рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Раздел Домостроительство
/
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Реферат Курсовая Конспект

Выберите учебное заведение

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА - раздел Домостроительство, Курс лекций по Деловой информатике В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач Официальное Письмо – Один Из Важнейших Кан...

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации. Огромное кол-во писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма.

Деловое письмо должно занимать не более одной страницы, это не материал для чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам. Важно, чтобы текст письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. В связи с автоматизацией функций управления, информационных процессов во многих странах идет процесс унификации делового письма (в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения Zip-Cole, в США).

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется их полным набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (для государственных предприятий);

2. эмблема организации (если не государственное предприятие);

3. код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);

4. код документа по ОКУД;

5. наименование организации (полное и сокращенное);

6. справочные данные об организации;

7. дата;

8. регистрационный номер документа;

9. ссылка на индекс и дату входящего документа;

10. адресат;

11. заголовок к тексту;

12. текст;

13. подпись;

14. ФИО и телефон исполнителя;

15. идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты (1) – (6) печатаются, как правило, типографским способом. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида, Все остальные документы имеют названия («Акт», «Решение»).

Название организации сокращают только в том случае, если сокращенное название указано в документе. Нельзя произвольно сокращать название организации. Сокращенные названия образуются тремя способами:

1. по первым буквам слов, входящих в наименование (МВД); аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

2. по начальным слогам букв, входящих в наименование (Уралмаш);

3. смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй части – строчными (ВНИИдормаш); такие слова тоже пишутся слитно.

К обязательным реквизитам относятся почтовый и телеграфный адреса, дата (проставляется в верхнем левом углу).

Датой письма считается дата его подписания. Необходимо указывать № телефона, факса, № счета в банке. Даты в письме оформляются цифровым способом: 25.10.98 или 25.10.1998. Если используется одна цифра, то проставляется ноль: 12.01.02.

При ссылке на входящий документ не рекомендуется употребление слов «наш», «ваш». Наиболее рациональна следующая форма: На № _______от________. Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид реквизита должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.10».

Адресат– наименование и адрес получателя письма, указывается в верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены.

В адресате название пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид». При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. Например: Кемеровское ОАО «Гранит»

Развернуть

Открыть в широком формате

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Курс лекций по Деловой информатике В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач

Екатеринбург... В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач...

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Для всех типов документов необходимо выполнение целого ряда работ, объединяемых понятием делопроизводства. Будем рассматривать основные работы, выполняемые с документами: -

СОЗДАНИЕ ОРИГИНАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Все документы, в которые непосредственно вводятся данные, называются первичными. Первичные документы в свою очередь могут быть систематизированы:

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ
1.Начинать работу – с описания его общих свойств (для быстрого поиска файлов) 1.1 Перед составлением документа необходимо заполнить поле Автор (помнить, чт

ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТОВ
Хранение и поиск документов – одна из функций делопроизводства. По традиции для хранения документов использовались шкафы, полки, папки, а для их поиска – журналы и книги регистрации

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
При работе с документами необходимо соблюдать следующие правила: 1.Необходимо иметь перечень дел, их обозначения и наименования 2.

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правила

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмбле

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
0.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрани

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ
1. Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформле

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документ

РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ
Все поступающие документы независимо от способа поступления передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства. Регистрации подлежат докуме

ПОДГОТОВКА И РЕГИСТРАЦИЯ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование, подписание, регистрацию, отправку. После

КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
Контрольная деятельность предполагает контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и за соответствием формы создаваемых документов и

На 3 л. в 1 экз.
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде: Приложение: на ______л. в _____ экз.В сброшюрованном приложении кол-во листов не указ

ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определе

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения.

Секретарь - Филимонов С.Б.
Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. 1. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие члены указываются в алфавитн

Лысиков К.П.: «К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы».
7. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты,

ДОКУМЕНТЫ ОПЕРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ
К информационно – справочным относятся справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно – распоряди

Подпись Н.Р.Зуева
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающий с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме – передаче» и т.

ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО - ДЕЛОВОГО СТИЛЯ
Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это - краткость и компактность изложения официального материала;

УПОТРЕБЛЕНИЕ ПРОПИСНЫХ И СТРОЧНЫХ БУКВ
В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные. Например: Федеральное агентство правит

НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБЛЯЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ
Все сокращения слов должны быть общепринятыми (тонна – т, килограмм – кг, город – г.). Буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. И

ОФОРМЛЕНИЕ ДАТ И ЧИСЕЛ В ДОКУМЕНТАХ
Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2011 г., в мае 2011 г., но за 8 месяцев 2011 года, в