Организация структурно состоит из множества взаимосвязанных элементов, одни из которых осуществляют коммерческую (текущую, финансовую, инвестиционную) деятельность, а другие управление ею. Но все они находятся в неразрывной связи и представляют в совокупности систему управления.
Одной из составляющих системы управления хозяйствующим субъектом является подсистема бухгалтерского учета, выделяющая в своей структуре финансовый, управленческий и налоговый учет с соответствующими информационными потоками, которые характеризуются наличием прямой и обратной связей.
Правовой статус бухгалтерской службы регулируется нормативными документами, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией.
Задачами бухгалтерской (финансово-бухгалтерской) службы являются:
• налаживание взаимоотношений организации с другими субъектами хозяйствования;
• поиск внутренних и внешних краткосрочных и долгосрочных источников финансирования, выбор наиболее оптимального их сочетания;
• своевременное обеспечение финансовыми ресурсами текущей деятельности организации;
• эффективное использование финансовых ресурсов для достижения стратегических и тактических целей организации;
• сохранение и рациональное использование основного и оборотного, собственного и заемного капиталов;
• обеспечение своевременности платежей по обязательствам организации.
Деятельность бухгалтерской службы организации осуществляется на основании самых разнообразных документов: организационных, распорядительных, платежных, учетных. Так, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, поэтому постановка бухгалтерского дела в узком смысле сводится к разработке правил оформления, приема, выдачи и хранения учетной документации на основании организационных и распорядительных документов и составлению ряда дополнительных, корректировке специализированных документов — регистров бухгалтерского и налогового учета и документов внутренней отчетности.
Таким образом, организация бухгалтерского дела предполагает:
• разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписания);
• составление графика документооборота организации;
• создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;
• формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения его квалификации);
• создание технологии обработки получаемой информации (применяемая форма ведения учетного процесса).
В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» ответственность за постановку бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства-при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.
Руководители организаций в зависимости от объема учетной работы могут:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
Случаи, предусмотренные в пп. б, в, г, рекомендуется применять в организациях, относящихся согласно законодательству РФ к субъектам малого предпринимательства:
1. Главный бухгалтер относится к категории руководителей организации, принимается на работу и увольняется директором.
2. Возглавляемая главным бухгалтером бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением и не должна входить в состав какого-либо другого подразделения (службы).
3. Основная задача главного бухгалтера — осуществление в организации бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности организации.
4. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно директору организации.
5. Главный бухгалтер должен знать и руководствоваться в своей деятельности:
• законодательством о бухгалтерском учете;
• постановлениями, распоряжениями, приказами и другими руководящими нормативными актами вышестоящих финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающимися хозяйственно-финансовой деятельности организации;
• гражданским правом;
• финансовым, налоговым и хозяйственным законодательством;
• положениями и инструкциями по организации бухгалтерского учета в организации, правилами его ведения, порядком оформления операций;
• формами и порядком финансовых расчетов, методами экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности организации;
• методами выявления внутрихозяйственных резервов;
• передовым отечественным и зарубежным опытом совершенствования финансовой и хозяйственной деятельности;
• нормативно-методическими актами по экономике, организации труда и управления;
• законодательством о труде и охране труда в Российской Федерации;
• правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• уставом организации.
6. На должность главного бухгалтера назначаются лица,
имеющие высшее специальное образование (экономическое, финансово-экономическое) и стаж финансово-бухгалтерской (финансово-экономической) работы на руководящих должностях не менее 5 лет. 1
В необходимых случаях на должность главного бухгалте-1ра может быть назначено лицо, не имеющее высшего специального образования, при наличии у него стажа работы по I специальности и достаточного опыта практической работы для I выполнения обязанностей главного бухгалтера.
7. При увольнении бухгалтер сдает дела вновь назначенному главному бухгалтеру. В процессе сдачи дел проверяются состояние бухгалтерского учета и достоверность отчетных данных, о чем составляется акт сдачи-приемки дел, утверждаемый руководителем организации, в двух экземплярах. Основные реквизиты акта:
• наименование документа;
• место и дата составления;
• должность, фамилии, инициалы и подписи лиц, составивших акт;
• перечень приложений к акту.
Акт составляется в произвольной форме. В акте сдачи-приемки дел содержатся следующие данные: сроки составления последнего бухгалтерского отчета; показатели состояния документации; результаты последней аудиторской проверки, ревизии, инвентаризации; состояние архива, передаваемый нормативно-справочный материал.
В настоящее время сложились три основных типа организации структуры бухгалтерии: линейная (иерархическая), вертикальная (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).
Сущность линейной структуры организации бухгалтерии заключается в том, что все ее работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии характерна для небольших организаций с численностью аппарата 7—10 человек.
При организации аппарата бухгалтерии по вертикалисоздаются промежуточные звенья управления (отделы, сектора, бюро, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Вертикальная структура бухгалтерской службы применяется в большинстве средних и части крупных организаций.
При применении комбинированного типа организации структуры бухгалтерии в ней выделяются структурные подразделения (например, по производствам), выполняющие замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерской службы, которые самостоятельно распоряжаются в пределах установленной компетенции. Такая форма организации аппарата бухгалтерии характерна для особо крупных организаций.
При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская службa должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который осуществляет руководство бухгалтерией.