Принципы работы Службы документационного обеспечения управления Содержание 1. Основные операции, проводимые СДОУ. 2. Организация труда работников СДОУ. 3. Функции служб документационного обеспечения управления. 4. Формы организации работы с документами. 5. Нормирование документационных работ. 6. Должностные инструкции 7. Оснащение рабочего места секретаря. 8. Оснащение рабочего места руководителя. 9. Условия труда СДОУ. 10. Список используемой литературы. Выясним для начала, что представляет собой Служба документационного обеспечения управления СДОУ, каковы ее задачи, функции, проводимые операции и т.д. Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.
Рассмотрим основные операции, проводимые СДОУ o Учтно-справочная работа и регистрация документов. o Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений. o Проверка соблюдения стандартов на документы. o Изготовление, размножение, копирование служебных документов. o Доставка документов исполнителям и их экспедиционная обработка. o Контроль за исполнением документов. o Использование, формирование, оформление, хранение дел. К организации труда работников СДОУ предъявляют общие требования.
Это централизует работу СДОУ под единым руководством.
Централизация разрешает обеспечить оперативное выполнение документационных работ, образовывает чткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов. Для этого необходимо чткое организационное построение СДОУ, предпочтение более рациональной формы работы с документами все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объма документооборота количество документов, обрабатываемых учреждением за год в учреждении первой, второй и третьей категорий.
Обработку документов должна осуществлять канцелярия, а в учреждениях 4 категории секретариат. Для целесообразной организации рабочих мест и предоставления благоприятных условий труда могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.
Производительность и качество труда, работоспособность человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения благоприятных условий труда. Рассмотрим еще несколько моментов организации труда работников СДОУ. 1. Нормирование труда работников СДОУ. Нормированием труда можно обеспечить нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при стандартном напряжении на рабочем месте, установить критерии, оценки работы каждого сотрудника.
Указаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно-технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, выполнение машинописных работ. 2. Точное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. В решении этой проблемы поможет разработка и внедрение нормативных документов, инструкции по документированию управленческой деятельности государственные стандарты, должностные инструкции. 3. Регламентация количественного и должностного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культурного уровня в работе.
Количество работников ДОУ рассчитывается по структурным подразделениям и по службе в целом. 4. Следует исходить из минимальной численности работников по каждой функции документационного обслуживания при организации СДОУ. Она должна определяться в зависимости от объма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.
Службы документационного обеспечения управления действуют и в практике управления. 1. Общий отдел относится к органам управления общественных организаций и органам управления на местах. В его состав входят архив, группа контроля, подразделения по учту и регистрации документов, протокольная и копировально-множительная служба. 2. Управлением делами министерства, ведомости России занимается канцелярия инспекция при министре, отделы рационализации делопроизводства, писем жалоб, центральный архив, секретариат. 3. В подведомственности канцелярии министерства и ведомства автономных республик. Функцию СДОУ выполняет в учреждениях, не имеющих данной службы, е секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо. В службах документационного обеспечения управления выделяют три категории работников СДОУ. К первой категории относятся руководители начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, заведующий архивом, начальник протокольной части, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, начальник отдела писем, начальник инспекции.
В категорию 2 входят специалисты, такие, как инспектор, помощник министра, секретарь министра, методист, архивист, референт, редактор.
И, наконец, к третьей категории относятся технические исполнители секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1, 2 категории, корректор, стенографист 1, 2 категории.
Выделяют следующие
Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и... Хранение, учт, прим, использование дел, подлежащих сдаче в архив подго... Учт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение... 2. оснащнность.
Папки регистраторы. 6. Однако следует знать, что в определнных дозах шум не только не вреден,... Обычно в комплект мебели для кабинета руководителя входят письменный с... Организация рабочего места секретаря Рабочее место секретаря является ...
Оснащение рабочего места секретаря должно отвечать требованиям экономии площади помещения и обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей. Условия планировки рабочего места секретаря 1. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, удобной для е размещения и хорошо просматриваемой секретарм. 2. Рабочее место секретаря в примной должно находится рядом с кабинетом руководителя, недалеко от дверей в кабинет, в центре комнаты, так, чтобы легко можно было видеть всех входящих. 3. Только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы должны находиться в помещении примной.
Так как секретарь должен осуществлять контроль за сохранность материалов в местах хранения и контроль за соблюдение установленных норм запасов, то внутренняя организация участков стола, зависящая от его устройства, вместимости, характера обрабатываемых документов, является значимым элементом организации рабочего места.
Ящики должны бесшумно, легко, плавно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления.
Секретарь должен иметь возможность свободно вставать, удобно вытянуть ноги, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения, потому что большую часть рабочего времени работает сидя, что очень утомляет. Список используемой литературы. 1. Кузнецова А.Н. Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу Практическое пособие М. Высшая школа, 1989г. 2. Кузнецова Т.В Степанов Е.А Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. М. Высшая школа, 1991г. 3. Курс делопроизводства, Кирсанова М.В Акснов Ю.М Москва-Новосибирск, 1998г. 4. Секретарское дело, Бондырева Т.Н Москва Высшая школа, 1989г. 5. Секретарское дело, Кузнецова Т.Н Москва, 1998г.