Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Подотчетными называют лица, получившие в кассе организации аванс на хозяйственные и командировочные расходы.

Подотчетная сумма — денежные авансы, выдаваемые работникам организации на указанные цели.

Выдача аванса на хозяйственные нужды производится матери­ально ответственным лицам, с которыми заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Список лиц, имеющих право на получение указанного аванса, утверждается руководителем организации.

Выдача аванса подотчетным лицам на хозяйственные расходы производится из кассы организации по расходному кассовому ор­деру на основании заявления (служебной записки), в котором указывается, на какие цели необ­ходим аванс с отражением их ориентировочной стоимости и общей суммы денежных средств на хозяйственные нужды.

Отчетным документом подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему:

1. кассового и товарного чеков — при приобретении товарно-материальных ценностей на предприятиях розничной торговли;

2. накладных, товарно-транспортных накладных, квитанций к приходному кассовому ордеру, счетов-фактур — при приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц;

3. квитанций, счетов об оплате потребленных услуг (услуг связи почтовых, телеграфных услуг и др.).

Право на зачет произведенных и подтвержденных расходов производится после оприходования приобретенных ценностей по приходному ордеру или накладной (внутрихозяйственного назначения).

Выдача аванса на командировочные расходы производится в соответствии с заданием руководителя предприятия.

Служебной командировкой признается поездка работника организации на определенный срок в другую местность для выполне­ния служебного поручения вне места постоянной работы.

Срок командировки работников определяется руководителем организации, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Фактическое время пребывания на месте командировки опре­деляется по отметкам в командировочном удостоверении.

Дни выбытия и прибытия считаются полными днями.

Для расчетов с подотчетными лицами по служебным команди­ровкам служат документы:

1) приказ руководителя организации, в котором указываются: фамилия, имя, отчество и должность командированного; наимено­вание организации командирования и ее местонахождение; продол­жительность и срок командировки; цель командировки; вид транс­порта, которым может пользоваться командированный сотрудник;

2) командировочное удостоверение, оформляемое команди­рованному сотруднику, с отметкой убытия и прибытия в местах командировки.

За командированным работником сохраняется средняя зара­ботная плата за весь период нахождения в командировке.

По возвращении из командировки работник в 3-дневный срок представляет в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением оправдательных документов по фактически произведен­ным расходам и письменный отчет о выполненной работе в период командировки, утвержденный руководителем организации (подразделения).

В соответствии с законодательством возмещение расходов служебной командировке производится по фактическим расходам.

Командированному работнику возмещаются следующие расходы:

- по найму жилого помещения, в том числе плата за бронирование мест гостиницах;

- расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- суточные за все время пребывания в командировке, в том числе и за время нахождения в пути;

- сборы за услуги аэропортов, вокзалов и трансагентств;

- различные страховые комиссионные сборы;

- расходы по проезду в аэропорт или вокзал в местах отправления, назначения, пересадок (кроме такси);

- pacходы по провозу багажа.

Учет расчетов с подотчетными лицами отражается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет балансовый, основной, расчетный, активно-пассивный I вида (мо­жет иметь развернутое сальдо).

Дт 71 Кт
Сн – задолженность подотчетных лиц перед организацией на начало периода	Сн – задолженность организации перед подотчетными лицами на начало периода
Об: Выдача авансов на хозяйственные и командировочные расходы	Об: 1. Оприходование приобретенных ценностей; 2. Включение в себестоимость командировочных расходов; 3. Отражение сумм НДС по командировочным и хозяйственным расходам; 4. Возврат неиспользованных подотчетных сумм; 5. Удержание невозвращенных сумм их заработной платы
Ск – задолженность подотчетных лиц перед организацией на конец периода	Сн – задолженность организации перед подотчетными лицами на конец периода

 

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственных операций
Хозяйственные расходы
		Выдан аванс работнику на хозяйственные расходы (РКО, заявление)
10, 15, 41		Приняты к учету материальные ценности (авансовый отчет)
		Отражена сумма НДС по приобретенным ценностям (авансовый отчет)
Командировочные расходы внутри страны
		Выдан аванс работнику на командировочные расходы (РКО)
20, 25, 26, 44		Включены в себестоимость фактические и документально подтвержденные командировочные расходы (авансовый отчет)
		Отражена сумма НДС со стоимости произведенных расходов на проживание и проезд (авансовый отчет)
		Возвращен в кассу неиспользованный остаток подотчетной суммы (ПКО)
		Отражены невозвращенные в срок подотчетные суммы (приказ руководителя, бухгалтерская справка)
		Удержаны из заработной платы невозвращенные подотчетные суммы (ведомость удержаний)
		Предъявлены к вычету суммы НДС (бухгалтерская справка)

При автоматизированной форме ведения учета регистрами аналитического учета являются карточка счета 71, анализ счета 71 по субконто. Регистрами синтетического учета являются журнал – ордер и ведомость по счету 71, анализ счета 71, обороты счета (главная книга).

В бухгалтерском балансе задолженность подотчетных лиц перед организацией отражается в активе баланса по строке 1230 «Дебиторская задолженность» II раздела «Оборотные активы». Задолженность организации перед подотчетными лицами отражается в пассиве по строке 1520 «Кредиторская задолженность» V раздела «Краткосрочные обязательства».