Осуществление руководителем подразделения ОВД контроля. Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и работниками канцелярии.
Последние ежедневно по регистрационным журналам карточкам выявляют документы, не исполненные к установленному сроку, докладывают о них руководителю органа внутренних дел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый специальный контроль. К ним относятся документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия, запросы депутатов, повторные жалобы, заявления граждан и некоторые другие.
В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальный контроль принимает начальник органа внутренних дел при рассмотрении корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на документе штампа Взято на контроль или индекса К на левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную карточку.
Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную карточку, напоминают исполнителям за один-два дня до истечения срока о необходимости своевременного исполнения документа. Службой контроля осуществляются следующие операции формирование картотеки контролируемых документов направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения получение информации о ходе и результатах исполнения запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов снятие документов с контроля по указанию руководителей формирование картотеки исполненных документов Карточки контролируемых документов контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов приказы министра, решения коллегии и др Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке 1. Заданий последующих лет не реже одного раза в год 2. Заданий последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц 3. Заданий, поручений текущего месяца каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки.
После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий.
В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Формирование дел группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса Посещать