Хранение и поиск документов – одна из функций делопроизводства. По традиции для хранения документов использовались шкафы, полки, папки, а для их поиска – журналы и книги регистрации. Для идентификации документов используют регистрационный номер, который обычно определяет место его хранения и дату регистрации.
Система документов, которая в значительной степени определяет эффективность управления, должна обеспечивать работу как с бумажными оригиналами документами так и их файлами. Создание такой системы состоит из следующих типовых этапов:
Содержательное формирование структуры документов;
Реализация структуры документов на диске;
Включение документов в систему.
Содержательное формирование структуры начинают с анализа существующих документов, характера деятельности офиса, определения основных признаков систематизации документов. При этом признаки систематизации документов могут быть различными: клиенты, поставщики, время. Поэтому эффективнее оказывается формирование иерархической структуры.
Таким образом, структура хранения файлов должна включать:
1.Структуру папок для хранения файлов.
2.Файлы, находящиеся в папках.
Структура хранения бумажных документов должна включать:
1.Структуру дел для хранения бумажных документов.
2.Дела для хранения бумажных документов.
3.Бумажные документы, находящиеся в делах.
Структура папок может быть:
1.Одноуровневая
2.Иерархическая
При большом объеме делопроизводства предпочтительнее оказывается многоуровневая (иерархическая) структура. При этом надо помнить, что документы могут принимать окончательный вид после их некоторой доработки, поэтому имеет смысл, выделить специальную папку для работы со сложными документами, и сразу после утверждения окончательной версии документа переписывать ее в предусмотренный для этого каталог.