Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководитель, специалисты) и пунктами собственно технической обработки документов (копировально - множительная служба).
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке следует выполнять параллельно (одновременная передача копий всем исполнителям).
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Подлинник передается ответственному исполнителю. Учетно – информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.