Работники организации, получающие подотчётные суммы, называются подотчётными лицами.
Подотчётные суммы - денежные авансы, которые выдаются работникам организации на хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.
Расходы на хозяйственные нужды – затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта.
Командировка – поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. Перед тем, как направить работника в командировку, необходимо оформить:
1)Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении по форме № Т10А
2)Приказ, о направлении работника в командировку по форме № Т9(Если в командировку направляется 1 работник) или №Т9А (Если в командировку направляются несколько работников)
3)Командировочное удостоверение форма № Т10, где в каждом пункте назначения делают отметки о времени прибытия и выбытия работника, которое заверяют подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен. Все командировочные удостоверения регистрируются в журнале учёта работников, выбывающих в командировки.
Подотчётное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в трёхдневный срок после выхода на работу представить в бухгалтерию авансовый отчёт об израсходованных суммах. В настоящее время авансовый отчёт составляется по форме №АО1. Эта форма утверждена постановлением ГОСКОМСТАТа РФ от 1 августа 2001 года № 55. Если работник получал денежные средства на хозяйственные нужды, он также должен представить вышеуказанный авансовый отчёт. К авансовому отчёту прилагаются все документы, подтверждающие расходы. Командированному работнику оплачиваются согласно ТК РФ:
-Расходы по найму жилого помещения
-Расходы по проезду к месту командировки и обратно
-Суточные
-Другие расходы (оплата услуг связи)
На оплату вышеуказанных расходов, работнику перед его отъездом в командировку, выдаётся аванс.
Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения, расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счёт за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре и ресторане и тому подобных услугах. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и день приезда). Размер суточных устанавливается приказом руководителя. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленным правительством РФ для бюджетных организаций (100 рублей за день нахождения в командировке).
Учёт расчётов с подотчётными лицами ведётся на счёте 71. Счёт по назначению – активный, по характеру сальдо – активно-пассивный.
Основные бухгалтерские записи по счёту 71
| Наличные денежные средства выданы под отчёт из кассы | ||
| Выданы под отчёт денежные средства с расчётного счёта | ||
| Учтены расходы подотчётных лиц, связанные с покупкой внеоборотных активов | ||
| Оприходованы материалы , приобретённые подотчётными лицами | ||
| Оприходованы товары, приобретённые подотчётными лицами | ||
| Списаны расходы, оплаченные из подотчётных сумм, для нужд основного производства | ||
| Списаны расходы, оплаченные из подотчётных сумм, для нужд вспомогательного производства | ||
| Оплачены подотчётным лицам общепроизводственные расходы | ||
| Оплачены подотчётным лицам общехозяйственные расходы | ||
| Списаны расходы подотчётных лиц, связанные с продажей товаров (готовой продукции) | ||
| Отражена сумма НДС, указанная в документах | ||
| Из подотчётных сумм оплачена задолженность поставщика | ||
| В кассу возвращены неиспользованные подотчётные суммы |
Аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами ведут по каждому подотчётному лицу