Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование, подписание, регистрацию, отправку. После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа ставится дата отправления и регистрационный номер. Первый экземпляр отправляется адресату, второй – с визами согласования - остается в деле организации. На отправляемый документ заводится регистрационная карточка:
| Дата и порядковый регистрационный номер | Количество листов и экземпляров | Кому направлен документ | Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата |
| 20.01.2009 № 259-02/36 | 2 л в 1 экз. | Министерство образования РФ | Заказное № 36 от 20.01.2009 |
| Краткое содержание документа: Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кем подписан документ: председатель | Я.А.Боренго 20.01.2009 |