Оформление реквизитов бланка письма

Оформление реквизитов бланка письма. Государственный герб Российской Федерации. 02 Герб субъекта Российской Федерации. 03 Эмблема организации или товарный знак знак обслуживания 04 Код организации. 05 Основной государственный регистрационный номер огрн юридического лица. Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица предоставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 06 Идентификационный номер налогоплательщика код причины постановки на учет ИНН КПП Идентификационный номер налогоплательщика код причины поставки на учет ИНН КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 08 Наименование организации. 09 Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др 11 Дата документа. 12 Регистрационный номер документа.

Реквизит состоит из трафаретной части, которая заполняется от руки датой и регистрационным номером. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов приказов, распоряжений, протоколов и т.п. регистрационный номер это обычный порядковый номер документа.

Регистрационный номер для писем дополняется индексом условным обозначением структурного подразделения или исполнителя его личного кода, составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26890, где 1 индекс структурного подразделения 26 номер дела по номенклатуре дел 890 порядковый номер отправляемого документа.

Это касается так называемого инициативного документа, т.е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса индекс организации автора ответа и индекс документа организации авторе запроса. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов например письмо, докладная записка, которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего входящего документа. Реквизит состоит из трафаретной части На от, которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа. 15 Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Состав реквизита Адресат пишется в зависимости от адреса или вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается данным вопросом. Например Минюст России Управление систематизации Законодательства Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например Президенту АОЗТ Ломоносовский Фарфорный завод В.И. Петрову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например Администрации районов Московской области В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке, например, Председателю садового товарищества Можайские дали В.А. Буневу Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например Государственное учреждение Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Милютинский пер д. 7а, Москва, Центр, 101000 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например Калинину И.П. ул. Садовая, д.5 кв.12, Киреевский р-н, г. Липки, Тульская обл 301264 При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя. 17 Резолюция.

Резолюция содержит указание относительно решения подготовки решения вопроса, изложенного в документе.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержания поручения при необходимости, срок исполнителя, подпись и дату, например Зайцевой А.В. Никитину П.С. Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой Гермес к 21.12.2003 Личная подпись 05.11.2003 Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 18 Заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименование вида документа Заголовок может отвечать на вопросы - о чем о ком, например О порядке взимания налога на добавленную стоимость - чего кого например Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланке А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок располагается слева над текстом документа. Объем его не должен превышать 5 строк, каждая длиной по 28 знаков. 19 Отметка о контроле.

Отметка о контроле это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой К, словом или штампом Контроль. 20 Текст. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени имеете, владеете, или были, находились и т.д Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй заключительной решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть например, приказы - распорядительную часть без констатирующей письма, заявления просьбу без пояснения. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты наименование документа наименование организации автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах приказ, распоряжение и т.д. организаций, действующих на принципах единоналичия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа приказываю, предлагаю, прошу.

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа постановляет, решил. В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа приказываем, решили. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа слушали, выступили, постановили, решили. В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положение, инструкция, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акт, справка, использую форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила.

В письмах используют следующие формы изложения - от первого лица множественного числа просим направить, направляем на рассмотрение от первого лица единственного числа считаю необходимым, прошу выделить - от третьего лица единственного числа министерство не возражает, ВНИИДАД считает возможным.

Деятельность зарубежных представительств Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Российской Федерации оформляется документами на русском языке и на языке соответствующей страны. Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами. 3.