Структура делового письма

Адреса в Англии и Америке имеют следующий вид:

Обратите внимание на почтовый индекс и сокращение названий штатов.

Различия между британским и американским стилями представлены на следующей схеме:

British	American
Дата (date)
12^th December, 19 – 12 December 19 – 12 Dec. 19 –	December 12, 19 –
Приветствие (Salutation)
Dear Sir, Dear Madam, Dear Mrs. Smith, For the attention of Mr. E. Wilson, Dear Sirs	Dear Sir: Dear Madam: Dear Mrs. Smith: Attention: Mr. E.C. Wilson Gentlemen:
Комплементарная концовка (Complimentary Close)
Yours faithfully, Yours sincerely	Sincerely yours, Yours truly

В письмах не допускается никаких грамматических сокращений типа I’m, don’t, we’ve и т.п. Все эти слова нужно писать полностью.

Формат:

1. Шапка письма

2. Внутренний адрес

3. Строка: Внимание (не обязательно)

4. Дата

5. Приветствие

6. Ссылка

7. Комплементарная концовка

8. Подпись, должность, отдел

9. Посылочные инициалы

10. Вложения

11. Копии

1. Большинство писем пишутся на бланках, где уже есть название, адрес, номера телефонов фирмы и прочие данные. Адрес отправителя иногда стоит в конце письма после имени и должности.

2. Адрес того, кому предназначено письмо, размещается вверху слева.

3. Включается в тех случаях, когда письмо отправляется на фирму, но адресовано кому-то лично. Часто пишется на конверте в нижнем левом углу.

4. Обычно пишется следующим образом: March 1, 1995 или 1 March, 1995.

5. За приветствием стоит двоеточие или запятая.

6. Заимствована из служебных записок, но в письмах используется редко.

7. Обычные окончания: Yours truly, Yours sincerely, Yours faithfully.

8. Подпись, расшифровка подписи, должность, адрес следуют друг за другом в строку в левом либо в правом углу письма. Иногда письмо может быть продиктовано одним человеком, а подписано другим, обычно секретарем. Например, директор, отправляясь в командировку, оставил напечатать и подписать письмо секретарю. В этом случае подпись будет выглядеть так:

pp Diana Price

David Bradley

Managing Director,

где pp (per procurationem, лат.) означает по доверенности, за кого-то.

9. Посылочные инициалы указывают на тех, кто писал (переводил) письмо и/или печатал его.

10. Если к письму прилагаются какие-то материалы (прейскуранты, реклама и др.), то об этом упоминается после посылочных инициалов.

11. Указания на адресатов копий письма даются в самом конце.

Сравните перечисленные пункты с образцом письма:

Government of Canada (1)

Office of the Chairman

Public Service Commission

Ottawa, Ontario

KIA ON7 (2)

Attention: P. Smith (3)

December 8, 1996 (4)

Dear Sir: (5)

Ref: PC Program analyst (6)

********************************************************************************************

Yours sincerely, (7)

A. Robertson

A. Robertson

Director

General Services Division (8)

AP/CL (9)

Encl. (10)

cc: D. Dube (11)