Для ведения кассовых операций юридическое лицо, индивидуальный предприниматель устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, (далее - касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег). Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель издают приказ об установленном лимите остатка наличных денег.
Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег.
Превышение установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.
При расчетах с поставщиками организации должны соблюдать установленный предельный размер расчетов наличными денежными средствами в РФ между юридическими лицами по одной сделке, который установлен в размере 100 тыс. руб. (под сделкой понимаются все наличные расчеты в рамках одного договора). Данный лимит не распространяется на расчеты организации с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями, с которыми расчеты можно проводить без ограничений.
Любое поступление оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО), состоящим из двух частей: самого приходного кассового ордера и квитанции к нему.
Любая выплата денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером (далее – РКО).
ПКО и РКО действуют только в течение дня их выписки. Выдача их на руки лицам, вносящим или получающим денежные средства из кассы запрещена. Все документы в момент совершения операции подписывает кассир.
Все ПКО и РКО регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Кассир учитывает все операции ежедневно в кассовой книге, кассовая книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом порядке все совершенные организацией операции, подтвержденные первичными учетными документами. Каждая организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице. Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Синтетический учет наличия и движения денежных средств и денежных документов в кассе ведется на счете 50 «Касса». Счет балансовый, основной, инвентарный, денежный, сальдовый, активный.
| Дт 50 Кт | |
| Сн – величина денежных средств и денежных документов в кассе на начало периода | |
| Об: Поступление денежных средств и денежных документов в кассу | Об: Выплата (выдача) денежных средств и денежных документов их кассы |
| Ск – величина денежных средств и денежных документов в кассе на конец периода |
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50/1 «Касса организации». Осуществляется учет денежных средств в кассе самой организации;
50/2 «Операционная касса». Учитывается наличие и движение денежных средств в кассах речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, в кассах отделений связи и т.п. Она открывается организациями (транспорта и связи) при необходимости;
50/3 «Денежные документы». Учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам;
50/4 «Касса в иностранной валюте». Учитывается наличная иностранная валюта, выдаваемая на командировочные и представительские расходы.
| Дебет | Кредит | Содержание хозяйственных операций |
| Поступление денежных средств в кассу (приходный кассовый ордер) | ||
| Поступили наличные денежные средства с расчетного счета в кассу | ||
| 58/3 | Поступили в кассу организации наличные денежные средства в счет погашения ранее выданного займа | |
| Поступили в кассу организации наличные денежные средства от покупателей и заказчиков | ||
| 66, 67 | Получен наличными денежными средствами заем | |
| Возвращены неиспользованные подотчетные суммы | ||
| 73/1, 73/2 | Поступили в кассу организации наличные денежные средства от работников в счет погашения ранее предоставленного займа и в счет возмещения материального ущерба причиненного работником в результате хищения или недостач денежных средств, ценностей, брака и т.д. | |
| 75/1 | Поступили в кассу наличные денежные средства от учредителей организации в счет вклада в уставный капитал | |
| Поступили в кассу наличные денежные средства от разных дебиторов | ||
| 90/1 | Отражена выручка при продаже продукции, товаров за наличный расчет | |
| 91/1 | Выявлены излишки денежных средств при инвентаризации кассы (акт инвентаризации наличных денежных средств) | |
| Выплата денежных средств из кассы (расходный кассовый ордер) | ||
| Наличные денежные средства сданы из кассы организации в кассу банка и в тот же день зачислены на расчетный счет | ||
| Наличные денежные средства сданы из кассы организации инкассаторам для зачисления на расчетный счет (копия препроводительной ведомости к сумке в рублевой наличностью или квитанция кредитной организации о приеме наличных денежных средств) | ||
| 58/3 | Выдан заем наличными денежными средствами | |
| Погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками | ||
| 66, 67 | Погашен заем и проценты по нему путем выдачи наличных денежных средств заимодавцу | |
| Выплачена из кассы сумма заработной платы | ||
| Выдан аванс подотчетным лицам из кассы | ||
| 73/1 | Выданы займы работникам организации | |
| 75/2 | Выплачены дивиденды (доходы) учредителям | |
| Погашена задолженность перед разными кредиторами | ||
| Выявлены недостачи денежных средств при инвентаризации кассы (акт инвентаризации наличных денежных средств) |
Учет денежных документов
| Оплачены путевки (выписка с расчетного счета, платежное поручение) | ||
| 50/3 | Оприходованы путевки в кассу в сумме фактических затрат (товарная накладная, приходный кассовый ордер) | |
| 50/3 | Выданы путевки работникам (ведомость выдачи путевок, расходный кассовый ордер) | |
| Удержана из заработной платы часть стоимости путевки или вся стоимость (заявление работника, бухгалтерские справки) | ||
| Оплачена часть стоимости путевки путем внесения в кассу организации денежных средств (приходный кассовый ордер) | ||
| 91/2 | Списана часть стоимости путевки за счет средств организации (приказ руководителя, бухгалтерская справка) | |
| 50/3 | Поступили в кассу приобретенные подотчетным лицом денежные документы (авансовый отчет, приходный кассовый ордер) | |
| 50/3 | Поступили в кассу проездные документы, приобретенные по безналичному расчету (приходный кассовый ордер) | |
| 50/3 | Выданы проездные документы под отчет работникам организации (расходный кассовый ордер) | |
| 20, 44 | Списана стоимость использованных проездных документов (авансовый отчет) |
При автоматизированной форме ведения учета регистрами аналитического учета являются карточка счета 50, анализ счета 50 по субконто. Регистрами синтетического учета являются журнал – ордер и ведомость по счету 50, анализ счета 50, обороты счета (главная книга).
В бухгалтерском балансе организации остаток наличных денежных средств отражается в активе по строке 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты» II раздела «Оборотные активы».