Работа секретаря с информацией

Училище Реферат Работа секретаря с информацией Выполнила Ольга Саранск 2005 Содержание Введение 1. Должностные обязанности, права и ответственность секретаря 2. Общие правила регистрации документов 3. Организация контроля за исполнением документов 4. Хранение документов, составление номенклатуры дел 14 заключение 19 список использованных источников 20 Введение Работа секретаря в организации напрямую связана с делопроизводством. Делопроизводство же составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. Управление офисом необходимо осуществлять в соответствии с нормативными документами по делопроизводству, действующими в России.

Эти нормативные документы распространяются на все предприятия, организации и учреждения любой формы собственности. Рассмотрим наиболее важные из них. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) 1973 г это комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях. В рамках ЕГСД разработаны унифицированные системы документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиями, содержащая информацию необходимую для определенной сферы деятельности.

В настоящее время действует 20 УСД. Среди них плановая, отчетно-статистическая, финансовая, организационно-распорядительная по материально-техническому снабжению и др. Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. 1. Должностные обязанности, права и ответственность секретаря Секретарь-референт должен: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечить финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласование, утверждение документов, представленных на подпись руководству предприятия, осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение, осуществлять организацию подготовки принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей.

Проводить анализ справок и докладов, представленных руководству, давать по ним компетентные заключения.

Кроме того, секретарь должен осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.), вести прием посетителей, выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятии, обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Секретарь должен уметь использовать ПЭВМ как средство автоматизации документального обеспечения предприятия, проводить ежегодный отбор документов на архиве хранение и уничтожение, а также выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Секретарь-референт имеет право: запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства, рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия, требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления о оформления (ГОСТ 6.38-90) международных правил оформления документов (ISO), визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

Секретарь может вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники, требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

Кроме того, он может работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», принимать решения в пределах своей компетенции и взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов о предоставлении необходимой информации руководству.

Секретарь-референт несет ответственность за: качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия, небрежное, халатное отношение к регистрации и велению документов, сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО» или «КТ» и за нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. 2.

Общие правила регистрации документов

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в д... Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными под... Передача документов между структурными подразделениями производится че... Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подс... ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их о...

Организация контроля за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверк... Изменение срока исполнения производится только по указанию руководител... Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответс...

приложения вместе с основными документами, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения, помещать в дело машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. 4. Хранение документов, составление номенклатуры дел Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела.2 Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс.

Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона.

В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа – заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты. На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передачи дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения). Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи.

На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.). В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел. Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

Заключение Сегодня совершенствование управления производственно- хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство, а стало быть – и от работы секретаря с документами. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Таким образом, опытный секретарь – незаменимое лицо в организации, от качества работы которого зависит документирование, работа с различного рода информацией. список использованных источников 1.Андреева В.И.Делопроизводство: Практическое пособие 7-е, перераб. и доп. изд М.: Бизнес-школа"Интел-Синтез", 2000 188с. 2.Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция.

В вопросах и ответах: Учеб. пособие 2-е, испр. и доп. изд Ростов н/Д: Феникс, 2000 318с. 3.Богатая И.Н Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие М.: Дело, 2002 360с. 4.Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере 2-е, доп. изд М.: Strix, 1999 224с 5.ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система рганизационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. 6.Кирсанова М. В Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с. 7.Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов // Секретарское дело 1999 № 2-3. – С. 16-21. 8.Кузнецова Т.В. Сотавление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур.

М.: Интел- Синтез, 1999 224 с. 9.Общероссийский классификатор управления документации ОК 011-93 М.: Госстандарт России, 1995. С.1-6. 10.Пономарев И.Б. Конфликты в деятельности и общение работников органов внутренних дел. – М.: Академия, 1989. – 162 с. 11.Фельзер А.Б Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. – Киев, 1989.