Принцип одноразового ввода информации

В деятельности руководителя информация, ее оперативность и достоверность, играет решающую роль, так как она является предметом, средством и продуктом управленческого труда. Один раз введенная в память компьютера информация может неодно­кратно использоваться для решения целого комплекса информа­ционно связанных задач— вот суть этого важного принципа уп­равления. Этот метод накопления производственной, экономичес­кой, кадровой и нормативно-справочной информации является ос­новой для создания бази банков данных,незаменимым инстру­ментом для получения руководителем и всеми структурными под­разделениями предприятия объективных и достоверных данных о ходе технологического процесса. Напомним, что базой данных является совокупность сведений, хранящихся в запоминающих уст­ройствах компьютера, а банк данных — более мощная система хранения информации — функционально организованное инфор­мационное обеспечение коллектива пользователей или совокупно­сти решаемых в системе задач. Создание автономного банка дан­ных дает возможность отделить информацию от прикладных про­грамм, облегчить доступ к ней различным категориям пользовате­лей и более надежно хранить информацию.

Еще одно важное следствие реализации принципа одноразо­вого ввода информации и создания на его основе банков и баз данных — возможность прямого доступа конечного потребителя к хранящейся информации без какого-либо посредника. Разработан­ные диалоговые процедуры действуют на основе алгоритмических языков сверхвысокого уровня, но (несмотря на устрашающее на­звание) освоить эти языки — дело нескольких часов или дней. Ра­ботая в диалоговом режиме с банком данных, специалисты и работники аппарата управления могут самостоятельно решать зада­чи и уйти от традиционной зависимости от программистов, кото­рые уже давно чувствуют себя элитой управления. Базы и банки данных всегда создаются с определенной степенью избыточности, т. е. учитываются динамичность и непрерывное развитие системы в целом, что обязательно приводит к увеличению объемов обраба­тываемой информации и появлению новых типов управленческих задач.

В промышленно развитых странах уже в 80-х годах создавались общедоступные банки данных, что стало возможным благодаря развитию интегральных систем связи и массовому внедрению компьютерной техники. Любая, сколь угодно отдаленная информа­ция стала доступной для рядового пользователя, и вход в общедоступный банк данных может быть осуществлен и с домашнего ком­пьютера. Все это способствовало развитию малого бизнеса, науч­ного и культурного обслуживания. Одновременно с этим интен­сивно развивался маркетинг информационных услуг и развивалось экономическое пространство для высокодоходных инвести­ций в эту область. Наглядно развитие информационного обеспече­ния иллюстрируется следующими данными:

Как видно, наше отставание от передовых стран в информа­ционном обеспечении продолжает стремительно нарастать и угро­жает стать необратимым. В этом случае Россия может превратиться в информационную колонию и никогда не сможет обеспечить твоему населению современный уровень жизни, культуры, образования и благосостояния даже при помощи и содействии высоко­развитых стран.

Реальное применение принципа одноразового ввода инфор­мации дает возможность управляющим всех уровней использовать и своей работе большие объемы достоверной и оперативной ин­формации. Например, управляющий фирмой или супермаркетом может легко получать ежедневную, еженедельную, месячную и годовую информацию с нарастающим итогом о цене каждого из большой номенклатуры товаров, о количестве проданного товара и о складских остатках его, о текущих расходах и прибыли и т.д. Часть этой информации вводится в базу данных автоматически, с помощью складских или цеховых регистраторов производства, а в магазинах — с помощью устройства, считывающего записанную на упаковке информацию о товаре. "Отдельные управляющие мо­гут теперь принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их компаний, без выхода на сторонние базы данных. Внутрифирменные базы данных позволяют менеджеру получать сведения о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и прогнозах за несколько часов, а когда-то на это ему требовались месяцы работы. Благодаря этой новой автоматизации процедура принятия решений, которая раньше была прерогативой высшего руководства, теперь передается находящимся на производстве управляющим, которые теперь лучше информированы" — вот мнение опытного менеджера об изменениях, которые внесли в практику управления базы данных и реализация принципа одно­разового ввода информации [86]. Важно только сохранять точную адресность выдаваемой информации, т.е. оградить пользователя от избыточной информации и при изменении структуры предприятия передавать сведения нуждающемуся в них абоненту.

Принцип одноразового ввода информации является основой од­ного из перспективных направлений современного менеджмента — информационного. Важнейшей функцией информационного менед­жмента является управление банками данных, обеспечивающее создание четкой организационной структуры, позволяющей своев­ременно выдавать достоверную информацию в том виде, который облегчал бы процедуру принятия решений. Введенная в память банка данных информация обеспечивает интеграцию средств информа­ционных технологий, определяющих эффективность деятельности предприятия.

Информационный менеджмент в настоящее время использу­ется большинством ведущих научных и промышленных корпора­ций мира, хотя в 1985 г. в ФРГ лишь 5% предприятий применяло этот метод управления банками данных. Расходы на инновацион­ные научные исследования, внедрение новых задач и технологий, современные программные продукты весьма высоки. По данным американского журнала "Datamation" затраты на эти цели веду­щих компьютерных фирм составляют: