Роль и задачи контроля за исполнением документов. Документооборот-движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.
Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа в органе внутренних дел, обеспечивает возможность нахождения документа на любой стадии документооборота. проверку своевременного доведения документа до исполнителя, зарегистрированные документы передаются начальнику органа внутренних дел, который в тот же день должен рассмотреть поступившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а при необходимости срок и порядок исполнения документа.
При определении срока исполнения документа начальник органа руководствуется действующими нормативными актами, регулирующими порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, порядок исполнения других документов. предварительную проверку и регулирование хода исполнения. Учет и обобщение результатов контроля исполнения.
Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т. п или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации плановой, по материально-техническому снабжению и т.д. ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделения Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.
Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания утверждения документа, а для документов, поступивших из других организаций с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 1118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями.
Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Так, заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в орган внутренних дел документы, поступающие из вышестоящих организаций органов внутренних дел должны быть исполнены в течение 10 суток.
Однако, исходя из содержания документа, общей загруженность сотрудника, которому поручается его исполнение. И других обстоятельств, начальник органа может установить и более сжатые сроки исполнения документа. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке типовые сроки принятием нового акта, индивидуальные распоряжением руководителя, который их установил.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.