Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. В оформлении устава должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия, указать кем зарегистрировано). В реквизите текст необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно– хозяйственная деятельность, имущество, контроль, проверка и ревизия, реорганизация и ликвидация. После текста ставится подпись руководителя.
Положение – нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (общие положения о министерствах РФ), одного органа (положение об общем отделе администрации области) либо структурного подразделения (комиссии, группы).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть, основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организации (технологические, финансовые, организационные). Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты, подпункты. Обычно начинается с раздела «Общие положения», где указываются цели издания, область распространения, порядок применения. Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительные значения, типа «должен», «следует», «не допускается». Текст инструкции излагается от третьего лица (например «Руководители должны систематически анализировать…») или в безличной форме («Повторным предложениям, заявлениям присваивается очередной регистрационный №»). Инструкция оформляется на общем бланке, утверждается распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции должна быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением) в нем устанавливается срок введения инструкции, указываются необходимые организационные мероприятия, ответственные исполнители. Если срок не указан, то таковым считается день подписания и регистрации документа.