Ввод данных

В ячейки можно вводить данные двух типов: формулы и константы (числа, текст или значения дат и времени). Прежде чем вводить данные, следует продумать, как их лучше разместить на листе. Удобно сначала составить шапку таблицы, заполнить названия ее строк и столбцов. Тогда при внесении данных легко будет ориентироваться в таблице. Если пользователь забудет включить в таблицу какой-либо столбец или строку, их можно будет вставить позже, не теряя уже введенной информации.

Имя ячейки (адрес ячейки) в Ехсеl формируется по аналогии с именованием клеток на шахматной доске: по имени столбца и строки, на которых расположена ячейка. Так, ячейка С3 находится на пересечении столбца С и 3-й строки.

Примечание.Ссылки могут иметь так называемый стиль R1С1, где R1 - строка 1, а С1- столбец 1. Переключение между стилями осуществляется при помощи опции Стиль ссылок R1С1, расположенной на странице Формулы окна Параметры Ехсе1, которое вызывается одноименной командой из меню кнопки Office.

а

б

в

Рис. 3. Ввод текста:

а – просмотр содержимого ячейки В2;

б – переход на пустую ячейку С2; в – ввод текста в ячейку С2

Ссылаться можно как на отдельные ячейки, так и на диапазоны прямоугольные блоки) ячеек. Когда в диапазон входят смежные ячейки, например А1, А2 и АЗ или А1, В1 и С1, такой диапазон обозначается в формуле при помощи ссылок на первую и последнюю его ячейки, между которыми ставится знакдвоеточия “:” (А1:А3 иА1:С1 соответственно). Если же ячейки диапазона являются несмежными, т. е. они были выделены с помощью клавиши Ctrl, то ссылки на вес ячейки диапазона перечисляются в формуле через точку с запятой “;” (А1;А3;С1).

В формуле при помощи ссылок можно использовать данные как текущего рабочего листа, так и других листов книги, а также других рабочих книг.

Необходимо отметить, что ссылки на ячейки вида А1 (данный стиль применяется по умолчанию) строятся с использованием заголовков соответствующих строк и столбцов рабочего листа.

В формулах можно использовать ссылки на ячейки как текущего листа, так и других листов рабочей книги. Например, ссылка на ячейку А1, расположенную на листе с именем Лист1, будет выглядеть так: Лист1!А1.

При открытии нового документа автоматически активной устанавливается ячейка А1, она обрамляется черной рамкой. И если сразу же начать вводить текст, он отобразится в этой ячейке. Чтобы ввести текст в другую ячейку, например А2, необходимо ее активизировать, т.е. щелкнуть мышью по этой ячейке либо установить в нее курсор, произведя двойной щелчок (ссылка на активную ячейку отображается в поле имени). Далее следует ввести данные и завершить ввод нажатием клавиши Tab, в результате чего курсор переходит на соседнюю ячейку справа - В2.

Следует обратить внимание на такую ситуацию. После того как будет введен текст в ячейку, он может отобразится и за ее пределами (рис. 3а). Но не следует думать, что соседние ячейки С2 и В2 заняты. В этом можно легко убедиться, активизировав одну из этих ячеек. Если в активной ячейке содержится информация, она отображается в строке формул. На рис. 3б видно, что в строке формул пусто, т. е. ячейка С2 не содержит никакой информации. После того как в нее будет введен текст, информация, выходившая до этого за пределы ячейки В2, скроется (рис. 3в).

Примечание. Направление перехода курсора при вводе данных в ячейку указывается при помощи опции Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД и выпадающего списка Направление, расположенных на странице Дополнительно окна Параметры Ехсе1, которое вызывается одноименной командой из меню кнопки Office.

Если информация уже введена в ячейку и требуется лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные (например, если в ячейке В2 следует ввести не Наименование, а Наименование товара), необходимо выполнить такие действия:

1. Дважды щелкнуть мышью по этой ячейке или нажать клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом выполняется переход в режим редактирования.

2. Установить курсор в то место, где нужно добавить текст, т.е. вконец слова Наименование, нажать клавишу Пробел и ввести слово товара.

3. Для подтверждения внесенных изменений нажать клавишу Enter или Tab либо кнопку Ввод в строке формул.

Если в процессе редактирования возникла необходимость восстановить исходные данные в ячейке (с выходом из режима редактирования), следует нажать клавишу Escили щелкнуть по кнопке Отмена, расположенной в строке формул.

Для того чтобы изменить какие-либо параметры таблицы (ширину столбца, шрифт в ячейке и т.д.), сначала нужно научиться выделять необходимые элементы.