Любое мероприятие финансового контроля должно сопровождаться обязательным документированием, т.е. отражением полученной информации в рабочей документации, оформленной в соответствии с требованиями контролирующего органа.
Материалы контрольных мероприятий являются источником информации о законности финансово-хозяйственной деятельности проверенного предприятия. Они состоят из сводного акта ревизии и приложений к нему, отражают все нарушения и недостатки, факты присвоения, нецелевого и неэффективного расходования государственных средств и имущества или финансовых ресурсов организации.
К рабочей документации относятся:
а) программы ревизии;
б) описания использованных контролерами процедур и их результатов;
в) объяснения, пояснения и заявления сотрудников проверяемой организации;
г) копии, в том числе фотокопии, документов проверяемой организации;
д) описания системы внутреннего контроля и организации бухгалтерского учета проверяемой организации;
е) аналитические документы, подготовленные контролером;
ж) другие документы.
К описанию использованных контролерами процедур относятся материалы личных контрольных действий проверяющего, такие как: осмотр зданий и сооружений, обследование производства, порядок вывоза и ввоза ценностей на территорию предприятия, состояние ограждения по периметру, возможность проникновения на предприятие помимо пропускного пункта, изучение представленных первичных бухгалтерских документов, анализ результатов работы системы внутреннего финансового контроля и другие.
Так, контрольные действия в виде осмотра производственных зданий, обследование технологического процесса и фиксирование при этом значительных многодневных запасов сырья на рабочих местах, отсутствие весоизмерительных приборов, формальную передачу остатков материалов от смены к смене дают все основания считать, что списание ценностей на производство продукции осуществляется отнюдь не по фактическому расходу. Это дает основания для проведения в обязательном порядке таких ревизионных действий, как инвентаризация, проверка нормативного хозяйства и ряда других, преследуемых уже такие стратегические цели ревизии, как наличие условий и обстоятельств, способствующих необоснованному списанию сырья и материалов на производство изделий, выпуску неучтенной продукции, с последующим присвоением полученной выручки и неуплатой причитающихся налогов в государственной бюджет.
Состав, количество и содержание документов, входящих в рабочую документацию аудита, определяются контролерами исходя из:
а) характера проводимой работы;
б) характера и сложности деятельности проверяемой организации;
в) состояния бухгалтерского учета проверяемой организации;
г) надежности системы внутреннего контроля проверяемой организации.
Формы рабочей документации разрабатываются контролирующим органом самостоятельно, если законодательные акты Российской Федерации не предписывают такие формы.
Рабочая документация должна создаваться на бумажных, машинных или иных носителях, обеспечивающих сохранность сведений, содержащихся в ней, в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.
Записи в документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.
Документы, входящие в состав рабочей документации, как правило, должны иметь следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) наименование проверяемой организации;
в) период проверки;
г) дату контрольного мероприятия;
д) содержание документа;
е) личную подпись лица, создавшего документ, и ее расшифровку.
Невыполнение вышеперечисленных условий оформления организации и проведения процедур является грубым нарушением, может служить основанием аннулирования результатов работы ревизоров и причиной новых повторных процедур. Невыполнение формальных требований по оформлению процедур, как показывает практика, является основанием для отказа рассмотрения результатов ревизии в качестве доказательств в судебном или служебном расследовании.
Рабочие документы должны быть оформлены аккуратно.
В состав рабочей документации входит также акт ревизии и надлежаще оформленные приложения к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.).
Материалы ревизии представляются руководителю ревизионного органа в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания его в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руководителем контрольно-ревизионного органа либо уполномоченным им на то лицом делается отметка: «Материалы ревизии приняты», указывается дата и им подписывается.
Материалы каждой ревизии в делопроизводстве контрольно — ревизионного органа должны составлять отдельное дело с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов этого дела.
Изъятие рабочей документации у контролирующего органа может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации.
В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель контролирующего органа должен назначить служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим актом.