Для учёта личного состава начисление и выплат заработной платы на практике используют унифицированные формы первичных учётных документов, которые утверждены от 5 января 2004 года постановлением ГОСКОМСТАТа России
| Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу (Форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приёме работников га работу (Форма № Т-1а) | Применяется для оформления и учёта принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за приём, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию |
| Личная карточка работника (форма № Т-2) | Заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приёме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщённых о себе |
| Штатное расписание (форма № Т-3) | Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации |
| Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) | Используются для оформления и учёта перевода работника (работников) на другую работу в организации |
| Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6 ) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) | Применяются для оформления и учёта отпусков. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счёте и производится расчёт заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 “Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику” |
| График отпусков (форма № Т-7) | Предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам |
| Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) | Применяются для оформления и учёт увольнения работника (работников). На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счёте, трудовой книжке, производится расчёт с работниками по форме № Т-61 “Записка-расчёт при прекращении (расторжение) трудового договора с работником (увольнении)” |
| Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9а) | Применяются для оформления и учёта направлений работников в командировку |
| Командировочное удостоенные (Форма № Т-10) | Являются документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке |
| Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении (форма № Т-10а) | Используется для оформления и учёта служебного задания для направления в командировку, а также отчёт о его выполнении |
| Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда (форма № Т-12) и табель учёта рабочего времени (форма № Т-13) | Применяют для осуществления табельного учёта и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учёта рабочего времени и оплаты труда, а форма № Т-13 – только для учёта рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счёте (форма № Т-54), расчётной ведомости (форма № Т-51) или расчётно-платёжной ведомости (форма № Т-49). Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии принятой технологией обработки данных |
| Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику (Форма № Т-60) | Предназначена для расчёта причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска |
| Записка-расчёт при прекращении трудового договора с работником (увольнение) (форма № Т-61) | Применяется для учёта и расчёта причитающейся заработной платы и других выплат работника при приращении или расторжении трудового договора |
Учёт выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учёта выработки применяют различные формы первичных документов (Наряды на сдельную работу, ведомости учёта выполненных работ и другие)
Учёт выработки, а также выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологий производства и так далее.
Оформленные первичные документы по учёту выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами предаются бухгалтеру. Дополнительными документами могут быть: листки на оплату простоя, акты о браке и тому подобные документы.
Заработок рабочих определяют умножением часовой или дневной тарифной ставки его разряда на количество отработанных им часов или дней. Заработок других категорий работников определяют следующим образом: если эти работники отработали все рабочие дни месяца, то их оплату составят установленные для них оклады. Если же они отработали неполное число рабочих дней, то их заработок определяют делением установленной ставки на календарное количество рабочих дней и умножением полученного результата на количество оплачиваемых за счёт предприятия рабочих дней.
При сдельных формах оплаты труда сумма оплаты труда рабочих исчисляется умножением сдельных расценок на объём выполненных работ или количество произведённой продукции.
Право на отпуск работникам предоставляется по истечению 6 месяцев непрерывной работы на данном предприятии.
За работником, который находится в отпуске сохраняют его заработок. Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечении 6 месяцев (статья 122 ТК). Отпуск за второй и последующие годы работы может быть предоставлен в любе время года в соответствии с графиком отпусков. Не предоставлять отпуск работнику в течении 2х лет подряд – запрещается. Продолжительность отпуска как правило составляет 28 календарных дней. При этом в период отпуска не включаются праздничные дни. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск. В некоторых случаях ежегодны оплачиваемый отпуск должен быть продлён (в случае болезни работника во время отпуска).
Сумму отпускных рассчитывают исходя из среднего дневного заработка работника. Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется за последние 12 календарных месяцев путём деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29.4 (среднемесячное число календарных дней) (статья 139 ТК РФ)
Чтобы рассчитать средний дневной заработок необходимо определить: расчётный период, сумму выплат, которую начислили работнику в расчётном периоде. Расчётный период для оплаты отпуска – 12 календарных месяцев с 1го числа до 1 числа, предшествующих уходу работника в отпуск. В коллективном договоре могут быть предусмотрены и иные периоды для расчёта средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (например: такой период может быть 3 месяца).
Пособия по временной нетрудоспособности выплачивают рабочим и служащим за счёт отчислений на социальное страхование, но в настоящее время первые три дня оплачиваются за счёт средств работодателя. Основанием для выплаты пособий являются листки по временной нетрудоспособности, которые выдаются лечебными учреждениями.
Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа работника и его среднего заработка. При непрерывном стаже работы до 5 лет – 60 % заработка, от 5 до 8 лет – 80%, свыше 8 лет – 100% заработка. Если страховой стаж работника меньше 6 месяцев, то его средний заработок определяется исходя из минимального размера оплаты труда.
Чтобы рассчитать пособие по временной нетрудоспособности, необходимо: определить заработок работника, учитываемый при выплате пособия, среднедневной заработок работника, дневное пособие работника, общую сумму пособия.