(Order. Acknowledgement (Confirmation) and Refusal of Orders)
Для того чтобы сделать заказ (to place an order) на закупку тех или иных товаров обычно заполняют специальные бланки заказов (order forms), в которых указывается количество (quantity) изделий, их описание (description), цена (price), условия оплаты (terms of payment), дата поставки (date of delivery), скидки (discounts) и т.п. В ряде случаев, когда необходимо прояснить отдельные пункты заказа (to make certain points quite clear), пишется сопроводительное письмо (cover letter), к которому прилагается бланк заказа.
Если Продавец (Seller) или Поставщик (Supplier) товара в состоянии выполнить заказ, он посылает Покупателю (Buyer) подтверждение заказа (order acknowledgement, or confirmation), которое чаще всего представляет собой копию заказа (order copy, or duplicate), подписанную Продавцом. Обычно подтверждение заказа прилагается к сопроводительному письму, в котором Продавец выражает благодарность за заказ, а также сообщает Покупателю о тех или иных изменениях (изменении цен, сроков поставки и т.п.).
Если Продавец либо Поставщик товара по каким-либо причинам не в состоянии выполнить заказ, он либо отказывается от заказа (to refuse (to reject, to decline) the order), либо предлагает адекватную замену (substitute) товару, которого нет в наличии.
Образец заказа
(Sample of Order):
Men’s Clothes Dealers Ltd.
142 South Road
Sheffield S20 4HL
England
21st March, 2011
Dear Sirs,
Our Order for Silk Shirts
In response to your letter of 17th March, we thank you for sending us your catalogues of men’s silk shirts. We are sure there will be a great demand for them in Ukraine.
We are enclosing our Order No. 144, and would ask you to return its duplicate to us, duly signed, as an acknowledgement.
Yours faithfully.
V. Smurov
Vladimir Smurov
Export-Import Manager
Enc. Order No. 142
Образец подтверждения заказа
(Sample of Acknowledgement):
Vysteria Ltd.
P.O. Box 82
Kiev 253206
Ukraine
28th March, 2011
Ref: Order #142 of 21st March, 2011
Dear Sirs,
Thank you for your letter of 21st March, 2011. We are pleased to acknowledge your order for 400 men’s silk shirts and enclose the copy of it, duly signed, as requested.
Delivery will be made immediately on opening a letter of credit with our bank for the amount of $4212.
We hope our shirts will be in great demand in Ukraine and you will be able to place large orders with us in the future.
Yours faithfully
Alfred Smithers
Alfred Smithers
Sales Manager