Сырьё и материалы поступают от поставщиков, подотчётных лиц. Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчётные и другие сопроводительные документы: товарно-транспортные накладные, счета фактуры.
Принятые материалы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдаёт заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала, данные счёта поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами (форма № м 4). Приходный ордер подписывает зав. Складом и экспедитор.
Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют одно или многострочными требованиями-накладными (форма м1) в двух экземплярах. 1 является основанием для списания материалов с цеха, 2 направляется на склад и используется в качестве приходного документа
Подотчётные лица приобретают материалы в организациях торговли и других организациях. Документ, подтверждающий стоимость приобретённых материалов – кассовый и товарный чек, или акт, составляемый подотчётным лицом. Эти документы подотчётное лицо прикладывает к авансовому отчёту и сдаёт в бухгалтерию.
Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно оформляют лимитно-заборными картами (форма № М8) в двух экземплярах на один или несколько видов материалов, как правило, на определённый срок. Один экземпляр лимитно-заборной карты передают цеху-получателю, а второй заведующему. Кладовщик записывает количество отпущенного материала в обоих экземплярах и расписывается и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Если материалы со склада отпускаются не часто, то их отпуск оформляют требованиями-накладными на отпуск материалов (Форма № М 11), которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах:
1. С распиской кладовщика остаётся в цехе
2. С распиской получателя у кладовщика
Отпуск материалов сторонним организациям оформляют накладными на отпуск материалов на сторону (Форма М15), которые выписываются 2х экземплярах, 1 остаётся на складе, а 2 остаётся у покупателя.
Учёт материалов на складе осуществляет зав складом (кладовщик), который является МОЛ и с им заключается договор о полной материальной ответственности. Учёт движения остатков материалов на складе осуществляют в карточках складского учёта материалов (форма № М17), На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. В карточках осуществляется учёт только в натуральном выражении. Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в ней номер склада, наименование, марку, сорт, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, и т.д.
После этого карточки передают на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода, и остатка материалов.
Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операции. После каждой записи выводит остаток материалов.
В установленные сроки МОЛ по складу (и производству) составляют отчёты о движении и остатках ценностей и представляют их в бухгалтерию вместе с первичными документами по движению материальных ценностей.
В отчётах заведующих складами (кладовщиков) поступление материалов показывается по источникам, а их выбытие по направлениям использования материалов.
В производственных отчётах, которые составляются начальниками цехов (мастерами) кроме фактического расхода материалов указывают их расход по норме.
Аналитический учёт материалов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.
При использовании оборотных ведомостей применяют 2 варианта:
1)В бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учёта, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. В них учёт материалов ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости материалов по каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению. На основе указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость, в которую переносят итоги указанных оборотных ведомостей по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведомости сверяют с данными синтетического учёта
2)Все приходные расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость.
При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складской учёт ни в отдельных карточках аналитического учёта, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве реестров аналитического учёта карточки складского учёта материалов, ведущиеся на складах.