Контрольная деятельность предполагает контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и за соответствием формы создаваемых документов их содержанию, за своевременностью исполнения.
Сроки исполнения документов определяются следующим образом:
1. если в документе не указаны сроки, то срок исполнения документа – 1 месяц со дня поступления документа в организацию;
2. если в документе указан срок, то при контроле учитывается этот срок.
На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Продлить срок исполнения могут только руководители, подписавшие резолюцию по исполнению документа. Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:
Справка о работе с документами
(Наименование организации)
по состоянию на ___________________________2010 г.
| Всего передано документов | Всего поставлено на контроль | Из них | Находятся на исполнении | В том числе | Всего отправлено документов | ||||
| Исполнено с начала года | В т.ч. с нарушением срока | С нарушением срока | На дополнительном контроле | ||||||
| Отдел | Кол-во | ||||||||
По данному отчету можно проследить, как работает с документами каждое подразделение.
ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ