Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, выставленных аккредитивах, в чековых книжках. Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе устанавливается ЦБ РФ. Организации обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банках.
Кассовые операции осуществляются согласно порядку ведения кассовых операций, утвержденного ЦБ 12 октября 2011 года. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке определяются организацией.
Для ведения кассовых операций организация устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения кассовой книги (форма №0310004)
Сумма остатка наличных денег на конец рабочего дня организация определяет лимит остатка наличных денег самостоятельно в соответствии с приложением к порядку ведения кассовых операций и в организации об установленном лимите издается распорядительный документ.
Накопление наличных денег в кассе сверхустановленного лимита допускается в дни выплат ЗП, стипендий, выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а так же выходные, не рабочие праздничные дни в случае ведения организацией в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита не допускается.
Кроме того существует лимит расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, ИП, юридическим лицом и ИП – 100 000 рублей.
За осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленных размеров, за накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов может быть наложен административный штраф в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ в следующих размерах от 4 000 до 5 000 рублей на должностных лиц, от 40 000 до 50 000 рублей на юридических лиц.
Кассовые операции ведутся кассиром, при наличии у организации нескольких кассиров один из них является старшим кассиром. Кассовые операции могут производиться руководителем.
Документальное оформление кассовых операций.
Для учета кассовых операций применяются следующие документы:
- Приходно кассовый ордер ПКО (ф №0310001)
- Расходный кассовый ордер РКО (ф №0310002)
- Кассовая книга (ф №0310004)
- Книга учета принятых и выданных кассиром финансовых средств (ф №0310005)
Кассовые документы оформляются:
- Главным бухгалтером
- Бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром)
- Определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа
- Руководителем
В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежная ведомость, платежные ведомости, заявления, счета, другие документы)
Внесение исправления в кассовые документы не допускается.
ПКО заполняется главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии руководителем, кассиром.
РКО подписывается руководителем, а так же главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии руководителем (да-да, две подписи), кассиром, лицом получившим деньги.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
Кассир снабжается печатью или штампом, которые содержат реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а так же образцами подписей лиц уполномоченных подписывать кассовые документы.
В случае ведения кассовой операцией руководителем образцы подписей не оформляется. При наличии старшего кассира к операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течении рабочего дня отражается старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Записи в эту книгу осуществляются в момент передачи наличных денег.
Кассовые документы могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств. Кассовые документы, оформляемые с технических средств распечатываются на бумажном носителе.
При получении ПКО кассир проверяет наличие подписей и их соответствие образцу подписей наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму указанную в ПКО с суммой фактически принятых наличных денег.
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме указанной в ПКО. Кассир расписывается, расставляет штампы и выдает вносителю квитанцию к ПКО.
Выдача наличных денег подотчет проводится по РКО. Выдача ЗП осуществляется по РКО, расчетно-платежным ведомостям.
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении доверенности и документа удостоверяющего личность.
При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие ФИО получателя денег, ФИО доверителя, и перед подписью лица, которому доверено получение денег делается надпись «по доверенности»
При выдаче наличных денег по РКО кассир подготовляет сумму наличных денег и передает РКО получателю денег, который указывает получаемую сумму и подписывает РКО. Кассир пересчитывает подготовленную сумму, таким образом получатель мог наблюдать, и выдает получателю наличные деньги. После выдачи наличных денег