Основные технические средства осуществления секретарской деятельности

Основные технические средства осуществления секретарской деятельности. Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секре­тарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву за­нимает место "номер один" на его рабочем столе.

Секретарю он помога­ет выполнять широкий круг задач: составление и редактирование документов; регистрация и контроль исполнения документов; хранение и поиск документов, другой полезной информации; прием и передача документов по каналам связи; архивное хранение документов; организация своего рабочего времени и времени руководителя и др. Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производи­ тельности.

Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дис­плей и клавиатура.

Главным элементом системного блока является процессор. Рынок за­воевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, Pentium IV, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможно­сти компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря являет­ся показателем уровня технической оснащенности фирмы. Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране ин­формации, необходимой для пользователя, о происходящих в компью­тере процессах.

Клавиатура предназначена для ввода информации. На клавиатуре на­ходятся клавиши четырех видов: алфавитно-цифровые; функциональные; со стрелками; управляющие. Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клави­шами. Для работы с мышью необходим специальный коврик для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с по­верхностью коврика.

Принтер предназначен для вывода информации из памяти компью­тера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принте­ры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электри­чески притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризу­ется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать.

Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, от­крытках. Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиату­ры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факсмодем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внеш­него устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт. Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в па­мять компьютера.

В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов. Стример - устройство резервного копирования, предназначен для со­хранности информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной лентой (емкость более 60 Мб). Устройство архивации осуществляет хранение большого объема ин­формации и доступ к ней с большой пропускной способностью.

Устройство подключается к компьютеру через порт. В локальной сети одно устройство архивации может об­служивать все компьютеры. Возможности компьютера определяют: тип и тактовая частота процессора; объем оперативной памяти и жесткого диска; характеристики материнской платы; характеристики видеокарты; наличие CD-ROM и звуковой платы; возможность подключения дополнительных устройств; возможность энергосбережения.

Компьютер секретаря-референта должен иметь достаточные возмож­ ности для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операцион­ную систему Windows 98/2000/NT и пакет Microsoft Office 2000. Компьютерная сеть создается для эффективного использования не­скольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной докумен­тации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефон­ного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, вклю­ ченные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделени­ем периферийных устройств.

Остальные компьютеры являются рабочи­ми местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию.

Это по­зволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на эк­ран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партне­рами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов). Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты.

Электронной почтой называют пересылку сообще­ний с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес элек­тронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно Электронная почта предоставляет пользователям следующие воз­ можности: отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему; получать подтверждения доставки документов по назначению; выводить на экран дисплея полученные документы; изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу; распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров; отправлять документы одному пользователю или группе пользовате­ лей системы по списку; расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией; составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие слу­ жебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть поло­ жены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из сво­ей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Инте­ресующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перене­сти на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно деше­вых видов связи.

Современный телефон не зря называют компьютеризированным.

Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выбо­ре телефона для вашей фирмы, например: автоматически дозвонится по нужному номеру; автоматически наберет номер, имеющийся в памяти; упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе; автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время; попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру; запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик; запомнит время и дату звонка; покажет продолжительность разговора; содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке); покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время; будильники напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера; обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время; встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при поло­ женной трубке.

В настоящее время многие фирмы перешли на радиотелефоны.

В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некото­рое расстояние не по проводам, а по радио.

Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких как расположение передающего или принимающего устройства на местности (во впадине или на холме, внутри железобетонного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн). Радиотелефон - это телефонный аппарат, совмещенный с радио­станцией, который соединяется с телефонной станцией не по прово­дам, а по радиоканалу.

Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны, а также антенны центрального узла. Обычно эта дальность составляет 60 - 100 км, то есть покрывает боль­шой город с пригородами. Все радиотелефоны в этой зоне используют сравнительно небольшое (не свыше нескольких сотен) число каналов (рабочих частот), по одному разговору на каждом канале. Поскольку лишь немногие абоненты используют телефон почти непрерывно, число телефонов может превышать число доступных каналов в пять - десять раз и составлять несколько тысяч. Радиотелефоны удобно устанавливать на автомобилях.

Оплата за разговоры по радиотелефону, чаще всего, взимается поми­нутно. Иногда в абонентскую плату включается стоимость определен­ного отрезка времени, например, 30 минут ежесуточно. В этом случае вы дополнительно оплачиваете только то время, на которое превысили текущий лимит.

Основное отличие сотового радиотелефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон радиусом в несколько сотен метров до нескольких ки­лометров, каждая из которых обслуживается своим передатчиком. Эти зоны на плане города и пригорода напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название этого вида связи. Поскольку, по сравне­нию с обычным радиотелефоном, связь устанавливается на значительно меньшее расстояние, передатчик сотового телефона может иметь гораз­до меньшую мощность, а следовательно, и габариты.

Сотовый радиоте­лефон обычно выполнен в виде телефонной трубки. Сотовая радиоте­лефонная сеть обеспечивает надежную связь, конфиденциальность, вы­ход на городскую телефонную сеть, на междугородные и международ­ные линии связи, большую зону обслуживания не только в городе, но и за его пределами (в загородных домах, в санатории, отдаленном про­мышленном объекте), куда прокладка кабеля экономически нецелесо­образна. Пейджер - это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений.

Сообщение, адресованное пейджеру, он принимает в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экране сразу или сделать это позже. Если вы приобрели двуязычный пейджер компании Multi Page с русским и латинским алфавитами, необходимо знать, что кроме услуг (информации о курсе валют, погоде, пробках на дорогах) абонент получает возможность передать сообщения не только на рус­ском, но и на английском языках.

Переданное сообщение на русском языке ваш иностранный партнер тут же получает на английском, так как операторами компании работают синхронные переводчики. В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что ес­ли вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь поступившим. Зона действия пейджинговой связи - до 100 км. Можно также использовать пейджинговую связь для междугородных сообщений (роуминг). Для передачи информации на пейджер в этом случае необходимо набрать междугородный номер.

В настоящее время, с учетом требований оперативности в бизнесе, все чаще используется факсимильная связь Если вы не в состоянии вы­слать контракт немедленно, заказчик может найти другого исполнителя Если вы не можете продемонстрировать новый эскиз сразу после его разработки или срочно переслать прайс- лист, вы рискуете потерять клиента Неоспоримыми преимуществами факса являются оператив­ность и простота в эксплуатации.

Факсимильный аппарат — это, по су­ти, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копи­ровать любой документ на расстоянии, задействуя обычные телефонные каналы. После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению Кроме того, всегда можно распечатать пол­ный отчет о полученных и переданных сообщениях Для копирования документов чаще всего применяются аппараты фирмы "XEROX", хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большин­ство копировальных средств обычно называют ксероксами.

Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя спо­собами: выбором одной из фиксированных величин увеличения (уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах. Важное место в комплексе мероприятий по защите финансовой, коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картрид­жей от пишущих машин и принтеров и т. д при утилизации которых требуется тщательное измельчение.

Для этого используются специаль­ные устройства для уничтожения бумаг - шредеры.