Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий.
1. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие члены указываются в алфавитном порядке.
2. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности.
3. На расширенных заседаниях и собраниях с большим количеством присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается запись в самом протоколе. Например: Присутствовали 43 чел. (список прилагается).
4. Если принятие решения требует определенного кворума, то в разделе «присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117.
5. Далее следует повестка дня. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» или «об».
6. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим разделам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (тезисы) докладов и выступлений они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:
Смирнов В.К.: «Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?»