При работе с документами необходимо соблюдать следующие правила:
1.Необходимо иметь перечень дел, их обозначения и наименования
2.Указывать ответственного за каждое из дел. Установить перечень лиц, имеющих доступ.
3.Следует установить, на каких компьютерах и в каких папках должны храниться файлы документов каждого дела.
4.Удалять версии документа после его утверждения.
5.Оговорить период хранения документов.
6.Оговорить порядок временного изъятия документов из дел.
7.Порядок регистрации (номер, дата).
8.Копия документа, хранящаяся в деле, должна иметь подпись разработчика и все необходимые визы.
9.К правилам делопроизводства полезно приложить образцы оформления типовых документов.
Сумма всех достижений ИТ привела к возникновению корпоративных систем документооборота (КСД). Для создания такой системы необходимо, чтобы все сотрудники имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением.
КСД позволяет делать с документами все то, что делают с ними в любой системе делопроизводства и документооборота и включает в себя дополнительные принципиально новые возможности, доступные только компьютерам.
Например, в такой системе можно поставить документ на электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его к определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, на какой стадии обработки находится документ. Можно использовать статические и динамические изображения. КСД позволяет в рамках одной системы работать по единым правилам во все филиалах фирмы.
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Существуют три формы организации делопроизводства:
централизованная -все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе, у секретаря;
децентрализованная -предполагает разделение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций (не путать с организационной структурой делопроизводства: машбюро, контролирующие службы);
смешанная - операции выполняются централизованно (прием, регистрация, размножение) и децентрализованной (справочно – информационное обслуживание, хранение, формирование дел).
Форму организации выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота. При большом документообороте вводится спец. структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство. Деятельность этого подразделения отражается в специально разработанном положении. При разработке используют типовое положение, которое дополняют и корректируют в соответствии с конкретными условиями. Для каждого работника разрабатывается должностная инструкция (ДИ). ДИ содержит следующие разделы:
общая часть – устанавливает основные задачи работника, порядок замещения, профессиональные требования;
функции работника – определяет участок работы, закрепленный за сотрудником;
обязанности работника – обязанности, связанные с обработкой документов (сроки, порядок исполнения поручений);
права работника – определяет права при выполнении порученных ему функций;
взаимоотношения – указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются.
оценка работы – перечисляет критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей.
ДИ подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ