Основная часть

Основная часть. Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации.

Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет секретарь если нет специального работника. В состав документов по личному составу входят 2.1. Приказы по личному составу.

Они являются важнейшими документами составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников предоставление им отпусков и командирование изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно- биографических данных поощрения и наложение взысканий. Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения например, о переводе работника или о направлении его в командировку, акт например, о нарушении дисциплины, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола ПРИКАЗЫВАЮ , как это принято в приказах по основной деятельности.

Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия ПРИНЯТЬ , НАЗНАЧИТЬ , ПЕРЕВЕСТИ , УВОЛИТЬ , ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ , ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК , КОМАНДИРОВАТЬ . Различают простые индивидуальные и сложные сводные приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают.

При составлении сводных приказов следует учитывать, что в едином документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий 3 года срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль. Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия уволить, премировать, перевести, фамилии и инициалы работника имени и отчества полностью при приеме на работу, должности и структурного подразделения если предприятие имеет структурные подразделения, даты вступления в силу данного пункта приказа если она не совпадает с датой регистрации приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда оклад, надбавка, индексация и, при необходимости, условия приема временно с по, с испытательным сроком его продолжительностью. При переводе на другую работу новая должность и подразделение, вид перевода для временных переводов с указанием продолжительности, причина перевода в полном соответствии с требованиями КЗОТ, изменение оплаты труда если оно возникает.

При увольнении причина увольнения, согласно статьям КЗОТа. При предоставлении отпуска его вид, продолжительность, даты начала и окончания. При командировании дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия. При поощрениях и наказаниях причина и вид поощрения или высказывания. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия. Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы в небольших организациях работником, ответственным за ведение кадровой документации.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности. В качестве регистрационной формы используют книгу журнал регистрации при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года или регистрационные карточки при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы.

В регистрационной форме указываются дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать нумеровать их по следующему правилу к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например 28к приказ о движении кадров, прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации, 12км о командировании, 45о об отпуске, 32п о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу сведения о работе и поощрениях фиксируется в трудовых книжках. 2.2. Личная карточка. На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка форма Т-2, являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров. Личная карточка заполняется в одном экземпляре.

Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке. Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации. Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника.

Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри по алфавиту фамилий. Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение. 2.3. Личное дело. Особого внимания требует ведение личных дел.