Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения кол-ва применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации, более эффективного использования ВТ.
Работа по унификации включает:
разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
ведения УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической (ТЭ) документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов ТЭИ, отражающих специфику отрасли.