Денежные средства на хозяйственные или командировочные расходы в современной деловой практике могут предоставляться как наличными, так и в безналичной форме.
Выдачу наличных денег бухгалтер оформляет расходным кассовым ордером по письменному заявлению подотчётного лица. Заявление, составленное в произвольной форме, должно содержать собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, а также подпись и дату.
Служебная командировка подотчётного лица оформляется приказом руководителя и командировочным удостоверением.
В настоящее время получила широкое распространение безналичная форма выдачи денег под отчёт перечислением их на личную или корпоративную банковскую карту работника. Эта практика имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом через кассу.
Подотчётное лицо обязано в срок, не превышающий трёх рабочих дней после исполнения мероприятия, или со дня выхода на работу предъявить в бухгалтерию авансовый отчёт, приложив к нему все документы, подтверждающие произведённые расходы. Правильность отчёта проверяет бухгалтер, после чего его утверждает руководитель. Утверждённый авансовый отчёт – основание для бухгалтера погасить дебиторскую задолженность подотчётного лица и принять потраченные им суммы на расходы либо другие активы организации.
Авансовый отчёт составляют по стандартной форме (АО-1), он предусматривает следующие виды расходов (оправдательных документов):
· проезд в оба конца ‒ на основании билетов;
· суточные /питание/ ‒ по условиям коллективного договора;
· квартирные /проживание/ ‒ на основании квитанций гостиниц;
· прочие расходы – на основании товарных чеков, квитанций и т.п.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором (ст. 168 Трудового кодекса РФ).
С 01.01. 2009 г. суточные или полевое довольствие учитываются при налогообложении прибыли без ограничения – не нормируются. В целях налогообложения доходов физических лиц существуют ограничения. НДФЛ не облагаются суточные:
· не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
· не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Если произошли расходы сверх установленных ограничений, то руководитель может их утвердить, и они будут отнесены на расходы организации, но для целей НДФЛ к учёту будут приняты лишь нормативные затраты.
Выдача наличных денег под отчёт проводится при условии полного погашения подотчётным лицом задолженности по ранее полученной под отчёт сумме.