рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Раздел Домостроительство
/
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Реферат Курсовая Конспект

Выберите учебное заведение

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА - раздел Домостроительство, Курс лекций по Деловой информатике В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач При Работе С Документами Необходимо Соблюдать Следующие Прави...

При работе с документами необходимо соблюдать следующие правила:

1.Необходимо иметь перечень дел, их обозначения и наименования

2.Указывать ответственного за каждое из дел. Установить перечень лиц, имеющих доступ.

3.Следует установить, на каких компьютерах и в каких папках должны храниться файлы документов каждого дела.

4.Удалять версии документа после его утверждения.

5.Оговорить период хранения документов.

6.Оговорить порядок временного изъятия документов из дел.

7.Порядок регистрации (номер, дата).

8.Копия документа, хранящаяся в деле, должна иметь подпись разработчика и все необходимые визы.

9.К правилам делопроизводства полезно приложить образцы оформления типовых документов.

Сумма всех достижений ИТ привела к возникновению корпоративных систем документооборота (КСД). Для создания такой системы необходимо, чтобы все сотрудники имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением.

КСД позволяет делать с документами все то, что делают с ними в любой системе делопроизводства и документооборота и включает в себя дополнительные принципиально новые возможности, доступные только компьютерам.

Например, в такой системе можно поставить документ на электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его к определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, на какой стадии обработки находится документ. Можно использовать статические и динамические изображения. КСД позволяет в рамках одной системы работать по единым правилам во все филиалах фирмы.

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Существуют три формы организации делопроизводства:

централизованная -все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе, у секретаря;

децентрализованная -предполагает разделение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций (не путать с организационной структурой делопроизводства: машбюро, контролирующие службы);

смешанная - операции выполняются централизованно (прием, регистрация, размножение) и децентрализованной (справочно – информационное обслуживание, хранение, формирование дел).

Форму организации выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота. При большом документообороте вводится спец. структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство. Деятельность этого подразделения отражается в специально разработанном положении. При разработке используют типовое положение, которое дополняют и корректируют в соответствии с конкретными условиями. Для каждого работника разрабатывается должностная инструкция (ДИ). ДИ содержит следующие разделы:

общая часть – устанавливает основные задачи работника, порядок замещения, профессиональные требования;

функции работника – определяет участок работы, закрепленный за сотрудником;

обязанности работника – обязанности, связанные с обработкой документов (сроки, порядок исполнения поручений);

права работника – определяет права при выполнении порученных ему функций;

взаимоотношения – указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются.

оценка работы – перечисляет критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей.

ДИ подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

Развернуть

Открыть в широком формате

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Курс лекций по Деловой информатике В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач

Екатеринбург... В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач...

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Для всех типов документов необходимо выполнение целого ряда работ, объединяемых понятием делопроизводства. Будем рассматривать основные работы, выполняемые с документами: -

СОЗДАНИЕ ОРИГИНАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Все документы, в которые непосредственно вводятся данные, называются первичными. Первичные документы в свою очередь могут быть систематизированы:

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ
1.Начинать работу – с описания его общих свойств (для быстрого поиска файлов) 1.1 Перед составлением документа необходимо заполнить поле Автор (помнить, чт

ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТОВ
Хранение и поиск документов – одна из функций делопроизводства. По традиции для хранения документов использовались шкафы, полки, папки, а для их поиска – журналы и книги регистрации

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правила

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмбле

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
0.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрани

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ
1. Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформле

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документ

РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ
Все поступающие документы независимо от способа поступления передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства. Регистрации подлежат докуме

ПОДГОТОВКА И РЕГИСТРАЦИЯ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование, подписание, регистрацию, отправку. После

КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
Контрольная деятельность предполагает контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и за соответствием формы создаваемых документов и

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации. Огромное кол-во писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их состав

На 3 л. в 1 экз.
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде: Приложение: на ______л. в _____ экз.В сброшюрованном приложении кол-во листов не указ

ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определе

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения.

Секретарь - Филимонов С.Б.
Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. 1. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие члены указываются в алфавитн

Лысиков К.П.: «К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы».
7. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты,

ДОКУМЕНТЫ ОПЕРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ
К информационно – справочным относятся справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно – распоряди

Подпись Н.Р.Зуева
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающий с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме – передаче» и т.

ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО - ДЕЛОВОГО СТИЛЯ
Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это - краткость и компактность изложения официального материала;

УПОТРЕБЛЕНИЕ ПРОПИСНЫХ И СТРОЧНЫХ БУКВ
В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные. Например: Федеральное агентство правит

НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБЛЯЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ
Все сокращения слов должны быть общепринятыми (тонна – т, килограмм – кг, город – г.). Буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. И

ОФОРМЛЕНИЕ ДАТ И ЧИСЕЛ В ДОКУМЕНТАХ
Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2011 г., в мае 2011 г., но за 8 месяцев 2011 года, в