К информационно – справочным относятся справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно – распорядительным документам и не являются обязательными к исполнению.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о служившейся ситуации, содержащий выводы и предложения составителя. Текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «об» («о»). Внутреннюю докладную записку подписывает составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем. Пример оформления внутренней докладной записки:
Кафедра ИТМ Заведующему кафедрой
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ИТМ
10.05.2010 №36 В.А.Попову
г. Екатеринбург
О замене замка в двери
Довожу до Вашего сведения, что на кафедре (ауд.301) в настоящее время сломан нижний замок во входной двери.
Прошу рассмотреть вопрос о приобретении нового замка и комплекта из 10 ключей.
Ученый секретарь Подпись О.А.Карасева