План работ по совершенствованию делопроизводства. Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.
К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах. Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану 1. Документирование 1.1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов. 1.2. Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов. 1.3. Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96. 1.4. Разработка фирменных бланков двух видов бланка для писем, факсов и внутренних документов. 1.5. Составление файла образцов основных видов документов предприятия с трафаретными текстами. 1.6. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов. 2. Организация работы с документами 2.1. Изучение и анализ технологии работы с документами. 2.2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования. 2.3. Составление номенклатуры дел. 2.4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях. 2.5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК. 2.6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой - на уничтожение. 2.7. Внедрение средств оргтехники ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п 2.8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники компьютерного делопроизводства, электронной почты. 2.9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия. 2.10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.
Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно.
Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей.
Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь должен знать все. Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.
Секретарю необходимо - знать основные направления работы руководителя и фирмы - знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники - предвидеть потребность руководителя в той или иной информации - выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.