Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Документирование выполняется на естественном (рукопись, печатные) и искусственных (МД) языках.
Унифицированные системы документации (УСД) – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств ВТ, так и при традиционных методах обработки информации.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям стандартов, уставам организации. Выделяют следующие распорядительные документы: поручения, инструкции.
решения, постановления, приказы – издают во всех случаях, когда надо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации;
распоряжения и указы – издают по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений, приказов (распорядительный документ м.б. (от)изменен распорядительным документом самой или вышестоящей организации);
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающем его должностным лицом. Более одной подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.
Существуют документы – приложения. Они могут быть трех видов:
утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам);
поясняющие или дополняющие содержание другого документа;
направляемые с письмом в другие организации.
На приложениях и распорядительных документах, поясняющих или дополняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:
Приложение
к _______________________
(указывается документ)
________________№_______
Дата
Несколько приложений нумеруются. Состав реквизитов и порядок оформления документов – приложений должны соответствовать УСД.