Функции служб документационного обеспечения управления. Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения. 2. Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей. 3. Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения ведение количественный учт документов доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции. 4. Хранение, учт, прим, использование дел, подлежащих сдаче в архив подготовка дел к передаче в архив контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива. 5. Прим и учт предприятий, заявлений, жалоб граждан подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация прима посетителей. 6. Учт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.
Формы организации работы с документами. СГСДОУ это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.
Категории учреждения по объму документооборота.
Документооборот включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне прим, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям. 3 формы организации работы с документами. 1. Централизованная 2. Децентрализованная 3. Смешанная 1. Централизованная форма применяется в учреждениях с большим документооборотом.
Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения канцелярия, общий отдел. 2. Децентрализованная форма работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило разобщнных территориально. 3. Смешанная форма используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объмом документооборота.
При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы а объм документооборота. б характер работы учреждения, его территориального размещения. в структура учреждения и его подразделения. г технич. оснащнность. д квалифицированные руководители, специалисты и технические исполнители.
Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объмом документооборота. Для определения учреждения по документообороту используют категорийность, предложенную СГСДО. 1 категория учреждения с объмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год. 2 категория учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год. 3 категория учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год. 4 категория учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.