ДІЛОВОДСТВО В РОБОТІ КАДРОВОЇ СЛУЖБИ ПІДПРИЄМСТВА

 

Раціональна організація роботи з управління персоналом вимагає відповідного діловодного забезпечення.

Метою діловодного забезпечення є організація роботи з документами, що формуються в системі управління персоналом.

Кодекс законів про працю належить до категорії актів централізованого регулювання і представляє з себе документ, в якому закріплені правові норми, принципи і законодавчі аспекти регулювання праці.

Правила внутрішнього трудового розпорядку – це документ, що регламентує порядок прийому і звільнення, основні обов΄язки робочих, службовців і адміністрації, робочий час і його використання і т.ін.

Колективний договір - це угода між членами трудового колективу та адміністрацією та укладається один раз на рік в організації.

Положення про підрозділ – це організаційно-регламентуючий документ, в якому характеризуються основні принципи утворення і функціонування структурного підрозділу підприємства.

Посадова інструкція - це документ, який регламентує діяльність в межах кожної управлінської посади і вміщує вимоги до працівника, який займає цю посаду.

Діловодство складає повний цикл обробки і руху документів з моменту їхнього створення до завершення виконання і передачі в інші підрозділи.

Оформлення документів базується на державних стандартах уніфікованих систем документації.

Документи по оформленню прийому, звільнення, переміщення працівників, наданню відпусток, заохоченню, стягненню, складають групу документів по роботі з персоналом підприємства. До таких документів відносяться: накази по особовому складу, заяви, контракти з працівниками підприємства, трудові книжки, особисті картки і т.д. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства.

Документація по роботі з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною групою, що обумовлено певними особливостями документування роботи з персоналом.

Основою для використання різних форм документів є підсистема уніфікованих форм документів. У складі даної підсистеми розроблені уніфіковані форми документів, що забезпечують реалізацію задач по прийому, переведенню, звільненню, заохоченню, наданню відпусток, оформленню дисциплінарних стягнень, а також інструкції щодо застосування уніфікованих форм документів. З кожної із задач існує форма документів: анкета, доповнення до анкети, заява, представлення, графік, пояснювальна записка, доповідна записка і т.д.

Право прийому працівників на роботу належить керівнику підприємства. Керівник може передавати надане йому право прийому на роботу працівників, як правило, тільки тим особам із складу адміністрації, сфера керівної діяльності яких поширюється на все підприємство в цілому.

При прийомі на роботу працівнику необхідно пред'явити: паспорт, трудову книжку, диплом про освіту (якщо є), автобіографію, заяву про прийом на роботу. Якщо питання про прийом на роботу вирішено позитивно, адміністрація підприємства укладає з прийнятим працівником контракт. На сьогоднішній день існує цілий ряд типових форм контрактів між підприємством і працівником. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади працівника.

При прийомі на роботу працівник кадрової служби зобов'язаний перевірити усі дані, внесені працівником у представлені документи. Одним з основних документів по роботі з персоналом підприємства є особиста картка, у якій вказується: П.І.Б., дата народження, громадянство, номер і серія паспорту, домашня адреса працівника. Дані про стаж роботи, а також про посадові переміщення працівника вказують на підставі записів у трудовій книжці.

При прийомі на роботу подається письмова заява, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказують свою професію, спеціальність і посаду. Для заяви характерні наступні реквізити: адресат, автор, найменування виду документу (заява), текст, підпис укладача, дата складання.

Заява про прийом на роботу є підставою для відповідного наказу.

Наказами по персоналу підприємства оформляються: прийом, переміщення за службою, звільнення, надання відпусток, оголошення заохочень, заходи впливу до порушників і т.д.

Оформляються накази по особовому складу на загальних бланках. У заголовку до тексту пишуться слова: про прийом на роботу; про переведення на іншу роботу і т.д. У наказах по персоналу підприємства констатуюча частина, як правило, відсутня. Розпорядницька частина поділяється на пункти. Кожен пункт такого наказу починається дієсловом, що позначає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАДАТИ і т.д.

При цьому прізвище варто друкувати цілком прописними буквами, а ім'я і по батькові рядковими, потім вказується посада, структурний підрозділ, зміст дії по відношенню до особи, про яку складається наказ. Крім того, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається робітник. Зразок групового наказу представлено у додатку А.

У наказі про надання відпустки вказується вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку і закінчення відпустки. Наказ по персоналу підприємства повинен з кожного пункту містити підставу, в якій вказуються документи, що виступили підставою для видання наказу. Після підписання наказу керівником підприємства він повинен бути переданий структурним підрозділам, діяльність яких безпосередньо пов'язана з даним наказом (бухгалтерія, відділ кадрів і т.д.), для відповідного узгодження.

Для обліку і контролю за роботою з наказами по персоналу підприємства ведеться журнал реєстрації наказів за наступною формою:

 

Наказ №

Дата видання наказу

Короткий зміст

Ким підписаний

Примітки

 

Автобіографія – це документ, який автор складає самостійно. Автобіографія типової форми не має і складається довільно. Однак, окремі складові частини і реквізити повинні міститися в автобіографії обов'язково. Пишуть автобіографію рукописним способом. Форма викладу – оповідальна. Уся інформація викладається у хронологічному порядку і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію працівника.

В автобіографії, як правило, вказують: назву документа, ім'я, по батькові і прізвище автора, число, місяць і рік народження, дані про батьків; освіту і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; сімейний стан і склад родини; домашню адреса і телефон; дату; особистий підпис.

На кожного працівника підприємства у кадровій службі формується особиста справа. До особистої справи входять:

- внутрішній опис документів, що знаходяться в особистій справі;

- заява про прийом на роботу;

- контракт між працівником і підприємством;

- особовий листок з обліку кадрів;

- автобіографія;

- копія документа про освіту;

- витяги з наказів (про прийом, переміщення, звільнення);

- довідки та інші документи, що стосуються даного працівника;

- трудова книжка.

В кожному відділі кадрів формується номенклатура справ - документ, який являє собою затверджений у встановленому порядку систематизований перелік справ, що використовуються в діловодстві відділу, і в якому обов΄язково вказуються терміни зберігання документів.

До того ж, у кадровій службі підприємства повинна вестися алфавітна книга за наступною формою: