И гостиницах - раздел Менеджмент, Обеспечение управления Масштаб Деятельности Турфирмы Или Гостиницы Непосредственно Связан С Числом ...
Масштаб деятельности турфирмы или гостиницы непосредственно связан с числом структурных подразделений, численным составом персонала отдельных организационных звеньев. В крупных гостиницах и туроператорских компаниях возможно образование специализированных подразделений — секретариата, службы управления персоналом, юридического отдела и т.п. В средних и малых компаниях такие службы обычно не создаются.
При организации туристского или гостиничного бизнеса на основе предпринимательской сети часть функций по документационному обеспечению управления каждым предприятием сети может быть передана специальной службе. Например, в российской гостиничной сети «Heliopark Hotels & Resorts» часть функций по документообороту передана от гостиниц управляющей гостиничной компании «Гелиопарк Отель Менеджмент», входящей в компанию «Гелиопарк Групп», а именно: в соответствующие подразделения Центрального (Московского) офиса переданы функции планово-экономического отдела, кадровой службы, отдела маркетинга и др.
При формировании службы документационного обеспечения на предприятии социально-культурного сервиса и туризма разрабатывают Положение о службе ДОУ, примерная форма которого представлена в приложении 2.
Документационным обеспечением управления в туроператорских компаниях занимаются различные структуры. Например, в компании TEZ TOUR работой с документами заняты: отдел по работе с персоналом, отдел рекламы и PR, юридический отдел, бухгалтерия, секретариат. В туроператорской компании «Капитал Тур» можно выделить отдел рекламы, отдел информационного обеспечения, финансово-экономический департамент, call-центр.
В гостиницах функции, связанные с документационным обеспечением управления, обычно закреплены за административной частью и такими структурными подразделениями, как служба управления персоналом, юридический отдел, отдел маркетинга и рекламы, бухгалтерия и т.д. К административной службе обычно относятся: генеральный и исполнительный директора, дежурный менеджер, секретари. В малой гостинице в административную службу могут также входить отдел кадров
(менеджер по управлению персоналом) и бухгалтерия (расчетная часть).
Основные направления работы с документами на предприятиях социально-культурного сервиса и туризма.
Служба управления персоналом (отдел кадров) гостиницы занимается вопросами подбора и расстановки, оценки персонала, повышением его квалификации, участвует в разработке программ стимулирования персонала.
В службе управления персоналом крупной гостиницы обычно работают: директор отдела кадров, менеджер (специалист) по подбору персонала, менеджер (специалист) по обучению персонала (тренинг-менеджер), менеджер (специалист) по развитию персонала, менеджер (специалист) по социальному обеспечению.
Обычно в практическом бизнесе используется следующий норматив численности персонала отдела кадров: при штатной численности до 100—150 человек все функции, связанные с управлением персоналом гостиницы, возлагаются на одного специалиста; при численности персонала от 200 до 800 человек — 2—2,5 работника и т.д.
Заместитель руководителя гостиницы по управлению персоналом (начальник службы персонала) выполняет следующие функции в части документационного обеспечения управления: о принимает участие в разработке документов в области планирования по вопросам обеспечения предприятия кадрами; о обеспечивает своевременную подготовку и предоставление аналитических материалов по социальным и кадровым вопросам на предприятии, а также составление прогнозов развития персонала;
о руководит работой по созданию и ведению банка персональных данных, стандартизации и унификации кадровой документации;
о организует ведение учета и составление отчетности по вопросам управления персоналом.
В бухгалтерию (финансовый отдел) гостиницы входят: финансовый директор, главный бухгалтер, бухгалтеры, кассиры.
Подразделения бухгалтерии отвечают за учет и контроль внешней и внутренней финансовой деятельности гостиницы.
Некоторые гостиницы для усиления возможностей этого подразделения привлекают внешние специализированные организации (аудиторские и консалтинговые компании). В этом случае персонал бухгалтерии лишь собирает необходимые первичные данные и передает их этой организации. Крупная гостиница, которая выполняет эти функции самостоятельно, должна иметь большой штат бухгалтеров.
В функции бухгалтерии входят: оплата счетов, оформление счетов-фактур и накладных, сбор платежей, обработка платежных ведомостей, аккумулирование оперативных данных и подготовка финансовых отчетов. Кроме того, персонал бухгалтерии может быть ответственен за создание банковских депозитов, обеспечение наличных займов и выполнение других управленческих функций, относящихся к гостиничному бизнесу. Во многих отелях ночной аудит и учет деятельности службы питания и напитков также относятся к компетенции этого подразделения.
Заместитель руководителя предприятия по финансово-экономической работе (главный бухгалтер) выполняет следующие функции в части документационного обеспечения управления: возглавляет работу по подготовке форм первичных учетных документов, применяемых при оформлении хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также по разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности; осуществляет контроль за соблюдением технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота, а также порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств; обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на основе современных информационных технологий, а также формирование и своевременное представление полной и достоверной документированной бухгалтерской информации;
принимает меры по соблюдению законности, своевременности и правильности оформления бухгалтерских документов, а также по обеспечению их сохранности до передачи на хранение в архив или за минованием надобности на уничтожение; участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, а в не-
обходимых случаях контролирует их передачу в следственные и судебные органы; о руководит разработкой и внедрением рациональной планово-учетной документации.
В штат коммерческого отдела (отдела маркетинга и продаж, маркетинга иреюшмы и т.п.) входят операторы бронирования, специалисты по работе с корпоративными клиентами, специалисты по работе с турфирмами, маркетологи, специалисты по PR (Public Relations) и рекламе. Деятельность последних связана с информированием представителей общественности и средств массовой информации одеятельности гостиницы, разработкой и осуществлением мер по формированию и улучшению имиджа гостиницы, организацией пресс-конференций, брифингов, интервью руководителей организации в средствах массовой информации.
Заместитель руководителя предприятия по маркетингу (начальник коммерческого отдела, отдела маркетинга и продаж) выполняет следующие функции в части документационного обеспечения управления:
о подготовка внутренних документов, отчетов о конъюнктуре
рынка гостиничных услуг; о формирование и своевременное представление полной и достоверной информации о положении гостиницы на рынке; о организация ведения учета и составления отчетности по маркетинговым исследованиям; о составление маркетингового, рекламного и выставочных бюджетов, а также отчетов об их выполнении; о подготовка пресс-релизов для средств массовой информации. Пресс-релиз — это краткое, актуальное, социально значимое письменное сообщение для средств массовой информации от имени руководства предприятия (организации, учреждения). Появление пресс-релизов, как правило, сопровождает разного рода юбилейные даты, выходящие из общего ряда события в гостинице, благотворительные акции, осуществляемые гостиницей, другие заслуживающие внимания широкой публики мероприятия. Пример пресс-релиза гостиницы представлен в приложении 15.
Рассмотрим специфику работы некоторых сотрудников туристских организаций.
На рынке туристских услуг выделяют туроператоров (фирмы, осуществляющие деятельность по формированию, продвижению и реализации туристского продукта), турагентов (фирмы, осуществляющие деятельность по продвижению и реализации туристского продукта) и экскурсионные бюро. Объем и характер должностных обязанностей и полномочий менеджеров по туризму различается в зависимости от того, в какой организации они работают. Персонал туристских организаций приведен в табл. 5.1—5.3.
Туроператор выполняет следующие задачи: планирование и составление программы туров; расчет стоимости туров; бронирование и продажа билетов; бронирование мест в гостиницах; составление программ экскурсионных и других дополнительных услуг; инструктаж гидов и водителей; оформление туристской документации; визовое обеспечение; маркетинг и реклама; взаимодействие с турагентствами и другими организациями; прямая продажа турпакетов; заключение агентских и иных договоров; выполнение административных функций.
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ... Обеспечение управления... В социально культурном...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
И гостиницах
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Гущина И.А., Зайцева Н.А.
Г98 Документационное обеспечение управления в социально- культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. –
М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2009. - 240 с.
ISBN 978-5-98281-152-3 («Альфа-М»)
ВЕДЕНИЕ
В настоящее время функционируют организации разных форм собственности — государственные, совместные, кооперативные, частные, акционерные и проч., которые занимаются промышленным и сельскохозяйств
Общие понятия
Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.
Графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством
Делопроизводство
Документирование — совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.
Система документации — совокупность докумен
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Понятие и состав реквизитов
Документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством параметров (состав реквизитов, их содержание, формат, тип но
Требования к бланкам документов
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и оперативную информацию об адресант
Оформление реквизитов документов
Реквизиты документа — отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления документов. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем требуют правильного оформления в с
Организационные документы
Организационные документы — комплекс взаимосвязанных документов, определяющих структуру, функции и задачи предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и ра
Информационно-справочные документы
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей) и подтверждающий конкретные факты или действия. Акты составляются в ра
Кадровые документы
Автобиография составляется соискателем на должность в соответствии с предоставленным в его распоряжение образцом. При этом допускается использование имеющихся в распоряжении соискателя документов
Общие правила служебной переписки
Выход на внешний рынок связан с необходимостью соблюдения определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят правила ведения деловой переписки, выполнение которы
Организация документооборота
Организация работы с документами организации предполагает:
· обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;
· обе
Формирование и оформление дел
Дело — совокупность документов (в отдельных случаях документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Номенклатура дел — систематизированный
Оперативное хранение дел
Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на хранение. За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений, работники службы делоп
Общие положения
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.
Локальные нормативные акты (Л НА) — это акты, соде
Специфические особенности ЛНА
Локальным нормативным актам присущ ряд специфических особенностей.
Во - первых, Л НА предназначены только для внутреннего использования у конкретного работодателя. Локальные акты, регулиру
Основы документационного менеджмента
Менеджмент в общепризнанном понимании — это вид деятельности или процесс по разработке и реализации управленческих решений, осуществляемый с целью повышения эффективности деятельности организации.
Положение о коммерческой тайне
4. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, регламентирующим отношения в области обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, устанавливает общие нормы
Понятия, используемые в настоящем Положении
2.1. Под информацией, составляющей коммерческую тайну, понимается научно-техническая, технологическая, коммерческая, организационная или иная используемая вдеятельности Общества информаци
Порядок отнесения сведений к коммерческой тайне
4.1. Отнесение сведений к коммерческой тайне осуществляется путем введения в предусмотренном настоящим Положением порядке ограничений на разглашение и доступ к ее носителям.
Обязательства работника
6.1. Не разглашать коммерческую тайну Общества, за исключением случаев, когда есть письменное согласие руководителя Общества, копи действующее законодательство РФ или локальные акты Обществ
Заключительные положения
24. Учет, хранение, движение, размножение, уничтожение документации (носителей информации) с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется отдельно от обычной и секретной документации
Партнеры
6.1. Систематизированные сведения о внутренних и зарубежных партнерах, заказчиках, подрядчиках, поставщиках, клиентах, потребителях, компаньонах, спонсорах, посредниках, о других деловых о
Общие положения
32. Настоящая инструкция определяет порядок оборота документов, содержащих коммерческую тайну.
33. Под документами, содержащими коммерческую тайну, п
Учет документов
3.26. Уполномоченный сотрудник регистрирует документы по количеству листов, а издания по числу экземпляров.
3.27. Регистрация производится по соответствующей форм
Общие положения
43. Служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением общества с ограниченной ответственностью «Система-XXI», о
Функции
Функциями службы ДОУ являются:
49. Разработка, внедрение и совершенствование единой нормативно-методической базы по документационному обеспечению управлени
Инструкции
3.1. Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем организации.
При составлении должностной инструкции за основу берут типовую
Осуществлять контроль за деятельностью секретариата.
3.76. Контролировать сдачу сотрудниками структурных подразделений компании документов для последующего архивирования.
3.77. Вести работу по переходу компании на б
Образец 2
И.О. Фамилия
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись 00.00.0000
Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион»)
90. Стандарты делопрои
Должностные обязанности
Агент по туризму:
2.1. Предлагает клиенту имеющийся выбор вариантов проведения отдыха, дает рекомендации и советы по выбору мест отдыха, консультируетклиента об о
Взаимоотношения по службе
Секретарь ресепшн в процессе работы взаимодействует:
С кем
По поводу чего
Периодичность
Должностные обязанности
Директор гостиницы:
6.66.Организует работу и обеспечивает экономическую эффективность деятельности гостиницы.
6.67. Осуществляет контрол
Настоящей должностной инструкцией.
195. Директор ресторана подчиняется непосредственно учредителю (владельцу) предприятия.
196. На время отсутствия директора ресторана (отпуск, болезнь
Предмет трудового договора
1. Работник принимается в Организацию для выполнения работы по должности руководителя службы рекламы и маркетинга с окладом (_ ) рублей в месяц.
2. Р
Ноября - День народного единства.
254. Труд Работника по должности, указанной в п. 1.1 договора, осуществляется в нормальных условиях.
255. Работнику ежегодно предоставляется отпуск
Сведения о работнике в трудовой книжке
№ записи
Дата
Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с
указанием причин и со ссылкой на статью, пункт зак
Об аттестации работников
1. Общие положения
261. Аттестация работников ООО (далее Общество) имеет целью улучшение подбора и расстановки кадров, стимулирование работников к повышению квалификации,
О иных случаях, предусмотренных ТК РФ.
282. Продолжительность испытательного срока указывается в приказе о приеме на работу и в трудовом договоре (ст. 70 ТК РФ).
283. В испытательный срок
Общие положения
288. Настоящее Положение разработано на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.1992 и оп
Порядок учета и регистрации писем граждан
292. Все поступающие в организацию предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках (РК
Контроль за исполнением
299. Контрольно-регистрационная карточка заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр помещается в контрольную картотеку, а второй вместе с предложением, заявлением, жалобой пер
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов