Документационное обеспечение деятельности организаций

ИНСТИТУТ СОВРЕМЕННОГО БИЗНЕСА ФИНАНСЫ И КРЕДИТ Тема: “Организация работы с документами” Предмет: “Документационное обеспечение деятельности организаций” МОСКВА 1998 СОДЕРЖАНИЕ: 1. Вступительная часть 2. Основная часть 1. Организация документооборота на предприятии 2. Регистрация документов 3. Контроль исполнения документов 8 2.4. Систематизация документов 5. Формирование дел 6. Подготовка документов к архивному хранению 3. Заключительная часть 18 Приложение 19 Литература 1. Вступительная часть Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению. 2.

Основная часть

Основная часть 1.

Организация документооборота на предприятии

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руковод... Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления д... Регистрация документов Регистрация документов - это фиксация факта соз... При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в д... Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е.

Контроль исполнения документов

Служба ДОУ контролирует организационно-рапорядительные документы. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен... не допускаются. Заголовки дел в процессе их формирования могут уточнят... Состав заголовка дел образует следующие элементы: название вида (переп...

Формирование дел

Формирование дел. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за... В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный часть... Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составл... 2.6.

Подготовка документов к архивному хранению

Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или его фун... Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор докум... 2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (серв... Опись составляется на документы одного года.

Заключительная часть

Заключительная часть Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Приложение 1. Образцы регистрационных журналов Форма журнала регистрации входящий документов Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направляет-ся документ Отметка об исполне-нии 1 2 3 4 5 Форма журнала регистрации исходящих документов Дата и индекс документов Корреспондент Краткое содержание Отметка об исполнении 1 2 3 4 Форма журнала регистрации внутренних документов Дата и индекс документа Кто подписал Краткое содержание Отметка об исполнении 1 2 3 4 2. Форма номенклатуры дел предприятия Наименование УТВЕРЖДАЮ предприятия Руководитель предприятия подпись расшифровка НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата подпись 00.00.00 № 00 Москва на 19 год Индекс дела Заголовок дела Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения частей и № статьи по перечню Примечания 2 3 4 5 6 Должность руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи ОДОБРЕНО Протокол заседания ЭК предприятия от 00.00.00 № 00 Использованные источники литературы “Делопроизводство” В.И. Андреева Справочник по делопроизводству М.В. Стенюков Документы и делопроизводство А.С. Мельникова.