограммы, сообщения электронной почты E-mail.
Большую часть входящих документов составляет переписка.
Первичная обработка принятых документов в организациях с небольшим объемом документооборота выполняется специально назначенным лицом (секретарем, офис-менеджером, делопроизводителем), а в организациях со значительным объемом документооборота—специальной службой. При этом особое внимание обращается на правильную адресацию поступившей деловой корреспонденции, целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме.
При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).
Упаковка документов (конверты, бандероли и проч.), включая заказные отправления, вскрывается, из них извлекается все содержимое. Конверты от поступающих документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по сведениям, указанным на конверте, можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов. Документы с пометкой «Лично» или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.
При отсутствии листов документа или приложения об этом ставится в известность отправитель; делается отметка на самом документе; делается отметка в «Журнале регистрации входящих документов» (в графе «Примечание»).
Если полученный факс полностью или частично нечитаемая, об этом ставится в известность отправитель.
При поступлении документов на небумажных носителях в делопроизводстве учитывается только сопроводительная документация, а сами носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки. Содержание документа на носителе должно быть сверено с учетными данными, указанными в сопроводительном письме.
Предварительное рассмотрение документов содержит ряд обязательных операций. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. В каждой организации составляется перечень документов, не подлежащих обязательной регистрации:
· поздравительные письма и телеграммы;
· пригласительные билеты; о корреспонденция с пометкой «лично»;
· извещения, сообщения о встречах, переговорах;
· программы конференций, совещаний и т.п.;
· документы первичного бухгалтерского учета — банковские счета, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки;
· документы первичного материального учета — накладные, наряды, заявки, копии платежных требований;
· документы первичного статистического учета и отчетности;
· документы по кадровым вопросам и повышению квалификации — постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы;
· документы и другие материалы по вопросам технической информации, торговли — периодические издания, рекламные материалы, каталоги, плакаты, выставочные буклеты;
· документы, поступающие в адрес общественных организаций.
На первой странице регистрируемых документов автоматическим нумератором или резиновым штемпелем проставляется «отметка о поступлении документа» (реквизит 29) — наименование организации-получателя, входящий номер документа, дата его поступления, время поступления (при необходимости). При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, упрощающими работу с документами.
После этого сведения о документе вносятся в журнал учета. Ввод документа в информационно-поисковую систему организации производится путем записи соответствующих реквизитов в регистрационные формы — регистрационно-контрольные карточки, экранные формы, регистрационные журналы.
Затем проводится разметка (сортировка) поступивших документов с целью распределения их по исполнителям и структурным подразделениям. Входящие документы распределяются для их передачи руководителю организации, заместителям руководителя, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.
На рассмотрение руководства организации в обязательном порядке передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а также документы, содержащие важную (конфиденциальную) информацию по основополагающим вопросам деятельности организации (кадровые, финансовые и т.п.). Изучив содержание документов, руководитель оформляет резолюцию, отражающую суть принятого управленческого решения (реквизит 17). Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся сек- ретарем-референтом в регистрационный журнал.
Направление на исполнение ответственным исполнителям структурным подразделениям) организации возвращенных в делопроизводство документов производится под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.
На контроль руководитель может поставить отдельные важные или срочные документы. Контроль исполнения содержит следующие операции:
· занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполнения в учетные формы;
· установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;
· извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;
· фиксация промежуточных результатов исполнения документа;
· информирование руководства о результатах контроля;
· снятие документа с контроля по указанию руководителя;
· подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.
Контроль осуществляют: руководители, заместители руководителя, специальные структурные подразделения, работники службы ДОУ, секретари-референты.
Сроки исполнения делятся на индивидуальные (указываются в резолюции руководителя или в тексте документа) и на типовые (устанавливаются нормативными актами высших органов власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами).
Изменение сроков исполнения проводится руководителем, поставившим документ на контроль, не менее чем за 3 дня до окончания срока (для индивидуальных сроков) или введением нового нормативного акта (для типовых сроков). Для входящих документов сроки исполнения считаются с даты поступления, для внутренних и исходящих - с даты подписания или утверждения. Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, в резолюциях используют формулировку: «...исполнить до 00.00.2008» или «...исполнить к 00.00.2008».
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после того, как исполнитель провел конкретную работу. Исполненный документ с соответствующей отметкой (реквизит 28) и отметкой об исполнении в учетной форме подлежит возврату на постоянное хранение. О возврате документа в журнале учета делается отметка, после чего документ помещается в дело вместе с материалами, подтверждающими его исполнение (контрольные экземпляры писем и проч.).
Порядок работы с исходящими документами, т.е. с документами, отправляемыми за пределы организации, включает следующие основные этапы:
· составление проекта документа;
· проверка правильности оформления проекта документа;
· согласование проекта документа;
· подписание документа руководителем (в некоторых случаях утверждение);
· регистрация документа;
· отправка документа адресату; помещение контрольного экземпляра в дело.
Проекты документов подготовляются в соответствии с резолюцией руководителя организации, руководителей структурных подразделений, а составляются специалистами структурных подразделений. Из резолюции исполнителю должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем (при необходимости) согласовать, кому представить на подпись (утверждение). В отдельных случаях уточняются состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в габоте. Это может быть оперативная документация организации, документы служебной переписки, справочные документы, нормативно-правовые акты и проч.
Проверку правильности оформления исходящего документа ; осуществляет секретарь-референт; если в документе обнаружены ошибки в оформлении, он возвращается исполнителю на доработку.
Проект документа оформляется в соответствии с требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением телефонограмм и факс грамм.
На согласование с другими специалистами организации оправляется, если это необходимо, первый экземпляр. Такое согласование оформляется визой (реквизит 24).
По результатам согласования в проект вносятся уточнения, проект документа вновь распечатывается. Секретарю необходимо проверить правильность оформления всех реквизитов согласно ГОСТу и соответствие вида документа его содержанию. На подпись (утверждение) руководителю организации представляется правильно оформленный первый экземпляр. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Второй экземпляр (копия документа) заверяется секретарем и подшивается вдело. Копия изготовляется не на бланке организации, и на чистом листе бумаги с полным воспроизведением текста бланка подлинника; на копии проставляется за верительная подпись (реквизит 26). В случае, если действие документа после его подписания распространяется на определенный круг организаций, должностных лиц и (или) граждан, то необходим такой способ удостоверения документа, как утверждение (реквизит 16).
Подписанный документ сдается ответственным исполнителем в делопроизводство (в организациях с небольшим объемом документооборота — секретарю) в полностью оформленном виде и не менее чем в двух экземплярах (включая сопроводительные письма). Документ, исполненный ненадлежащим образом, возвращается исполнителю на доработку.
Регистрационный номер (реквизит 12) проставляется на первой странице документа, подлежащего отправке, после чего сведения о документе вносятся в «Журнал регистрации исходящих документов».
Исходящие документы в тот же день отправляются адресату, а в больших организациях передаются в службу ДОУ для отправки.
Оформление почтовых реквизитов на конверте (упаковке) осуществляется в соответствии со сведениями, предоставленными ответственным исполнителем документа.
Письма подлежат отправке в конвертах установленного образца. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Бандероли и посылки отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность вложения до момента их получения адресатом. Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и гарантирующей сохранность носителей и записанной на них информации. На заказную корреспонденцию, а также на корреспонденцию, направляемую в четыре адреса и более, составляется список рассылки.
Документы, подготовленные к отправке в течение дня, подлежат сортировке: часть из них отправляется обычным порядком через узел связи, а наиболее важные и срочные направляются адресатам с курьерами (посыльными).
Отправка за пределы организации информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений E-mail осуществляется с помощью средств электрической связи. Телеграммы принимаются для передачи завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. С помощью телефонограмм информация передается устно по каналам телефонной связи на основании подписанного соответствующим должностным лицом текста телефонограммы.
Факсимильные сообщения - копии документа на бумажном носителе, получаемые по каналам факсимильной связи.
По факсу передают: печатные документы, фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факсограмм оформляется также, как деловое письмо, но в графе «адресат» указывается номер телефакса получателя.
В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием числа страниц отправляемого документа или причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код организации и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, I число полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься з создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем их подшивают в дело, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.
При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться требованиями, утвержденными Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (от 27.11.2000 № 68):
· объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
· документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается ; заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
· ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
· запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
· подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
· поступившие факсограмм учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно.
Второй экземпляр отправленного документа (единственный экземпляр факсограмм) подшивается в дело с исходящей перепиской. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.
Порядок работы с внутренними документами. Внутренние документы — приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки — составляются, исполняются, хранятся в пределах самой организации.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:
· составление исполнителем проекта документа;
· проверка правильности оформления проекта документа;
· согласование проекта документа;
· подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);
· регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов организации и при больших объемах документооборота).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
· передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
· контроль исполнения документа;
· исполнение документа;
· проставление отметки об исполнении;
· подшивка исполненного документа в дело.
Доставка документов внутри организации осуществляется курьерской связью, при отсутствии курьеров специалисты сами разносят документы. В небольших организациях доставка документов осуществляется секретарем.
Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке или других учетных формах. Под расписку могут передаваться контролируемые или другие важные документы.
Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. О передаче документа из одного структурного подразделения в друге обязательно ставится в известность канцелярия или другая служба, где был зарегистрирован документ. Контролируемые или другие наиболее важные документы передаются через канцелярию или другую службу, контролирующую исполнение документа.
Электронный документ и электронный документооборот. Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.
Электронный документ должен отвечать следующим требованиям:
· создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств
· содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;
· быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия: на экране дисплея, бумажном носителе, ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.
При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.
Отметим преимущества использования электронных документов:
· компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем бумажных документов;
· ускоряются и упрощаются сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
· с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;
· хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях значительный объем информации, поэтому не требуется больших площадей для архивов;
· технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;
· появляется возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т.п.);
· компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти компьютера.
При согласовании проекта электронного документа обеспечиваются
· прочтение документа на дисплее без вывода на бумажный носитель;
· внесение исправлений в проект документа;
· одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.
К недостаткам электронных документов можно отнести:
· недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;
· необходимость в технических средствах для прочтения;
· возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).
Электронный документооборот — процесс движения электронных документов, их обработки, хранения и обмена. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли.
Участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами. При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.
Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП. Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется подателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем. Подлинность электронного документа считается подтвержденной, ес- ли в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов.
Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажном носителе. Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты. Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку. Адресат получает документ на экран компьютера, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель.
С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.
Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на компьютер исполнителю (исполнителям).
Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажном носителе.
Срок хранения электронных документов такой же, как и бумажных, — 5 лет. В течение такого срока файлы могут быть утрачены, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.
При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться:
· защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
· возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;
· возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;
· возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения, в частности отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».
– Конец работы –
Эта тема принадлежит разделу:
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ... Обеспечение управления... В социально культурном...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Организация документооборота
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Твитнуть |
Новости и инфо для студентов